Крайъгълен камък за намаляване на бюрокрацията: Офенбах издава първото цифрово разрешително за строеж
12.12.2024
Повече услуги, по-малко бюрокрация: за първи път строителният инспекторат на Офенбах издава дигитално разрешително за строеж на частен строителен проект в изцяло цифров процес. Паул-Герхард Вайс, ръководител на отдел "Строителство и планиране", казва: "Заявление за строеж с едно кликване на мишката - това вече е възможно в Офенбах. Метрите хартия и купищата документи вече са в миналото." Цифровият процес все още се изпробва в Офенбах.
Ръководител на отдел "Строителство и планиране" Паул-Герхард ВайсПрез април 2025 г. ще превключим ключа в строителния инспекторат: вече няма да се налага никой да носи кашони с одобрени планове до строителния инспекторат. Всеки, който планира строителен проект в нашия град, изискващ разрешение, ще може да подаде всички необходими заявления в цифров вид.
"По-нататъшната обработка и комуникация също ще бъдат много по-ефективни и по-лесни от преди", обявява Вайс и добавя: "Всеки, който иска, засега може да избере предишната аналогова процедура." Вайс също така подчертава: "Цифровият процес на одобрение е огромна крачка напред не само за частните лица, но и за компаниите. По този начин Офенбах придобива още по-голяма популярност като място, благоприятно за бизнес и иновации." Едновременната дигитализация на строителния архив също така ще направи достъпа до съществуващите планове значително по-лесен и бърз.
Това, което значително улеснява архитектурните бюра и собствениците на сгради, първоначално е свързано с огромна подготовка в строителния инспекторат. "Има много пречки, които трябва да бъдат преодолени при цифровизацията на администрацията. Затова съм още по-доволен, че сега правим огромна крачка напред в Офенбах: С въвеждането на цифрови разрешителни за строеж намаляваме бюрокрацията и подобряваме обслужването на клиентите. Гордея се с малкия екип на нашия строителен инспекторат, който никога не е губил от поглед целта въпреки голямото натоварване и постоянните нови предизвикателства", казва Вайс, намеквайки за факта, че разрешителните за строеж са една от най-обемните процедури за одобрение в общинската администрация. За да могат да се разгледат и одобрят заявленията за строеж, трябва да се представят голям брой различни документи и сертификати - от строителни планове до противопожарна защита и паркоместа. В процеса на одобряване трябва да бъдат включени многобройни публични органи (включително други органи, като например агенцията по околната среда, строителната служба или службата за защита на паметниците на културата, както и пожарната) с цел извършване на прегледи и коментари. Онлайн процедурата, която трябваше да бъде създадена с помощта на софтуер и интерфейси, е съответно сложна.
Централен строителен портал на провинция Хесен
Поради това град Офенбах се присъедини към проекта на провинция Хесен "Bauportal Hessen (DigiBauG)" за цифровото строително досие на много ранен етап. Общинският доставчик на услуги ekom21 се зае с всички професионални, организационни и технически предизвикателства от името на Министерството на икономиката, енергетиката, транспорта, жилищното строителство и селските райони на Хесен и разработи централен строителен портал с всички необходими интерфейси. При интерес към този строителен портал могат да се присъединят всички органи за строителен надзор на градовете и областите в Хесен. Офенбах беше една от пилотните общини за внедряване - сега повечето от органите за строителен надзор са решили да се включат. "Вместо изолирани решения, цифровият строителен портал осигурява стандартизирано, актуално сътрудничество, координация и разпределение на задачите с всички участващи страни. Порталът е удобно за ползване и защитено с данни цялостно решение за подаване на заявления за сгради в цифров вид, участие онлайн и вземане на решения по електронен път. Актуалността, по-нататъшното развитие и интегрирането на нови технологии се разглеждат цялостно в централна точка. То предлага и стандартизиран обмен на данни - независимо от софтуера, използван в отделните строителни инспекции", обяснява Симон Зауербие, общ ръководител на проекта в Ekom21.
