Bürokrasinin azaltılmasında dönüm noktası: Offenbach ilk dijital inşaat ruhsatını verdi
12.12.2024
Daha fazla hizmet, daha az bürokrasi: Offenbach İnşaat Müfettişliği ilk kez özel bir inşaat projesi için tamamen dijital bir süreçte dijital bir inşaat izni verdi. İnşaat ve Planlama Müdürü Paul-Gerhard Weiß şunları söylüyor: "Bir fare tıklamasıyla bir inşaat başvurusu - Offenbach'ta artık bu mümkün. Metrelerce kağıt ve dosya yığınları artık geçmişte kaldı." Dijital süreç Offenbach'ta halen deneniyor.
İnşaat ve Planlama Müdürü Paul-Gerhard WeißNisan 2025'te Yapı Denetim Müdürlüğü'nde düğmeye basacağız: artık hiç kimse onay planlarını kutularla Yapı Denetim Müdürlüğü'ne taşımak zorunda kalmayacak. Şehrimizde izin gerektiren bir inşaat projesi planlayan herkes, gerekli tüm başvuruları dijital olarak yapabilecek.
Weiß, "Bundan sonraki işlemler ve iletişim de eskisinden çok daha verimli ve basit olacak" diyor ve ekliyor: "İsteyen herkes şu an için hala önceki analog prosedürü seçebilir." Weiß ayrıca şunları vurguluyor: "Dijital onay süreci sadece özel kişiler için değil, şirketler için de ileriye doğru atılmış büyük bir adım. Offenbach böylece iş ve yenilik dostu bir yer olarak daha fazla profil kazanıyor." Bina arşivinin eş zamanlı olarak dijitalleştirilmesi de mevcut planlara erişimi önemli ölçüde kolaylaştıracak ve hızlandıracak.
Mimarlık firmaları ve bina sahipleri için işleri daha da kolaylaştıran şey, başlangıçta yapı denetim dairesindeki muazzam hazırlıklarla ilgiliydi. "İdarenin dijitalleştirilmesinde aşılması gereken pek çok engel var. Bu nedenle Offenbach'ta ileriye doğru büyük bir adım attığımız için daha da mutluyum: Dijital inşaat izinlerinin devreye girmesiyle bürokrasiyi azaltıyor ve müşterilerimize sunduğumuz hizmeti iyileştiriyoruz. Yüksek iş yüküne ve sürekli yeni zorluklara rağmen hedeften asla şaşmayan inşaat müfettişliğimizdeki küçük ekiple gurur duyuyorum" diyen Weiß, inşaat izinlerinin belediye yönetimindeki en kapsamlı onay prosedürlerinden biri olduğuna işaret ediyor. Bina başvurularını inceleyebilmek ve onaylayabilmek için, inşaat planlarından yangından korunma ve park yerlerine kadar çok sayıda farklı belge ve sertifikanın sunulması gerekiyor. Çok sayıda kamu kurumu (çevre ajansı, inşaat otoritesi veya anıt koruma otoritesi ve itfaiye gibi diğer otoriteler de dahil olmak üzere) inceleme ve yorum amacıyla onay sürecine dahil olmalıdır. Yazılım ve arayüzler yardımıyla kurulması gereken çevrimiçi prosedür, buna bağlı olarak karmaşıktır.
Hessen eyaletinin merkezi inşaat portalı
Offenbach şehri, dijital inşaat dosyası için Hessen eyaletinin "Bauportal Hessen (DigiBauG)" projesine çok erken bir aşamada katıldı. Belediye hizmet sağlayıcısı ekom21, Hessen Ekonomi, Enerji, Ulaştırma, Konut ve Kırsal Alanlar Bakanlığı adına tüm profesyonel, organizasyonel ve teknik zorlukları üstlendi ve gerekli tüm arayüzlere sahip merkezi bir inşaat portalı geliştirdi. İlgilenenler, Hessen eyaletindeki şehir ve ilçelerin tüm yapı denetim makamları bu inşaat portalına katılabilir. Offenbach, uygulamanın pilot belediyelerinden biriydi; şu anda yapı denetim otoritelerinin çoğu katılmaya karar verdi. "Dijital inşaat portalı, izole çözümler yerine, ilgili tüm taraflarla standartlaştırılmış, güncel işbirliği, koordinasyon ve görev dağılımı sağlıyor. Portal, bina başvurularının dijital olarak sunulması, çevrimiçi katılım ve kararların elektronik olarak alınması için kullanıcı dostu ve veri güvenli uçtan uca bir çözümdür. Güncellik, daha fazla geliştirme ve yeni teknolojilerin entegrasyonu merkezi bir noktada bütünsel olarak ele alınmaktadır. Ekom21'in genel proje yöneticisi Simon Sauerbier, "Bu sistem aynı zamanda her bir yapı denetim kuruluşunda kullanılan yazılımdan bağımsız olarak standartlaştırılmış veri alışverişi sunuyor" diyor.
