Vrijeme je za smanjenje birokracije: Offenbach izdaje prvu digitalnu građevinsku dozvolu
12.12.2024
Više usluga, manje birokracije: prvi put je građevinska uprava Offenbacha izdala digitalnu građevinsku dozvolu za privatni građevinski projekt koristeći potpuno digitalni postupak. Paul-Gerhard Weiß, voditelj Odjela za graditeljstvo i planiranje, kaže: "Zahtjev za građevinsku dozvolu jednim klikom miša – to je sada moguće u Offenbachu. Metri papira i planine spisa sada su stvar prošlosti." Digitalni postupak u Offenbachu je još uvijek u fazi probnog rada.
Voditelj Odjela za gradnju i planiranje Paul-Gerhard WeißU travnju 2025. uključimo prekidač u uredu za građevinsku kontrolu: nitko više neće morati vući kutije s planovima za odobrenje u taj ured. Svatko tko planira građevinski projekt u našem gradu koji zahtijeva odobrenje tada će moći podnijeti sve potrebne zahtjeve digitalno.
"Daljnja obrada i komunikacija također će biti znatno učinkovitije i jednostavnije nego prije", najavljuje Weiß, dodajući: "Svi koji to žele i dalje mogu odabrati prethodni analogni postupak do daljnjega." Istovremeno, Weiß naglašava: "Digitalni postupak odobrenja ogroman je korak naprijed, ne samo za privatne pojedince, već i za tvrtke. To dodatno jača profil Offenbacha kao lokacije prijateljske prema poslovanju i inovacijama." Istovremena digitalizacija arhive građevinskih dozvola također će znatno olakšati i ubrzati pristup postojećim planovima.
Ono što znatno olakšava posao arhitektonskim tvrtkama i građevinskim izvođačima u početku je zahtijevalo ogroman posao pripreme unutar odjela za građevinsku kontrolu. "Postoji mnogo prepreka koje treba prevladati pri digitalizaciji administracije. Stoga mi je tim draže što sada u Offenbachu činimo ogroman iskorak: uvođenjem digitalnih građevinskih dozvola smanjujemo birokraciju i poboljšavamo uslugu korisnicima. Ponosan sam na naš mali tim za građevinsku kontrolu, koji nije izgubio iz vida svoj cilj unatoč velikom opterećenju i stalno promjenjivim izazovima", kaže Weiß, aludirajući na činjenicu da su građevinske dozvole među najopsežnijim postupcima odobrenja u lokalnoj samoupravi. Kako bi se pregledali i odobrili zahtjevi za gradnju, mora se priložiti velik broj različitih dokumenata i dokaza – od građevinskih nacrta i protupožarne zaštite do parkirnih mjesta. U postupak odobrenja moraju biti uključene brojne javne vlasti (uključujući i druge agencije kao što su ured za zaštitu okoliša, građevinska inspekcija, ured za zaštitu spomenika i vatrogasna služba) radi pregleda i davanja komentara. Internetski postupak, koji je trebalo uspostaviti uz pomoć softvera i sučelja, u skladu s tim je složen.
Središnji građevinski portal za saveznu zemlju Hesensku
Za digitalni građevinski dosje, grad Offenbach se stoga pridružio projektu "Bauportal Hessen (DigiBauG)" savezne zemlje Hessen u vrlo ranoj fazi. U ime Ministarstva gospodarstva, energetike, prometa, stanovanja i ruralnih poslova pokrajine Hessen, komunalni pružatelj usluga ekom21 pobrinuo se za sve tehničke, organizacijske i stručne izazove te razvio središnji građevinski portal sa svim potrebnim sučeljima. Sve nadležne službe za građevinsku kontrolu u gradovima i okruzima pokrajine Hessen mogu se pridružiti ovom građevinskom portalu ako su zainteresirane. Offenbach bio je jedna od pilot-općina za provedbu – većina nadležnih tijela za građevinsku kontrolu sada je odlučila sudjelovati. "Umjesto izoliranih rješenja, digitalni građevinski portal osigurava jedinstvenu, modernu suradnju, koordinaciju i raspodjelu zadataka sa svim uključenim stranama. Portal je cjelovito, korisniku prilagođeno i podatkovno sigurno rješenje za digitalno podnošenje građevinskih zahtjeva, online sudjelovanje i elektroničko izdavanje odluka. Primjenjuje holistički pristup ažuriranju sustava, njegovom daljnjem razvoju i integraciji novih tehnologija. Također nudi standardiziranu razmjenu podataka – bez obzira na softver koji se koristi u pojedinim inspekcijama za građevinarstvo", objašnjava Simon Sauerbier, glavni voditelj projekta u tvrtki Ekom21.
