Hito en la reducción de la burocracia: Offenbach expide la primera licencia de obras digital
12.12.2024
Más servicio, menos burocracia: por primera vez, la inspección de obras de Offenbach ha expedido una licencia de obras digital para un proyecto de construcción privado en un proceso completamente digital. Paul-Gerhard Weiß, Jefe de Edificación y Planificación, afirma: "Una solicitud de obra con un clic de ratón: ahora es posible en Offenbach. Los metros de papel y los montones de expedientes son cosa del pasado". El proceso digital aún se está probando en Offenbach.
Jefe de Construcción y Planificación Paul-Gerhard WeißEn abril de 2025 le daremos al interruptor de la inspección de obras: ya nadie tendrá que cargar con cajas de planos de autorización hasta la inspección de obras. Cualquiera que planee un proyecto de construcción en nuestra ciudad que requiera autorización podrá entonces presentar todas las solicitudes necesarias digitalmente.
"La tramitación posterior y la comunicación serán entonces también mucho más eficientes y sencillas que antes", anuncia Weiß, y añade: "Quien lo desee puede seguir optando por el procedimiento analógico anterior por el momento". Weiß también subraya: "El procedimiento de autorización digital es un gran paso adelante, no solo para los particulares, sino también para las empresas". De este modo, Offenbach se perfila aún más como un lugar propicio para los negocios y la innovación." La digitalización simultánea del archivo de edificios también facilitará y agilizará considerablemente el acceso a los planos existentes.
Lo que facilita mucho las cosas a los estudios de arquitectura y a los propietarios de edificios son, en un principio, los inmensos preparativos de la inspección de edificios. "Hay muchos obstáculos que superar en la digitalización de la administración. Por eso me complace tanto que ahora demos un gran paso adelante en Offenbach: Con la introducción de los permisos de construcción digitales reducimos la burocracia y mejoramos el servicio a los clientes. Estoy orgulloso del pequeño equipo de nuestra inspección de obras, que nunca ha perdido de vista el objetivo a pesar de la gran carga de trabajo y los constantes nuevos retos", afirma Weiß, aludiendo al hecho de que las licencias de obras son uno de los procedimientos de aprobación más extensos de la administración municipal. Para poder revisar y aprobar las solicitudes de construcción, hay que presentar un gran número de documentos y certificados diferentes, desde planos de construcción hasta protección contra incendios y plazas de aparcamiento. En el proceso de aprobación deben participar numerosos organismos públicos (incluidas otras autoridades, como la agencia de medio ambiente, la autoridad de edificación o la autoridad de protección de monumentos, así como los bomberos) para realizar revisiones y comentarios. El procedimiento en línea, que ha tenido que crearse con ayuda de programas informáticos e interfaces, es por tanto complejo.
Portal central de la construcción del Estado federado de Hesse
Para el expediente digital de la construcción, la ciudad de Offenbach se sumó desde el principio al proyecto "Bauportal Hessen (DigiBauG)" del Estado de Hesse. El proveedor municipal de servicios ekom21 se hizo cargo de todos los retos profesionales, organizativos y técnicos en nombre del Ministerio de Economía, Energía, Transporte, Vivienda y Zonas Rurales de Hesse y desarrolló un portal central de la construcción con todas las interfaces necesarias. Todas las autoridades supervisoras de la construcción de las ciudades y distritos de Hesse pueden unirse a este portal de la construcción. Offenbach fue uno de los municipios piloto para la implantación; ahora, la mayoría de las autoridades supervisoras de la construcción han decidido participar. "En lugar de soluciones aisladas, el portal digital de la construcción garantiza una colaboración, coordinación y distribución de tareas estandarizada y actualizada con todas las partes implicadas. El portal es una solución de extremo a extremo, fácil de usar y con datos seguros, para presentar solicitudes de construcción digitalmente, participar en línea y tomar decisiones electrónicamente. La actualización, el desarrollo posterior y la integración de nuevas tecnologías se consideran de forma holística en un punto central. También ofrece un intercambio de datos estandarizado, independientemente del software utilizado en cada inspección de edificios", explica Simon Sauerbier, director general del proyecto en Ekom21.
