O piatră de hotar pentru reducerea birocrației: Offenbach emite prima autorizație de construcție digitală
12.12.2024
Mai multe servicii, mai puțină birocrație: pentru prima dată, inspectoratul în construcții din Offenbach a emis o autorizație de construcție digitală pentru un proiect de construcție privat, în cadrul unui proces complet digital. Paul-Gerhard Weiß, șeful departamentului de construcții și planificare, spune: "O cerere de construcție la un clic de mouse - acest lucru este acum posibil în Offenbach. Metrii de hârtie și grămezile de dosare aparțin acum trecutului." Procesul digital este încă în curs de testare în Offenbach.
Șeful departamentului de construcții și planificare Paul-Gerhard WeißÎn aprilie 2025, vom comuta la inspectoratul pentru construcții: nimeni nu va mai fi nevoit să care cutii cu planuri de aprobare la inspectoratul pentru construcții. Oricine planifică un proiect de construcție în orașul nostru care necesită autorizație va putea depune atunci toate cererile necesare în format digital.
"Procesarea ulterioară și comunicarea vor fi, de asemenea, mult mai eficiente și mai simple decât înainte", anunță Weiß, adăugând: "Oricine dorește poate alege în continuare procedura analogică anterioară pentru moment." De asemenea, Weiß subliniază: "Procesul digital de aprobare este un pas uriaș înainte, nu numai pentru persoanele fizice, ci și pentru companii. Astfel, Offenbach își consolidează profilul ca locație favorabilă afacerilor și inovării." Digitalizarea simultană a arhivei de clădiri va face, de asemenea, accesul la planurile existente considerabil mai ușor și mai rapid.
Ceea ce face lucrurile mult mai ușoare pentru firmele de arhitectură și proprietarii de clădiri implică inițial pregătirile imense din cadrul inspectoratului pentru construcții. "Există multe obstacole de depășit în digitalizarea administrației. Prin urmare, sunt cu atât mai încântat că acum facem un pas uriaș înainte în Offenbach: Prin introducerea autorizațiilor de construcție digitale, reducem birocrația și îmbunătățim serviciile pentru clienți. Sunt mândru de mica echipă de la inspectoratul nostru de construcții, care nu a pierdut niciodată din vedere obiectivul, în ciuda volumului mare de muncă și a noilor provocări constante", spune Weiß, făcând aluzie la faptul că autorizațiile de construcție sunt una dintre cele mai ample proceduri de aprobare din administrația municipală. Pentru a putea examina și aproba cererile de construcție, trebuie prezentat un număr mare de documente și certificate diferite - de la planuri de construcție la protecția împotriva incendiilor și locuri de parcare. Numeroase organisme publice (inclusiv alte autorități, cum ar fi agenția de mediu, autoritatea pentru construcții sau autoritatea pentru protecția monumentelor, precum și pompierii) trebuie să fie implicate în procesul de aprobare în scopul revizuirii și formulării de observații. Procedura online, care a trebuit să fie pusă la punct cu ajutorul unor programe informatice și al unor interfețe, este în consecință complexă.
Portalul central de construcții al landului Hesse
Prin urmare, pentru dosarul digital de construcție, orașul Offenbach s-a alăturat proiectului "Bauportal Hessen (DigiBauG)" al landului Hessa într-un stadiu foarte timpuriu. Furnizorul municipal de servicii ekom21 s-a ocupat de toate provocările profesionale, organizatorice și tehnice în numele Ministerului Economiei, Energiei, Transporturilor, Locuinței și Zonelor Rurale din landul Hessa și a dezvoltat un portal central de construcții cu toate interfețele necesare. Dacă sunt interesate, toate autoritățile de supraveghere a construcțiilor din orașele și districtele din landul Hessa se pot alătura acestui portal de construcții. Offenbach a fost una dintre municipalitățile pilot pentru implementare - majoritatea autorităților de supraveghere a construcțiilor au decis acum să participe. "În loc de soluții izolate, portalul digital pentru construcții asigură o colaborare, o coordonare și o distribuire a sarcinilor standardizate și actualizate cu toate părțile implicate. Portalul este o soluție end-to-end ușor de utilizat și securizată din punct de vedere al datelor pentru depunerea digitală a cererilor de construcție, participarea online și luarea deciziilor în format electronic. Actualizarea, dezvoltarea ulterioară și integrarea noilor tehnologii sunt luate în considerare în mod holistic într-un punct central. Soluția oferă, de asemenea, un schimb de date standardizat, indiferent de software-ul utilizat de fiecare inspectorat în construcții", explică Simon Sauerbier, manager general de proiect la Ekom21.
