Pietra miliare per la riduzione della burocrazia: Offenbach rilascia la prima licenza edilizia digitale
12.12.2024
Più servizi, meno burocrazia: per la prima volta, l'ispettorato edilizio di Offenbach ha rilasciato una licenza edilizia digitale per un progetto edilizio privato con un processo completamente digitale. Paul-Gerhard Weiß, responsabile del settore Edilizia e Pianificazione, afferma: "Una domanda di costruzione con un semplice clic del mouse: ora è possibile a Offenbach. Metri di carta e pile di fascicoli appartengono ormai al passato". Il processo digitale è ancora in fase di sperimentazione a Offenbach.
Responsabile del settore Edilizia e pianificazione Paul-Gerhard WeißNell'aprile del 2025, l'ispettorato dell'edilizia cambierà marcia: nessuno dovrà più trasportare scatole di piani di approvazione all'ispettorato dell'edilizia. Chiunque abbia in programma un progetto edilizio nella nostra città che richieda un'autorizzazione potrà presentare tutte le domande necessarie in formato digitale.
"Anche l'ulteriore elaborazione e la comunicazione saranno molto più efficienti e semplici di prima", annuncia Weiß, aggiungendo: "Chiunque lo desideri può ancora scegliere la precedente procedura analogica fino a nuovo avviso". Weiß sottolinea inoltre: "Il processo di approvazione digitale è un enorme passo avanti, non solo per i privati, ma anche per le aziende. Offenbach sta così guadagnando ulteriore visibilità come località favorevole agli affari e all'innovazione". La contemporanea digitalizzazione dell'archivio degli edifici renderà inoltre l'accesso ai progetti esistenti molto più semplice e veloce.
Per gli studi di architettura e per i proprietari di immobili, le cose sono inizialmente molto più semplici, in quanto si tratta di un'immensa preparazione all'interno dell'ispettorato edilizio. "Ci sono molti ostacoli da superare nella digitalizzazione dell'amministrazione. Sono quindi ancora più lieto che a Offenbach si sia fatto un enorme passo avanti: Con l'introduzione dei permessi di costruzione digitali, stiamo riducendo la burocrazia e migliorando il servizio per i clienti. Sono orgoglioso del piccolo team del nostro ispettorato edilizio, che non ha mai perso di vista l'obiettivo nonostante l'elevato carico di lavoro e le continue nuove sfide", afferma Weiß, alludendo al fatto che le licenze edilizie sono una delle procedure di approvazione più estese dell'amministrazione comunale. Per poter esaminare e approvare le domande di costruzione, è necessario presentare un gran numero di documenti e certificati diversi, dai progetti edilizi alle protezioni antincendio e ai parcheggi. Numerosi enti pubblici (tra cui altre autorità come l'agenzia per l'ambiente, l'autorità per l'edilizia, l'autorità per la protezione dei monumenti e i vigili del fuoco) devono essere coinvolti nel processo di approvazione per le revisioni e i commenti. La procedura online, che ha dovuto essere impostata con l'aiuto di software e interfacce, è di conseguenza complessa.
Portale centrale delle costruzioni dello Stato dell'Assia
Per quanto riguarda il fascicolo digitale di costruzione, la città di Offenbach ha quindi aderito al progetto "Bauportal Hessen (DigiBauG)" dello Stato dell'Assia in una fase molto precoce. Il fornitore di servizi municipali ekom21 si è occupato di tutte le sfide professionali, organizzative e tecniche per conto del Ministero dell'Assia per l'Economia, l'Energia, i Trasporti, l'Edilizia abitativa e le Aree rurali e ha sviluppato un portale edilizio centrale con tutte le interfacce necessarie. Se interessate, tutte le autorità di vigilanza edilizia delle città e dei distretti dell'Assia possono aderire a questo portale edilizio. Offenbach è stato uno dei comuni pilota per l'implementazione - la maggior parte delle autorità di vigilanza edilizia ha ora deciso di partecipare. "Invece di soluzioni isolate, il portale digitale dell'edilizia garantisce una collaborazione, un coordinamento e una distribuzione dei compiti standardizzati e aggiornati con tutte le parti coinvolte. Il portale è una soluzione end-to-end facile da usare e sicura dal punto di vista dei dati, che consente di presentare le domande di costruzione in formato digitale, di partecipare online e di prendere decisioni per via elettronica. L'aggiornamento, l'ulteriore sviluppo e l'integrazione di nuove tecnologie sono considerati in modo olistico in un punto centrale. Inoltre, offre uno scambio di dati standardizzato, indipendentemente dal software utilizzato dai singoli ispettorati edilizi", spiega Simon Sauerbier, responsabile generale del progetto presso Ekom21.
