Kamień milowy w ograniczaniu biurokracji: Offenbach wydaje pierwsze cyfrowe pozwolenie na budowę
12.12.2024
Więcej usług, mniej biurokracji: Po raz pierwszy inspektorat budowlany w Offenbach wydał cyfrowe pozwolenie na budowę dla prywatnego projektu budowlanego w całkowicie cyfrowym procesie. Paul-Gerhard Weiß, kierownik ds. budownictwa i planowania, mówi: "Wniosek o pozwolenie na budowę za jednym kliknięciem myszy - to teraz możliwe w Offenbach. Metry papieru i stosy akt należą już do przeszłości". Proces cyfrowy jest nadal testowany w Offenbach.
Kierownik działu budownictwa i planowania Paul-Gerhard WeißW kwietniu 2025 r. przełączymy przełącznik w inspektoracie budowlanym: nikt nie będzie już musiał nosić pudełek z planami zatwierdzeń do inspektoratu budowlanego. Każdy, kto planuje projekt budowlany w naszym mieście, który wymaga autoryzacji, będzie mógł złożyć wszystkie niezbędne wnioski cyfrowo.
"Dalsze przetwarzanie i komunikacja będą również znacznie bardziej wydajne i prostsze niż wcześniej", ogłasza Weiß, dodając: "Każdy, kto chce, może na razie wybrać poprzednią procedurę analogową". Weiß podkreśla również: "Cyfrowy proces zatwierdzania jest ogromnym krokiem naprzód, nie tylko dla osób prywatnych, ale także dla firm. W ten sposób Offenbach zyskuje na znaczeniu jako lokalizacja przyjazna dla biznesu i innowacji". Jednoczesna digitalizacja archiwum budynków znacznie ułatwi i przyspieszy dostęp do istniejących planów.
To, co znacznie ułatwia pracę firmom architektonicznym i właścicielom budynków, początkowo wiązało się z ogromnymi przygotowaniami w inspektoracie budowlanym. "Cyfryzacja administracji wiąże się z wieloma przeszkodami do pokonania. Dlatego tym bardziej cieszę się, że w Offenbach robimy teraz ogromny krok naprzód: Wprowadzając cyfrowe pozwolenia na budowę, ograniczamy biurokrację i poprawiamy jakość usług dla klientów. Jestem dumny z małego zespołu w naszym inspektoracie budowlanym, który nigdy nie stracił z oczu celu pomimo dużego obciążenia pracą i ciągłych nowych wyzwań", mówi Weiß, nawiązując do faktu, że pozwolenia na budowę są jedną z najbardziej rozbudowanych procedur zatwierdzania w administracji miejskiej. Aby móc przejrzeć i zatwierdzić wnioski budowlane, należy przedłożyć wiele różnych dokumentów i certyfikatów - od planów budowlanych po ochronę przeciwpożarową i miejsca parkingowe. Liczne organy publiczne (w tym inne organy, takie jak agencja ochrony środowiska, organ budowlany lub organ ochrony zabytków, a także straż pożarna) muszą być zaangażowane w proces zatwierdzania w celu przeglądu i komentarzy. Procedura online, która musiała zostać skonfigurowana za pomocą oprogramowania i interfejsów, jest odpowiednio złożona.
Centralny portal budowlany kraju związkowego Hesja
W związku z cyfrową dokumentacją budowlaną, miasto Offenbach dołączyło do projektu "Bauportal Hessen (DigiBauG)" kraju związkowego Hesja na bardzo wczesnym etapie. Miejski dostawca usług ekom21 zajął się wszystkimi profesjonalnymi, organizacyjnymi i technicznymi wyzwaniami w imieniu heskiego Ministerstwa Gospodarki, Energii, Transportu, Mieszkalnictwa i Obszarów Wiejskich i opracował centralny portal budowlany ze wszystkimi niezbędnymi interfejsami. Wszystkie urzędy nadzoru budowlanego miast i powiatów w Hesji mogą dołączyć do tego portalu budowlanego. Offenbach było jedną z gmin pilotażowych do wdrożenia - większość urzędów nadzoru budowlanego zdecydowała się teraz na uczestnictwo. "Zamiast odizolowanych rozwiązań, cyfrowy portal budowlany zapewnia znormalizowaną, aktualną współpracę, koordynację i podział zadań ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. Portal jest przyjaznym dla użytkownika i bezpiecznym dla danych kompleksowym rozwiązaniem do cyfrowego składania wniosków budowlanych, uczestnictwa online i podejmowania decyzji drogą elektroniczną. Aktualność, dalszy rozwój i integracja nowych technologii są rozpatrywane całościowo w centralnym punkcie. Oferuje również ustandaryzowaną wymianę danych - niezależnie od oprogramowania używanego w poszczególnych inspektoratach budowlanych" - wyjaśnia Simon Sauerbier, główny kierownik projektu w Ekom21.
