Une étape importante dans la réduction de la bureaucratie : Offenbach délivre le premier permis de construire numérique
12.12.2024
Plus de services, moins de bureaucratie : pour la première fois, le service de contrôle de la construction d'Offenbach a délivré un permis de construire numérique dans le cadre d'une procédure entièrement numérique pour un projet de construction privé. Le responsable de la construction et de l'urbanisme Paul-Gerhard Weiß communique : "Une demande de permis de construire en un clic de souris - c'est désormais possible à Offenbach. Des mètres de papier et des montagnes de dossiers appartiennent ainsi au passé". La procédure numérique est encore en phase de test à Offenbach.
Paul-Gerhard Weiß, responsable de la construction et de la planificationEn avril 2025, nous passerons au contrôle de la construction : plus personne ne devra porter des caisses de plans d'autorisation au contrôle de la construction. Toute personne planifiant un projet de construction nécessitant un permis de construire dans notre ville pourra alors déposer toutes les demandes nécessaires sous forme numérique.
"Le traitement et la communication ultérieurs seront également beaucoup plus efficaces et simples qu'auparavant", annonce M. Weiß, qui ajoute : "Ceux qui le souhaitent pourront néanmoins continuer à choisir la procédure analogique actuelle jusqu'à nouvel ordre". Parallèlement, Weiß affirme : "La procédure d'autorisation numérique représente un immense progrès non seulement pour les particuliers, mais aussi pour les entreprises. Offenbach gagne ainsi un profil supplémentaire en tant que site favorable à l'économie et à l'innovation". En outre, la numérisation simultanée des archives de la construction facilite et accélère considérablement l'accès aux plans existants.
Ce qui apporte de grandes facilités aux bureaux d'architectes et aux maîtres d'ouvrage a d'abord été lié à d'immenses préparatifs au sein de la surveillance des constructions. "La numérisation de l'administration comporte de nombreux obstacles à surmonter. Je suis donc d'autant plus heureux que nous ayons fait un énorme pas en avant à Offenbach : Avec l'introduction du permis de construire numérique, nous réduisons la bureaucratie et améliorons le service à la clientèle. Je suis fier de la petite équipe de notre service de contrôle des constructions qui, malgré une charge de travail élevée et des défis toujours nouveaux, n'a jamais perdu de vue son objectif", déclare Weiß, faisant allusion au fait que les permis de construire comptent parmi les procédures d'autorisation les plus étendues de l'administration communale. Pour pouvoir examiner et approuver les demandes de permis de construire, il faut présenter un grand nombre de documents et de preuves différents - des plans de construction aux places de stationnement en passant par la protection contre les incendies. De nombreux porteurs d'intérêts publics (dont font partie, entre autres, d'autres autorités telles que l'office de l'environnement, l'office de la construction ou la protection des monuments, ainsi que les pompiers) doivent être impliqués dans la procédure d'autorisation afin de procéder à des contrôles et de prendre position. La procédure en ligne, qui a dû être mise en place à l'aide de logiciels et d'interfaces, est donc très complexe.
Portail central de la construction du Land de Hesse
Pour le dossier de construction numérique, la ville d'Offenbach avait donc rejoint très tôt le projet "Bauportal Hessen (DigiBauG)" du Land de Hesse. Le prestataire de services communal ekom21 s'est occupé, pour le compte du ministère de l'Économie, de l'Énergie, des Transports, du Logement et de l'Espace rural du Land de Hesse, de tous les défis professionnels, organisationnels et techniques et a développé un portail de construction central avec toutes les interfaces nécessaires à cet effet. Si elles le souhaitent, toutes les autorités de contrôle de la construction des villes et des districts du Land de Hesse peuvent se connecter à ce portail de la construction. Offenbach faisait partie des communes pilotes pour la mise en œuvre - entre-temps, la plupart des autorités de contrôle de la construction ont décidé d'y participer. "Au lieu de solutions isolées, le portail numérique de la construction garantit une collaboration, une coordination et une répartition des tâches uniformes et modernes avec toutes les parties concernées. Le portail constitue une solution de bout en bout conviviale et sécurisée pour le dépôt numérique des demandes de permis de construire, la participation en ligne et la décision électronique. L'actualité, le développement et l'intégration des nouvelles technologies sont pris en compte de manière globale. De plus, il offre un échange de données standardisé, indépendamment du logiciel utilisé dans les différents services de contrôle de la construction", explique Simon Sauerbier, chef de projet global chez Ekom21.
