Ορόσημο για τη μείωση της γραφειοκρατίας: το Όφενμπαχ εκδίδει την πρώτη ψηφιακή οικοδομική άδεια
12.12.2024
Περισσότερη εξυπηρέτηση, λιγότερη γραφειοκρατία: Για πρώτη φορά, η επιθεώρηση οικοδομών του Όφενμπαχ εξέδωσε ψηφιακή οικοδομική άδεια για ιδιωτικό κατασκευαστικό έργο με πλήρως ψηφιακή διαδικασία. Ο Paul-Gerhard Weiß, επικεφαλής της υπηρεσίας δόμησης και πολεοδομίας, λέει: "Μια αίτηση οικοδομής με το πάτημα ενός ποντικιού - αυτό είναι πλέον εφικτό στο Offenbach. Μέτρα χαρτιού και σωροί αρχείων ανήκουν πλέον στο παρελθόν". Η ψηφιακή διαδικασία δοκιμάζεται ακόμη στο Offenbach.
Επικεφαλής κτιρίων και σχεδιασμού Paul-Gerhard WeißΤον Απρίλιο του 2025, θα γυρίσουμε τον διακόπτη στην επιθεώρηση δόμησης: κανείς δεν θα χρειάζεται πλέον να κουβαλάει κουτιά με σχέδια έγκρισης στην επιθεώρηση δόμησης. Οποιοσδήποτε σχεδιάζει ένα οικοδομικό έργο στην πόλη μας που απαιτεί έγκριση θα μπορεί τότε να υποβάλει όλες τις απαραίτητες αιτήσεις ψηφιακά.
"Η περαιτέρω επεξεργασία και η επικοινωνία θα είναι τότε επίσης πολύ πιο αποτελεσματική και ευκολότερη από ό,τι πριν", ανακοινώνει ο Weiß και προσθέτει: "Όποιος το επιθυμεί μπορεί να επιλέξει την προηγούμενη αναλογική διαδικασία μέχρι νεωτέρας". Ο Weiß τονίζει επίσης: "Η ψηφιακή διαδικασία έγκρισης αποτελεί ένα τεράστιο βήμα προς τα εμπρός, όχι μόνο για τους ιδιώτες, αλλά και για τις επιχειρήσεις. Το Όφενμπαχ αποκτά έτσι περαιτέρω προφίλ ως τόπος φιλικός προς τις επιχειρήσεις και την καινοτομία". Η ταυτόχρονη ψηφιοποίηση του κτιριακού αρχείου θα διευκολύνει και θα επιταχύνει σημαντικά την πρόσβαση στα υπάρχοντα σχέδια.
Αυτό που κάνει τα πράγματα πολύ πιο εύκολα για τα αρχιτεκτονικά γραφεία και τους ιδιοκτήτες κτιρίων αφορούσε αρχικά τις τεράστιες προετοιμασίες στο πλαίσιο της επιθεώρησης κτιρίων. "Υπάρχουν πολλά εμπόδια που πρέπει να ξεπεραστούν στην ψηφιοποίηση της διοίκησης. Επομένως, χαίρομαι ακόμη περισσότερο που κάνουμε τώρα ένα τεράστιο βήμα προς τα εμπρός στο Όφενμπαχ: Με την εισαγωγή των ψηφιακών οικοδομικών αδειών, μειώνουμε τη γραφειοκρατία και βελτιώνουμε την εξυπηρέτηση των πελατών. Είμαι υπερήφανος για τη μικρή ομάδα της επιθεώρησης δόμησης, η οποία δεν έχασε ποτέ τον στόχο της, παρά τον μεγάλο φόρτο εργασίας και τις συνεχείς νέες προκλήσεις", λέει ο Weiß, αναφερόμενος στο γεγονός ότι οι οικοδομικές άδειες είναι μία από τις πιο εκτεταμένες διαδικασίες έγκρισης στη δημοτική διοίκηση. Προκειμένου να είναι δυνατή η εξέταση και η έγκριση των οικοδομικών αιτήσεων, πρέπει να υποβληθεί μεγάλος αριθμός διαφορετικών εγγράφων και πιστοποιητικών - από τα κατασκευαστικά σχέδια μέχρι την πυροπροστασία και τους χώρους στάθμευσης. Στη διαδικασία έγκρισης πρέπει να συμμετέχουν πολυάριθμοι δημόσιοι φορείς (συμπεριλαμβανομένων άλλων αρχών, όπως η περιβαλλοντική υπηρεσία, η οικοδομική αρχή ή η αρχή προστασίας μνημείων, καθώς και η πυροσβεστική υπηρεσία) με σκοπό την επανεξέταση και την υποβολή παρατηρήσεων. Η ηλεκτρονική διαδικασία, η οποία έπρεπε να δημιουργηθεί με τη βοήθεια λογισμικού και διεπαφών, είναι αντίστοιχα πολύπλοκη.