Poput Offenbacha, grad Frankfurt, kao inicijator i pokretač projekta, također je priključen na portal za cijelu Hesensku pokrajinu. To omogućuje građevinskim poduzetnicima i projektnim uredima koji posluju u oba grada da se oslanjaju na jedinstven i poznat postupak. Na građevinskom portalu Hessen građevinske se prijave podnose putem ovlaštenih građevinskih savjetnika preko središnjeg portala za građevinske prijave i mogu biti upućene nadležnim građevinskim inspektoratima diljem Hesena. Ti uredi pristupaju središnje pohranjenim dokumentima putem svojih specifičnih stručnih postupaka kako bi ih interno obradili i uključili treće strane. Komunikacija tijekom procesa, a u konačnici i izdavanje građevinskih dozvola, odvija se putem građevinskog portala Hessen. Velika je prednost što će se ubuduće izvođenje građevinskih projekata također moći pratiti digitalno sve do njihova dovršetka.
Stephanie Wellnitz, ovlaštena arhitektica, članica BDA-a i vlasnica ureda četvrte generacije, može svjedočiti o prednostima novog digitalnog postupka iz perspektive klijenta. Pristala je sudjelovati u probnom pokretanju Gradskog građevinskog nadzornog ureda Offenbach za privatni građevinski projekt u Offenbachu te je sada primila prvi digitalni građevinski dozvolu u gradu. Naš ured, Wellnitz Architekten BDA, bio je oduševljen što je prvi ured koji je testirao novi građevinski portal zajedno s građevinskom upravom Offenbacha. Sve u svemu, možemo reći da je građevinski portal brz za razumijevanje i samorazumljiv. On doista štedi resurse jer štedi ogroman iznos vremena i papira. Za nas je građevinski portal jednostavan za korištenje. "Suradnja i komunikacija s građevinskom upravom, posebice s timom administratora na čelu sa Silke Dewald i Markusom Hänelom, obojicom kvalificiranih inženjera, također su protekle glatko i brzo. Također imamo dojam da su vremena odgovora i obrade znatno kraća i skraćena u usporedbi s konvencionalnim postupkom. Oduševljeni smo što zajedno s gradom Offenbachom započinjemo budućnost", rekao je Wellnitz.
Kako bi uspostavili digitalni proces u nadzoru gradnje, tim na čelu s voditeljicom odjela Sonjom Stuckmann morao je tijekom proteklih 18 mjeseci preispitati sve interne procese: "Cijeli postupak obrade – od podnošenja zahtjeva do odobrenja – i komunikacija sa svim uključenim odjelima i agencijama u nekim su slučajevima značajno promijenjeni. Tehnička integracija i obuka zaposlenika također su uključivale prilagodbu interne organizacije ureda," objašnjava Stuckmann.
Istovremeno, cijeli arhiv građevinske nadzore već neko vrijeme prolazi digitalizaciju: "To je također ambiciozan projekt, u kojem smo već postigli znatan napredak, ali nas još čeka dug put. Naši spisi datiraju od 19. stoljeća do danas. Digitalizacija više od 28.000 svezaka, plus brojni fascikli sa strukturiranom analizom, ukupno gotovo 2.000 linearnim metarima spisa različitih kvaliteta i formata papira, zahtijeva blisku koordinaciju s pružateljem usluge skeniranja, kao i znatnu internu pripremu i naknadni rad na fondu spisa i digitaliziranom materijalu. Uspostavili smo i implementirali vlastiti sustav za upravljanje dokumentima. On također upravlja protokom podataka od pružatelja usluga skeniranja do nas, kao i od nas do naših klijenata, primjerice kada žele pregledati dokumentaciju", objašnjava Stuckmann. "Sve je to ogroman i detaljan zadatak, ali od kojeg će naši klijenti i mi sami dugoročno znatno imati koristi. Zadovoljni smo ovim uspješnim koracima i veselimo se puno jednostavnijoj suradnji za sve uključene u budućnosti", kaže Stuckmann.
Gradsko povjerenstvo za gradnju produljit će fazu testiranja digitalnog građevinskog portala u siječnju 2025. kako bi uključilo i druge odabrane arhitektonske tvrtke i izvođače radova, najavljuje Christian Bosche, zamjenik čelnika povjerenstva i voditelj projekta digitalizacije: "Želimo dodatno optimizirati procese i komunikaciju unutar portala i s drugim tijelima." Prema trenutačnim planovima, građevinski portal za sve projekte koji zahtijevaju odobrenje u Offenbachu trebao bi biti pokrenut u travnju 2025.: "Od tada se svi zahtjevi za građevinsku dozvolu mogu podnijeti digitalno", rekao je Bosche. Međutim, on već razmišlja o budućnosti: "Kao sljedeći projekt nakon toga željeli bismo digitalizirati i implementirati obradu postupaka koji ne zahtijevaju odobrenje i od kojih je odobrenje oslobođeno."