Como impulsora e iniciadora, la ciudad de Fráncfort, al igual que Offenbach, también está conectada al portal de Hesse. Esto permite a los promotores y oficinas de urbanismo de ambas ciudades contar con un proceso normalizado y familiar. Con el portal de la construcción de Hesse, la solicitud de construcción la presentan las personas autorizadas a presentar documentos de construcción a través del portal central de solicitudes de construcción y puede enviarse a las oficinas de supervisión de la construcción participantes de todo Hesse. Estas oficinas acceden a los documentos almacenados centralmente a través de sus respectivos procedimientos especializados para tramitarlos internamente e implicar a terceros. La comunicación durante el procedimiento y, en última instancia, la concesión de la licencia de obras se gestionan a través del Portal de la Construcción de Hesse. Una gran ventaja es que en el futuro también será posible seguir digitalmente la ejecución de los proyectos de construcción hasta su finalización.
La arquitecta Stephanie Wellnitz, miembro de la BDA y propietaria de una oficina de cuarta generación, puede informar sobre las ventajas del nuevo proceso digital desde la perspectiva del cliente. Había aceptado participar en la operación de prueba de la inspección de obras de Offenbach para un proyecto de construcción privado en Offenbach y ahora ha recibido el primer permiso de construcción digital de la ciudad. "Nuestro estudio, Wellnitz Architekten BDA, ha sido el primero en probar el nuevo portal de la construcción junto con la inspección de obras de Offenbach. En general, podemos decir que el portal de la construcción es fácil de entender y autoexplicativo. Realmente ahorra recursos porque se ahorra una enorme cantidad de tiempo y papel. Para nosotros, el portal de la construcción es fácil de usar. La colaboración y la comunicación con la inspección de obras, especialmente con el equipo de administradores, la ingeniera diplomada Silke Dewald y Markus Hänel, también fueron fluidas y rápidas. También tenemos la impresión de que los tiempos de respuesta y tramitación son significativamente más cortos y reducidos en comparación con el procedimiento convencional. Estamos encantados de empezar aquí el futuro junto con la ciudad de Offenbach", afirma Wellnitz.
Para establecer el proceso digital en la supervisión de edificios, el equipo de Sonja Stuckmann ha tenido que replantearse todos los procesos internos en los últimos 18 meses: "Todo el procedimiento de tramitación -desde la presentación de solicitudes hasta la aprobación- y la comunicación con todas las oficinas y departamentos implicados ha cambiado, en algunos casos considerablemente. Además de la integración técnica y la formación del personal, también hubo que adaptar la organización interna de la oficina", explica Stuckmann.
Al mismo tiempo, hace tiempo que se digitalizó todo el archivo de expedientes de la inspección de edificios: "También se trata de un proyecto ambicioso con el que ya hemos recorrido un largo camino y aún nos queda mucho por hacer. Nuestros expedientes datan del siglo XIX hasta nuestros días. La digitalización de estos más de 28.000 volúmenes de expedientes más numerosas carpetas estáticas y, por tanto, un total de casi 2.000 metros lineales de expedientes en una amplia gama de calidades de papel y formatos requiere una estrecha coordinación con el proveedor del servicio de escaneado, así como un considerable trabajo interno de preparación y seguimiento de los expedientes y los datos digitalizados. Hemos creado e implantado nuestro propio sistema de gestión de documentos. También gestiona el flujo de datos del proveedor de servicios de escaneado a nosotros y de nosotros a nuestros clientes, por ejemplo si quieren inspeccionar los archivos", explica Stuckmann. "Todo esto supone un enorme trabajo de detalle, pero nuestros clientes y nosotros mismos nos beneficiaremos considerablemente de ello a largo plazo. Estamos encantados con el éxito de estos pasos y esperamos que en el futuro la colaboración sea mucho más fácil para todos los implicados", afirma Stuckmann.
La fase de prueba del portal digital de la construcción se ampliará en enero de 2025 con otros estudios de arquitectura y clientes seleccionados, anunció Christian Bosche, subdirector de la oficina y director del proyecto de digitalización de la oficina: "Queremos seguir optimizando los procesos y la comunicación en el portal y con las demás oficinas". Según los planes actuales, el portal de la construcción para todos los proyectos que requieran autorización en Offenbach entrará finalmente en funcionamiento en abril de 2025: "A partir de entonces, todas las solicitudes de construcción podrán presentarse digitalmente", afirma Bosche. Sin embargo, ya está pensando en el futuro: "Como próximo proyecto después de eso, también nos gustaría digitalizar e implementar la tramitación de los procedimientos sin permiso y exentos de permiso."