In qualità di promotrice e forza trainante, anche la città di Francoforte, come Offenbach, è collegata al portale dell'Assia. In questo modo, gli sviluppatori e gli uffici di pianificazione che lavorano in entrambe le città possono contare su un processo standardizzato e familiare. Con il portale edilizio dell'Assia, la domanda di costruzione viene presentata da coloro che sono autorizzati a presentare i documenti edilizi attraverso il portale centrale delle domande di costruzione e può essere inviata agli uffici di controllo edilizio partecipanti in tutta l'Assia. Questi uffici accedono ai documenti archiviati a livello centrale tramite le rispettive procedure specializzate per elaborarli internamente e coinvolgere terzi. La comunicazione durante la procedura e, infine, il rilascio della licenza edilizia sono gestiti attraverso il portale edilizio dell'Assia. Un grande vantaggio è che in futuro sarà possibile seguire digitalmente l'esecuzione dei progetti edilizi fino al loro completamento.
L'architetto Stephanie Wellnitz, membro del BDA e titolare di uno studio di quarta generazione, può illustrare i vantaggi del nuovo processo digitale dal punto di vista dei clienti. Ha accettato di partecipare all'operazione di prova dell'ispettorato edilizio di Offenbach per un progetto edilizio privato a Offenbach e ora ha ricevuto la prima licenza edilizia digitale della città. "Il nostro studio, Wellnitz Architekten BDA, è stato lieto di essere il primo a testare il nuovo portale edilizio insieme all'ispettorato edilizio di Offenbach. Nel complesso, possiamo dire che il portale edilizio è facile da capire e autoesplicativo. Consente davvero di risparmiare risorse, perché si risparmia un'enorme quantità di tempo e di carta. Per noi il portale dell'edilizia è facile da usare. Anche la collaborazione e la comunicazione con l'ispettorato edilizio, in particolare con il team di amministratori, l'ingegnere laureato Silke Dewald e Markus Hänel, si sono svolte in modo fluido e rapido. Abbiamo anche l'impressione che i tempi di risposta e di elaborazione siano significativamente più brevi e ridotti rispetto alla procedura tradizionale. Siamo lieti di iniziare il futuro qui insieme alla città di Offenbach", afferma Wellnitz.
Per realizzare il processo digitale nella supervisione degli edifici, negli ultimi 18 mesi il team di Sonja Stuckmann ha dovuto ripensare tutti i processi interni: "L'intera procedura di elaborazione - dalla presentazione delle domande all'approvazione - e la comunicazione con tutti gli uffici e i dipartimenti coinvolti sono cambiate, in alcuni casi in modo considerevole. Oltre all'integrazione tecnica e alla formazione del personale, è stato necessario adattare anche l'organizzazione interna dell'ufficio", spiega Stuckmann.
Allo stesso tempo, l'intero archivio dell'ispettorato edilizio è stato digitalizzato da tempo: "Anche questo è un progetto ambizioso con il quale abbiamo già fatto molta strada e abbiamo ancora molto da fare. I nostri archivi risalgono al XIX secolo fino ai giorni nostri. La digitalizzazione di questi oltre 28.000 volumi di fascicoli più numerose cartelle statiche, per un totale di quasi 2.000 metri lineari di fascicoli in un'ampia gamma di qualità e formati di carta, richiede uno stretto coordinamento con il fornitore di servizi di scansione e un notevole lavoro interno di preparazione e follow-up dei fascicoli e dei dati digitalizzati. Abbiamo creato e implementato un nostro sistema di gestione dei documenti. Questo gestisce anche il flusso di dati dal fornitore di servizi di scansione a noi e da noi ai nostri clienti, ad esempio se vogliono ispezionare i file", spiega Stuckmann. "Si tratta di un lavoro molto dettagliato, ma i nostri clienti e noi stessi ne trarremo notevoli vantaggi a lungo termine. Siamo soddisfatti di questi passi positivi e ci auguriamo che in futuro la collaborazione sia molto più semplice per tutti i soggetti coinvolti", afferma Stuckmann.
La fase di prova del portale digitale per l'edilizia sarà estesa nel gennaio 2025 con altri studi di architettura e clienti selezionati, ha annunciato Christian Bosche, vice capo dell'ufficio e responsabile del progetto di digitalizzazione dell'ufficio: "Vogliamo ottimizzare ulteriormente i processi e la comunicazione nel portale e con gli altri uffici". Secondo i piani attuali, il portale di costruzione per tutti i progetti da approvare a Offenbach sarà finalmente attivo nell'aprile 2025: "Da quel momento in poi, tutte le domande di costruzione potranno essere presentate digitalmente", afferma Bosche. Tuttavia, sta già pensando al futuro: "Come prossimo progetto, vorremmo anche digitalizzare e implementare l'elaborazione delle procedure senza permesso e senza permesso".