Κεντρική πύλη κατασκευών του κρατιδίου της Έσσης
Για τον ψηφιακό φάκελο κατασκευών, η πόλη του Offenbach εντάχθηκε επομένως από πολύ νωρίς στο έργο "Bauportal Hessen (DigiBauG)" του κρατιδίου της Έσσης. Ο δημοτικός πάροχος υπηρεσιών ekom21 ανέλαβε όλες τις επαγγελματικές, οργανωτικές και τεχνικές προκλήσεις για λογαριασμό του Υπουργείου Οικονομίας, Ενέργειας, Μεταφορών, Στέγασης και Αγροτικών Περιοχών της Έσσης και ανέπτυξε μια κεντρική πύλη κατασκευών με όλες τις απαραίτητες διεπαφές. Εάν ενδιαφέρονται, όλες οι εποπτικές αρχές δόμησης των πόλεων και των περιφερειών της Έσσης μπορούν να ενταχθούν σε αυτή την πύλη κατασκευών. Το Όφενμπαχ ήταν ένας από τους πιλοτικούς δήμους για την εφαρμογή - οι περισσότερες από τις εποπτικές αρχές δόμησης έχουν πλέον αποφασίσει να συμμετάσχουν. "Αντί για μεμονωμένες λύσεις, η ψηφιακή πύλη οικοδομών εξασφαλίζει τυποποιημένη, ενημερωμένη συνεργασία, συντονισμό και κατανομή εργασιών με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Η πύλη είναι μια φιλική προς το χρήστη και ασφαλής ως προς τα δεδομένα ολοκληρωμένη λύση για την ψηφιακή υποβολή αιτήσεων δόμησης, την ηλεκτρονική συμμετοχή και την ηλεκτρονική λήψη αποφάσεων. Η επικαιρότητα, η περαιτέρω ανάπτυξη και η ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών εξετάζονται ολιστικά σε ένα κεντρικό σημείο. Προσφέρει επίσης τυποποιημένη ανταλλαγή δεδομένων - ανεξάρτητα από το λογισμικό που χρησιμοποιείται στις επιμέρους επιθεωρήσεις κτιρίων", εξηγεί ο Simon Sauerbier, γενικός διευθυντής έργου στην Ekom21.
Ως εμπνευστής και κινητήριος δύναμη, η πόλη της Φρανκφούρτης, όπως και το Όφενμπαχ, συνδέεται επίσης με την πύλη που καλύπτει όλη την Έσση. Αυτό επιτρέπει στους κατασκευαστές και τα γραφεία πολεοδομίας που εργάζονται και στις δύο πόλεις να βασίζονται σε μια τυποποιημένη και οικεία διαδικασία. Με την πύλη της Έσσης, η αίτηση δόμησης υποβάλλεται από τους εξουσιοδοτημένους για την υποβολή εγγράφων δόμησης μέσω της κεντρικής πύλης υποβολής αιτήσεων δόμησης και μπορεί να αποσταλεί στις συμμετέχουσες υπηρεσίες επίβλεψης δόμησης σε όλη την Έσση. Οι εν λόγω υπηρεσίες έχουν πρόσβαση στα κεντρικά αποθηκευμένα έγγραφα μέσω των αντίστοιχων εξειδικευμένων διαδικασιών τους, προκειμένου να τα επεξεργαστούν εσωτερικά και να εμπλέξουν τρίτους. Η επικοινωνία κατά τη διάρκεια της διαδικασίας και, τελικά, η χορήγηση της οικοδομικής άδειας διεκπεραιώνονται μέσω της πύλης οικοδομικών υπηρεσιών της Έσσης. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα είναι ότι στο μέλλον θα είναι δυνατή και η ψηφιακή παρακολούθηση της εκτέλεσης των οικοδομικών έργων μέχρι την ολοκλήρωσή τους.
Η αρχιτέκτονας Stephanie Wellnitz, μέλος της BDA και ιδιοκτήτρια γραφείου 4ης γενιάς, μπορεί να αναφέρει τα πλεονεκτήματα της νέας ψηφιακής διαδικασίας από την πλευρά των πελατών. Είχε συμφωνήσει να συμμετάσχει στη δοκιμαστική λειτουργία της επιθεώρησης δόμησης του Offenbach για ένα ιδιωτικό κατασκευαστικό έργο στο Offenbach και τώρα έλαβε την πρώτη ψηφιακή οικοδομική άδεια της πόλης. "Το γραφείο μας, το Wellnitz Architekten BDA, ήταν στην ευχάριστη θέση να είναι το πρώτο γραφείο που δοκίμασε τη νέα πύλη οικοδομών μαζί με την επιθεώρηση οικοδομών του Offenbach. Συνολικά, μπορούμε να πούμε ότι η πύλη οικοδομών είναι εύληπτη και αυτονόητη. Πραγματικά εξοικονομεί πόρους, διότι εξοικονομείτε τεράστιο χρόνο και χαρτί. Για εμάς, η πύλη δόμησης είναι εύχρηστη. Η συνεργασία και η επικοινωνία με την επιθεώρηση δόμησης, ιδίως με την ομάδα των διαχειριστών, την διπλωματούχο μηχανικό Silke Dewald και τον Markus Hänel, κύλησε επίσης ομαλά και γρήγορα. Έχουμε επίσης την εντύπωση ότι οι χρόνοι απόκρισης και επεξεργασίας είναι σημαντικά συντομότεροι και μειωμένοι σε σύγκριση με τη συμβατική διαδικασία. Είμαστε ευτυχείς που ξεκινάμε το μέλλον εδώ μαζί με την πόλη του Offenbach", λέει ο Wellnitz.