Като инициатор и движеща сила град Франкфурт, подобно на Офенбах, също е свързан с портала за цяла Хесен. Това дава възможност на строителните предприемачи и службите за планиране, работещи в двата града, да разчитат на стандартизиран и познат процес. Със строителния портал на Хесен заявлението за строеж се подава от лицата, упълномощени да подават строителни документи, чрез централния портал за подаване на заявления за строеж и може да бъде изпратено до участващите служби за строителен надзор в цял Хесен. Тези служби имат достъп до централно съхраняваните документи чрез съответните си специализирани процедури, за да ги обработят вътрешно и да привлекат трети страни. Комуникацията по време на процедурата и в крайна сметка издаването на разрешение за строеж се осъществяват чрез строителния портал на Хесен. Едно от основните предимства е, че в бъдеще ще бъде възможно да се проследява по цифров път изпълнението на строителните проекти до тяхното завършване.
Архитект Стефани Велниц, член на BDA и собственик на офис от 4-то поколение, може да докладва за предимствата на новия цифров процес от гледна точка на клиента. Тя се е съгласила да участва в тестовата операция на строителния инспекторат в Офенбах за частен строителен проект в Офенбах и сега е получила първото цифрово разрешително за строеж в града. "Нашият офис, Wellnitz Architekten BDA, с удоволствие беше първият офис, който тества новия строителен портал заедно със строителния инспекторат в Офенбах. Като цяло можем да кажем, че строителният портал е лесен за разбиране и разбираем. Той наистина спестява ресурси, защото се спестява огромно количество време и хартия. За нас строителният портал е лесен за използване. Сътрудничеството и комуникацията със строителния инспекторат, особено с екипа от администратори, дипломирания инженер Силке Девалд и Маркус Хенел, също протекоха гладко и бързо. Прави ни впечатление също така, че времето за отговор и обработка е значително по-кратко и съкратено в сравнение с конвенционалната процедура. Радваме се, че заедно с град Офенбах поставяме началото на бъдещето тук", казва Велниц.
За да въведе цифровия процес в строителния надзор, екипът на Соня Щукман е трябвало да преосмисли всички вътрешни процеси през последните 18 месеца: "Цялата процедура на обработка - от подаването на заявленията до одобрението - и комуникацията с всички участващи служби и отдели се промениха, в някои случаи значително. Освен техническата интеграция и обучението на персонала, трябваше да се адаптира и вътрешната организация на офиса", обяснява Щукман.
Същевременно от известно време целият архив от документи на строителния инспекторат е дигитализиран: "Това също е амбициозен проект, с който вече сме изминали дълъг път и все още имаме много работа. Досиетата ни датират от 19-ти век до наши дни. Цифровизацията на тези повече от 28 000 тома досиета плюс многобройни статични папки и по този начин общо почти 2 000 линейни метра досиета с най-различно качество и формат на хартията изисква тясна координация с доставчика на услугата за сканиране, както и значителна вътрешна подготвителна и последваща работа по досиетата и цифровизираните данни. Създадохме и внедрихме собствена система за управление на документи. Тя се занимава и с потока от данни от доставчика на услуги за сканиране към нас и от нас към нашите клиенти, например ако те искат да проверят файловете", обяснява Щукман. "Всичко това е огромен обем от детайлна работа, но нашите клиенти и ние самите ще извлечем значителни ползи от нея в дългосрочен план. Радваме се на тези успешни стъпки и очакваме в бъдеще много по-лесно сътрудничество за всички участници", казва Щукман.
Тестовата фаза на дигиталния строителен портал ще бъде удължена през януари 2025 г. с още избрани архитектурни фирми и клиенти, съобщи Кристиан Боше, заместник-ръководител на бюрото и ръководител на проекта за дигитализация на бюрото: "Искаме да оптимизираме още повече процесите и комуникацията в портала и с другите офиси." Според настоящите планове строителният портал за всички проекти, изискващи одобрение в Офенбах, ще заработи окончателно през април 2025 г.: "От този момент нататък всички заявления за строителство ще могат да се подават дигитално", казва Боше. Той обаче вече мисли за бъдещето: "Като следващ проект след това бихме искали да дигитализираме и да въведем обработката на процедури без разрешително и с освобождаване от разрешително."