Projenin başlatıcısı ve itici gücü olan Frankfurt şehri de Offenbach gibi Hessen genelindeki portala bağlı. Bu sayede her iki şehirde de çalışan geliştiriciler ve planlama ofisleri standart ve tanıdık bir süreçten faydalanabiliyor. Hessen bina portalı ile bina başvurusu, merkezi bina başvuru portalı üzerinden bina belgelerini sunma yetkisine sahip kişiler tarafından yapılır ve Hessen'deki katılımcı bina denetim ofislerine gönderilebilir. Bu daireler, merkezi olarak depolanan belgelere kendi uzmanlık prosedürleri aracılığıyla erişerek bunları dahili olarak işler ve üçüncü tarafları sürece dahil eder. Prosedür sırasındaki iletişim ve nihayetinde planlama izninin verilmesi Hessen Bina Portalı üzerinden gerçekleştirilir. Bunun en önemli avantajlarından biri, gelecekte inşaat projelerinin tamamlanmasına kadar dijital olarak takip edilmesinin de mümkün olacak olması.
BDA üyesi ve 4. nesil ofis sahibi olan mimar Stephanie Wellnitz, yeni dijital sürecin avantajlarını müşteri perspektifinden anlatabilir. Offenbach'taki özel bir inşaat projesi için Offenbach Yapı Denetim Müdürlüğü'nün test operasyonuna katılmayı kabul etmiş ve şimdi şehrin ilk dijital inşaat iznini almıştır. "Ofisimiz Wellnitz Architekten BDA, Offenbach Yapı Denetim Müdürlüğü ile birlikte yeni bina portalını test eden ilk ofis olmaktan mutluluk duydu. Genel olarak, bina portalının anlaşılması kolay ve açıklayıcı olduğunu söyleyebiliriz. Gerçekten kaynak tasarrufu sağlıyor çünkü muazzam miktarda zaman ve kağıt tasarrufu yapıyorsunuz. Bizim için inşaat portalının kullanımı kolay. Başta yönetici ekip, yüksek mühendis Silke Dewald ve Markus Hänel olmak üzere yapı denetim müdürlüğü ile işbirliği ve iletişim de sorunsuz ve hızlı bir şekilde ilerledi. Ayrıca yanıt ve işlem sürelerinin geleneksel prosedüre kıyasla önemli ölçüde kısaldığı ve azaldığı izlenimine sahibiz. Offenbach kenti ile birlikte geleceğe burada başlamaktan mutluluk duyuyoruz" diyor Wellnitz.
Yapı denetiminde dijital süreci kurmak için Sonja Stuckmann'ın ekibi son 18 ay içinde tüm iç süreçleri yeniden düşünmek zorunda kaldı: "Başvuruların sunulmasından onaya kadar tüm işlem prosedürü ve ilgili tüm ofisler ve departmanlarla iletişim, bazı durumlarda önemli ölçüde değişti. Teknik entegrasyon ve personel eğitimine ek olarak, ofisin iç organizasyonunun da uyarlanması gerekti," diye açıklıyor Stuckmann.
Aynı zamanda, yapı denetim dairesinin tüm dosya arşivi bir süredir dijital ortama aktarılıyor: "Bu aynı zamanda, halihazırda uzun bir yol kat ettiğimiz ve daha yapacak çok şeyimiz olan iddialı bir proje. Dosyalarımız 19. yüzyıldan günümüze kadar uzanıyor. Bu 28.000 ciltten fazla dosyanın yanı sıra çok sayıda statik klasörün ve dolayısıyla çok çeşitli kağıt kaliteleri ve formatlarında toplam yaklaşık 2.000 lineer metrelik dosyanın dijitalleştirilmesi, tarama hizmeti sağlayıcısı ile yakın koordinasyonun yanı sıra dosyalar ve dijitalleştirilmiş veriler üzerinde önemli bir dahili hazırlık ve takip çalışması gerektirmektedir. Kendi belge yönetim sistemimizi kurduk ve uygulamaya koyduk. Bu aynı zamanda tarama hizmeti sağlayıcısından bize ve bizden müşterilerimize, örneğin dosyaları incelemek istediklerinde, veri akışını da yönetiyor" diye açıklıyor Stuckmann. "Tüm bunlar büyük miktarda ayrıntılı çalışma gerektiriyor, ancak müşterilerimiz ve biz uzun vadede bundan önemli ölçüde faydalanacağız. Bu başarılı adımlardan çok memnunuz ve gelecekte ilgili herkes için çok daha kolay bir işbirliği bekliyoruz," diyor Stuckmann.
Ofisin dijitalleşmesinden sorumlu başkan yardımcısı ve proje müdürü Christian Bosche, dijital inşaat portalının test aşamasının Ocak 2025'te seçilen başka mimarlık firmaları ve müşterilerle genişletileceğini duyurdu: "Portaldaki ve diğer ofislerle olan süreçleri ve iletişimi daha da optimize etmek istiyoruz." Mevcut planlara göre, Offenbach'ta onay gerektiren tüm projeler için inşaat portalı nihayet Nisan 2025'te hayata geçecek: Bosche, "O tarihten itibaren tüm inşaat başvuruları dijital olarak sunulabilecek" diyor. Ancak Bosche şimdiden ileriyi düşünüyor: "Bundan sonraki proje olarak, izinsiz ve izinden muaf prosedürlerin işlenmesini de dijitalleştirmek ve uygulamak istiyoruz."