Προκειμένου να καθιερωθεί η ψηφιακή διαδικασία στην εποπτεία των κτιρίων, η ομάδα της Sonja Stuckmann έπρεπε να επανεξετάσει όλες τις εσωτερικές διαδικασίες τους τελευταίους 18 μήνες: "Ολόκληρη η διαδικασία επεξεργασίας - από την υποβολή των αιτήσεων έως την έγκριση - και η επικοινωνία με όλα τα εμπλεκόμενα γραφεία και τμήματα έχει αλλάξει, σε ορισμένες περιπτώσεις σημαντικά. Εκτός από την τεχνική ενσωμάτωση και την εκπαίδευση του προσωπικού, έπρεπε να προσαρμοστεί και η εσωτερική οργάνωση του γραφείου", εξηγεί η Stuckmann.
Παράλληλα, εδώ και αρκετό καιρό ψηφιοποιείται ολόκληρο το αρχείο φακέλων της επιθεώρησης δόμησης: "Πρόκειται επίσης για ένα φιλόδοξο σχέδιο με το οποίο έχουμε ήδη διανύσει μεγάλη απόσταση και έχουμε ακόμη πολλά να κάνουμε. Τα αρχεία μας χρονολογούνται από τον 19ο αιώνα έως σήμερα. Η ψηφιοποίηση αυτών των περισσότερων από 28.000 τόμων φακέλων συν πολυάριθμους στατικούς φακέλους και, συνεπώς, συνολικά σχεδόν 2.000 γραμμικά μέτρα φακέλων σε ένα ευρύ φάσμα ποιότητας χαρτιού και μορφής απαιτεί στενό συντονισμό με τον πάροχο υπηρεσιών σάρωσης, καθώς και σημαντικές εσωτερικές προπαρασκευαστικές και επακόλουθες εργασίες σχετικά με τους φακέλους και τα ψηφιοποιημένα δεδομένα. Έχουμε δημιουργήσει και εφαρμόσει το δικό μας σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Αυτό διαχειρίζεται επίσης τη ροή δεδομένων από τον πάροχο υπηρεσιών σάρωσης προς εμάς και από εμάς προς τους πελάτες μας, για παράδειγμα εάν θέλουν να επιθεωρήσουν αρχεία", εξηγεί ο Stuckmann. "Όλα αυτά αποτελούν τεράστιο όγκο λεπτομερούς εργασίας, αλλά μακροπρόθεσμα οι πελάτες μας και εμείς οι ίδιοι θα επωφεληθούμε σημαντικά από αυτό. Είμαστε ευχαριστημένοι με αυτά τα επιτυχημένα βήματα και προσβλέπουμε σε πολύ πιο εύκολη συνεργασία για όλους τους εμπλεκόμενους στο μέλλον", λέει ο Stuckmann.
Η δοκιμαστική φάση για την ψηφιακή πύλη κατασκευών θα επεκταθεί τον Ιανουάριο του 2025 με περαιτέρω επιλεγμένα αρχιτεκτονικά γραφεία και πελάτες, ανακοίνωσε ο Christian Bosche, αναπληρωτής επικεφαλής του γραφείου και υπεύθυνος έργου για την ψηφιοποίηση του γραφείου: "Θέλουμε να βελτιστοποιήσουμε περαιτέρω τις διαδικασίες και την επικοινωνία στην πύλη και με τα άλλα γραφεία". Σύμφωνα με τα τρέχοντα σχέδια, η πύλη κατασκευών για όλα τα έργα που απαιτούν έγκριση στο Offenbach θα τεθεί τελικά σε λειτουργία τον Απρίλιο του 2025: "Από τότε, όλες οι αιτήσεις για οικοδομές θα μπορούν να υποβάλλονται ψηφιακά", λέει ο Bosche. Ωστόσο, σκέφτεται ήδη μπροστά: "Ως επόμενο έργο μετά από αυτό, θα θέλαμε επίσης να ψηφιοποιήσουμε και να υλοποιήσουμε τη διεκπεραίωση των διαδικασιών χωρίς άδεια και χωρίς άδεια".