Jako inicjator i siła napędowa, miasto Frankfurt, podobnie jak Offenbach, jest również połączone z portalem obejmującym całą Hesję. Umożliwia to deweloperom i biurom planowania pracującym w obu miastach poleganie na znormalizowanym i znanym procesie. Dzięki portalowi budowlanemu Hesji wniosek budowlany jest składany przez osoby upoważnione do składania dokumentów budowlanych za pośrednictwem centralnego portalu wniosków budowlanych i może być wysyłany do uczestniczących urzędów nadzoru budowlanego w całej Hesji. Urzędy te uzyskują dostęp do centralnie przechowywanych dokumentów za pośrednictwem odpowiednich wyspecjalizowanych procedur w celu ich wewnętrznego przetwarzania i angażowania stron trzecich. Komunikacja w trakcie procedury i ostatecznie przyznanie pozwolenia na budowę odbywa się za pośrednictwem portalu budowlanego Hesji. Jedną z głównych zalet jest to, że w przyszłości możliwe będzie również cyfrowe śledzenie realizacji projektów budowlanych aż do ich ukończenia.
Architekt Stephanie Wellnitz, członkini BDA i właścicielka biura w czwartym pokoleniu, może opowiedzieć o zaletach nowego cyfrowego procesu z perspektywy klienta. Zgodziła się wziąć udział w testowej operacji inspektoratu budowlanego w Offenbach dla prywatnego projektu budowlanego w Offenbach, a teraz otrzymała pierwsze cyfrowe pozwolenie na budowę w mieście. "Nasze biuro, Wellnitz Architekten BDA, było zachwycone, że jako pierwsze przetestowało nowy portal budowlany wraz z inspektoratem budowlanym w Offenbach. Ogólnie rzecz biorąc, możemy powiedzieć, że portal budowlany jest łatwy do zrozumienia i intuicyjny. Naprawdę oszczędza zasoby, ponieważ pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu i papieru. Dla nas portal budowlany jest łatwy w użyciu. Współpraca i komunikacja z inspektoratem budowlanym, w szczególności z zespołem administratorów, inżynierem dyplomowanym Silke Dewald i Markusem Hänelem, również przebiegała sprawnie i szybko. Mamy również wrażenie, że czas reakcji i przetwarzania jest znacznie krótszy i krótszy w porównaniu z konwencjonalną procedurą. Cieszymy się, że rozpoczynamy przyszłość razem z miastem Offenbach", mówi Wellnitz.
Aby ustanowić cyfrowy proces nadzoru budowlanego, zespół Sonji Stuckmann musiał w ciągu ostatnich 18 miesięcy przemyśleć wszystkie wewnętrzne procesy: "Cała procedura przetwarzania - od składania wniosków do zatwierdzenia - oraz komunikacja ze wszystkimi zaangażowanymi biurami i działami uległa zmianie, w niektórych przypadkach znacznej. Oprócz integracji technicznej i szkolenia personelu, należało również dostosować wewnętrzną organizację biura" - wyjaśnia Stuckmann.
Jednocześnie od pewnego czasu digitalizowane jest całe archiwum akt inspektoratu budowlanego: "To także ambitny projekt, w ramach którego przeszliśmy już długą drogę i wciąż mamy wiele do zrobienia. Nasze akta pochodzą z okresu od XIX wieku do dnia dzisiejszego. Digitalizacja tych ponad 28 000 woluminów akt oraz licznych teczek statycznych, a zatem łącznie prawie 2000 metrów bieżących akt w szerokim zakresie jakości i formatów papieru, wymaga ścisłej koordynacji z dostawcą usług skanowania, a także znacznych wewnętrznych prac przygotowawczych i kontrolnych nad aktami i zdigitalizowanymi danymi. Stworzyliśmy i wdrożyliśmy własny system zarządzania dokumentami. Obsługuje on również przepływ danych od dostawcy usług skanowania do nas i od nas do naszych klientów, na przykład jeśli chcą oni sprawdzić pliki" - wyjaśnia Stuckmann. "To wszystko wymaga ogromnej ilości szczegółowej pracy, ale nasi klienci i my sami znacznie na tym skorzystamy w dłuższej perspektywie. Cieszymy się z tych udanych kroków i czekamy na znacznie łatwiejszą współpracę dla wszystkich zaangażowanych w przyszłości", mówi Stuckmann.
Faza testowa cyfrowego portalu budowlanego zostanie rozszerzona w styczniu 2025 r. o kolejne wybrane firmy architektoniczne i klientów, ogłosił Christian Bosche, zastępca dyrektora biura i kierownik projektu ds. cyfryzacji biura: "Chcemy dalej optymalizować procesy i komunikację w portalu i z innymi biurami". Zgodnie z obecnymi planami, portal budowlany dla wszystkich projektów wymagających zatwierdzenia w Offenbach zostanie ostatecznie uruchomiony w kwietniu 2025 r.: "Od tego momentu wszystkie wnioski budowlane będą mogły być składane cyfrowo" - mówi Bosche. Jednak już teraz myśli o przyszłości: "Jako kolejny projekt chcielibyśmy również zdigitalizować i wdrożyć przetwarzanie procedur bez pozwoleń i zwolnień z pozwoleń".