În calitate de inițiator și forță motrice, orașul Frankfurt, ca și Offenbach, este, de asemenea, conectat la portalul din Hessa. Acest lucru permite dezvoltatorilor și birourilor de planificare care lucrează în ambele orașe să se bazeze pe un proces standardizat și familiar. Cu portalul de construcții din landul Hessa, cererea de construcție este depusă de persoanele autorizate să depună documente de construcție prin intermediul portalului central de cereri de construcție și poate fi trimisă birourilor de supraveghere a construcțiilor participante din landul Hessa. Aceste birouri accesează documentele stocate la nivel central prin intermediul procedurilor lor specializate pentru a le procesa intern și pentru a implica terți. Comunicarea pe parcursul procedurii și, în cele din urmă, acordarea autorizației de construire sunt gestionate prin intermediul portalului de construcții din Hessa. Un avantaj major este că în viitor va fi posibilă și urmărirea digitală a execuției proiectelor de construcție până la finalizarea lor.
Arhitectul Stephanie Wellnitz, membru al BDA și proprietar de birou din a patra generație, poate raporta despre avantajele noului proces digital din perspectiva clientului. Ea a fost de acord să ia parte la operațiunea de testare a inspectoratului în construcții din Offenbach pentru un proiect de construcție privat în Offenbach și a primit acum prima autorizație de construcție digitală din oraș. "Biroul nostru, Wellnitz Architekten BDA, a fost încântat să fie primul birou care a testat noul portal de construcții împreună cu inspectoratul pentru construcții din Offenbach. În general, putem spune că portalul de construcții este ușor de înțeles și autoexplicativ. Acesta economisește într-adevăr resurse, deoarece economisești o cantitate enormă de timp și hârtie. Pentru noi, portalul construcțiilor este ușor de utilizat. Colaborarea și comunicarea cu inspectoratul în construcții, în special cu echipa de administratori, inginerul absolvent Silke Dewald și Markus Hänel, a decurs, de asemenea, fără probleme și rapid. De asemenea, avem impresia că timpul de răspuns și de procesare este semnificativ mai scurt și redus în comparație cu procedura convențională. Suntem încântați să începem viitorul aici, împreună cu orașul Offenbach", spune Wellnitz.
Pentru a stabili procesul digital în supravegherea construcțiilor, echipa Sonjei Stuckmann a trebuit să regândească toate procesele interne în ultimele 18 luni: "Întreaga procedură de procesare - de la depunerea cererilor la aprobare - și comunicarea cu toate birourile și departamentele implicate s-au schimbat, în unele cazuri considerabil. Pe lângă integrarea tehnică și formarea personalului, a trebuit să fie adaptată și organizarea internă a biroului", explică Stuckmann.
În același timp, întreaga arhivă de dosare a inspectoratului pentru construcții a fost digitalizată de ceva timp: "Acesta este, de asemenea, un proiect ambițios cu care am parcurs deja un drum lung și mai avem multe de făcut. Dosarele noastre datează din secolul al XIX-lea până în zilele noastre. Digitalizarea celor peste 28 000 de volume de dosare, la care se adaugă numeroase dosare statice și, prin urmare, un total de aproape 2 000 de metri liniari de dosare într-o gamă largă de calități și formate de hârtie, necesită o coordonare strânsă cu furnizorul de servicii de scanare, precum și o muncă internă considerabilă de pregătire și urmărire a dosarelor și datelor digitalizate. Am creat și implementat propriul nostru sistem de gestionare a documentelor. Acesta gestionează, de asemenea, fluxul de date de la furnizorul de servicii de scanare la noi și de la noi la clienții noștri, de exemplu în cazul în care aceștia doresc să inspecteze fișierele", explică Stuckmann. "Toate acestea reprezintă un volum imens de muncă de detaliu, dar clienții noștri și noi înșine vom beneficia considerabil de pe urma lor pe termen lung. Suntem încântați de acești pași de succes și așteptăm cu nerăbdare o colaborare mult mai ușoară pentru toți cei implicați în viitor", spune Stuckmann.
Faza de testare a portalului digital pentru construcții va fi extinsă în ianuarie 2025 cu alte firme de arhitectură și clienți selectați, a anunțat Christian Bosche, director adjunct al biroului și manager de proiect pentru digitalizarea biroului: "Dorim să optimizăm în continuare procesele și comunicarea în portal și cu celelalte birouri". Conform planurilor actuale, portalul de construcții pentru toate proiectele care necesită aprobare în Offenbach va intra în sfârșit în funcțiune în aprilie 2025: "De atunci, toate cererile de construcție pot fi depuse digital", spune Bosche. Cu toate acestea, el se gândește deja la viitor: "Ca proiect următor, am dori, de asemenea, să digitalizăm și să punem în aplicare prelucrarea procedurilor fără autorizație și a celor scutite de autorizație."