La ville de Francfort, qui en est l'initiatrice et la force motrice, est également connectée au portail de toute la Hesse, tout comme Offenbach. Cela permet aux maîtres d'ouvrage ainsi qu'aux bureaux d'études travaillant dans les deux villes de pouvoir miser sur une procédure uniforme et donc familière. Sur le portail de la construction de Hesse, la demande de permis de construire est soumise par les personnes autorisées à présenter des projets de construction via le portail central des demandes de permis de construire et peut être adressée aux services de contrôle de la construction participants dans toute la Hesse. Ces derniers accèdent aux documents centralisés par le biais de leurs procédures spécialisées respectives afin de les traiter en interne et de faire participer des tiers. La communication pendant la procédure et, en fin de compte, la délivrance du permis de construire passent par le Bauportal Hessen. Un grand avantage est qu'à l'avenir, il sera également possible de suivre numériquement l'exécution des projets de construction jusqu'à leur achèvement.
Stephanie Wellnitz, ingénieur diplômée en architecture, membre du BDA et propriétaire du bureau depuis quatre générations, peut témoigner des avantages de la nouvelle procédure numérique du point de vue du client. Elle avait accepté de participer à l'essai du service de contrôle de la construction d'Offenbach pour un projet de construction privé à Offenbach et vient de recevoir le tout premier permis de construire numérique de la ville. "Notre bureau Wellnitz Architekten BDA a été ravi d'être le premier bureau à tester le nouveau portail de construction en collaboration avec le service de contrôle de la construction d'Offenbach. Dans l'ensemble, nous pouvons dire que le portail de la construction est rapidement compréhensible et qu'il s'explique de lui-même. Il permet vraiment d'économiser des ressources, car on gagne énormément de temps et de papier. Pour nous, le portail de construction est facile à utiliser. La collaboration et la communication avec le service de contrôle des constructions, ici surtout l'équipe d'administrateurs Silke Dewald, ingénieur diplômée, et Markus Hänel, se sont également déroulées sans problème et rapidement. Nous avons également l'impression que les temps de réaction et de traitement sont nettement plus courts et réduits par rapport à la procédure traditionnelle. Nous sommes heureux de nous lancer ici dans l'avenir avec la ville d'Offenbach", a déclaré Wellnitz.
Pour mettre en place la procédure numérique au sein du service de contrôle de la construction, l'équipe de Sonja Stuckmann, directrice du service, a dû repenser l'ensemble des processus internes au cours des 18 derniers mois : "L'ensemble du processus de traitement - du dépôt des demandes à l'approbation - et la communication avec tous les services et organismes concernés ont ainsi été en partie considérablement modifiés. En plus de l'intégration technique et de la formation des collaborateurs, il a fallu adapter l'organisation interne de l'office", explique Stuckmann.
Parallèlement, l'ensemble des archives du service de contrôle des constructions est numérisé depuis quelque temps : "Il s'agit là aussi d'un projet ambitieux, dans lequel nous avons déjà beaucoup avancé et où il reste encore beaucoup à faire. Nos dossiers s'étendent du 19e siècle à nos jours. La numérisation de ces plus de 28 000 volumes de dossiers, auxquels s'ajoutent de nombreux classeurs statiques, soit au total près de 2000 mètres linéaires de dossiers de qualités et de formats de papier très différents, nécessite une étroite coordination avec le prestataire de services de numérisation ainsi que d'importants travaux internes de préparation et de finition sur les fonds de dossiers et les documents numérisés. Nous avons spécialement conçu et mis en œuvre un système de gestion des documents. C'est également par ce biais que passe le flux de données du prestataire de services de numérisation vers nous et de nous vers nos clients, lorsque ceux-ci souhaitent par exemple consulter des dossiers", explique Stuckmann. "Tout cela représente un travail immense et détaillé, mais dont notre clientèle et nous-mêmes profiterons considérablement à long terme. Nous nous réjouissons de ces étapes réussies et de la future collaboration qui sera considérablement simplifiée pour toutes les parties concernées", conclut Stuckmann.
La phase de test du portail numérique de la construction sera étendue en janvier 2025 à d'autres bureaux d'architectes et maîtres d'ouvrage sélectionnés, annonce le directeur adjoint de l'office et chef de projet pour la numérisation de l'office, Christian Bosche : "Nous souhaitons optimiser encore davantage les processus et la communication au sein du portail et avec les autres offices". Enfin, selon la planification actuelle, le portail de la construction devrait être opérationnel en avril 2025 pour tous les projets soumis à autorisation à Offenbach : "À partir de ce moment-là, toutes les demandes de permis de construire pourront être déposées sous forme numérique", explique Bosche. Mais il voit déjà plus loin : "Le prochain projet après cela est de numériser et d'implémenter également le traitement des procédures sans autorisation et sans permis".
