Στις 30 Αυγούστου 2024, ο αναπληρωτής πρωθυπουργός και υπουργός Οικονομίας, Ενέργειας, Μεταφορών, Στέγασης και Αγροτικών Περιοχών της Έσσης, Kaweh Mansoori, επισκέφθηκε το Γραφείο Πολιτών του Offenbach για να ενημερωθεί για την κατάσταση της ψηφιοποίησης και τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης (AI) και των αυτοματοποιημένων διαδικασιών (ρομποτική αυτοματοποίηση διαδικασιών) στη διοίκηση της πόλης.
Μετά από πρόσκληση του δημοτικού ταμία Martin Wilhelm, οι ειδικοί της πληροφορικής παρουσίασαν στον υπουργό πλήρως αυτοματοποιημένες διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από το λογισμικό EMMA και έτσι απαλλάσσουν τους υπαλλήλους από επαναλαμβανόμενες εργασίες ρουτίνας. "Δεν χρειάζεται πλέον να μιλάμε για ηλεκτρονικούς φακέλους, ψηφιακή εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία και σχεδόν εντελώς άυλες διαδικασίες διεκπεραίωσης στο Γραφείο Πολιτών. Εργαζόμαστε πλέον με τεχνητή νοημοσύνη και έξυπνη αυτοματοποίηση και το έχουμε εφαρμόσει ως πιλοτικό έργο για το σύνολο της δημοτικής διοίκησης", δήλωσε ο Martin Wilhelm, ταμίας της πόλης και υπεύθυνος του τμήματος που είναι αρμόδιος για το Γραφείο Πολιτών.
Πολλές άλλες υπηρεσίες είναι επίσης διαθέσιμες ηλεκτρονικά για τους πελάτες του Γραφείου Πολιτών του Όφενμπαχ. Συνολικά 17 υπηρεσίες στους τομείς της εγγραφής και των διαβατηρίων, της ταξινόμησης οχημάτων, των αιτήσεων για άδεια οδήγησης και της πολιτογράφησης είναι προσβάσιμες μέσω διαδικτύου (βλ. πλαίσιο πληροφοριών). Ο αριθμός των χρηστών αυξάνεται εδώ και χρόνια και ανήλθε σε 44.955 το πρώτο εξάμηνο του 2024. Συγκριτικά, οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες χρησιμοποιήθηκαν συνολικά 79.874 φορές το 2023. Εάν τα στοιχεία για το 2024 συνεχίσουν να εξελίσσονται όπως το πρώτο εξάμηνο του έτους, αναμένεται αύξηση σχεδόν 13% μέχρι το τέλος του έτους.
Ο δημοτικός ταμίας Martin Wilhelm τόνισε πόσο σημαντική είναι η συνεπής περαιτέρω ανάπτυξη της ψηφιοποίησης, ιδίως για τον δημοτικό προϋπολογισμό.
Ταμίας της πόλης Martin WilhelmΠρέπει να παραμείνουμε αποτελεσματικοί ακόμη και με αυξανόμενα καθήκοντα, χωρίς να χρειάζεται να αντιμετωπίζουμε συνεχώς αυξανόμενο κόστος προσωπικού.
"Η αυτοματοποίηση δεν θα οδηγήσει σε περικοπές θέσεων εργασίας, αλλά οι εργαζόμενοι θα απαλλαγούν από καθήκοντα ρουτίνας και θα μπορούν να αφιερωθούν σε πιο απαιτητικά καθήκοντα. Ως εκ τούτου, είμαι υπερήφανος για τις εξελίξεις στο Γραφείο του Πολίτη και για την προθυμία της ομάδας για αλλαγές και την καινοτόμο δύναμη", δήλωσε ο Wilhelm.
Ο υπουργός Μεταφορών Kaweh Mansoori εντυπωσιάστηκε από τις εξελίξεις στο Γραφείο Πολιτών του Όφενμπαχ. "Είναι υπέροχο να βλέπεις ότι ολόκληρη η ομάδα της οργανωτικής μονάδας είναι ανοιχτή σε νέα θέματα και αναπτύσσει λύσεις ως ψηφιακός πρωτοπόρος. Το Υπουργείο Μεταφορών αναπτύσσει τη λεγόμενη υπηρεσία EfA (One for All) για την ηλεκτρονική υποβολή αίτησης για άδεια οδήγησης. Η Έσση είναι έτσι πρωτοπόρος για την πανεθνική χρήση", εξήγησε ο υπουργός Mansoori κατά την επίσκεψή του. Χαιρέτισε ιδιαίτερα τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης στη διοίκηση. "Η αυτοματοποίηση χρονοβόρων τυποποιημένων εργασιών μέσω της τεχνητής νοημοσύνης οδηγεί σε μείωση του φόρτου εργασίας των υπαλλήλων και στην καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση των πολιτών σε περιόδους έλλειψης εξειδικευμένου εργατικού δυναμικού".
Προς το παρόν, η ανταλλαγή αδειών οδήγησης σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς προθεσμίας βρίσκεται στην κορυφή της λίστας των επιθυμιών στο Όφενμπαχ. Μόνο σε αυτόν τον τομέα, υπάρχει δυνατότητα μετατόπισης περίπου 2.000 έως 3.000 υποθέσεων ετησίως από τις προσωπικές επαφές με τους πελάτες στις ηλεκτρονικές αιτήσεις. "Αυτό το παράδειγμα δείχνει επίσης πόσο πολύπλοκος και χρονοβόρος είναι ακόμη και σήμερα ο συντονισμός των διαφόρων εταίρων λογισμικού και η ενσωμάτωση στην υπάρχουσα υποδομή πληροφορικής", δήλωσε ο Alexander Witzel, υπεύθυνος πληροφορικής στο γραφείο πολιτών. Ο ίδιος και οι δύο ειδικοί του στα συστήματα πληροφορικής είναι δικτυωμένοι πέρα από την πόλη του Offenbach, τόσο σε περιφερειακό όσο και σε εθνικό επίπεδο, και αποτελούν βασικούς μοχλούς της ψηφιακής προόδου στο Γραφείο Πολιτών. Μία από τις τρέχουσες προτεραιότητες της ομάδας είναι η έναρξη λειτουργίας περαιτέρω ηλεκτρονικών υπηρεσιών σχετικά με τις άδειες οδήγησης. Η υλοποίηση έχει προγραμματιστεί για το φθινόπωρο.
Πληροφορίες σχετικά με το γραφείο πολιτών:
- Στο Γραφείο του Πολίτη εργάζονται 75 υπάλληλοι, εκ των οποίων 39 μερικής απασχόλησης.
- Το 2023, στο Γραφείο Πολιτών πραγματοποιήθηκαν συνολικά 123.416 προσωπικές επαφές με πελάτες.
- Το 2023, 79.874 πελάτες χρησιμοποίησαν τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες.
Τι μπορεί να γίνει ηλεκτρονικά;
- Έκδοση αδειών στάθμευσης κατοίκων με τη λειτουργία print@home
- Πρώτη έκδοση άδειας οδήγησης και αίτηση αντιγράφου της κάρτας αρχείου
- 6 διαδικασίες εγγραφής μέσω της πύλης εγγραφής (κράτηση επιθυμητών πινακίδων, παροπλισμός, νέα εγγραφή, επανεγγραφή, μεταβίβαση, αλλαγή διεύθυνσης)
- 6 διαδικασίες εγγραφής και διαβατηρίου (εγγραφή και επανεγγραφή κατοικίας, διαγραφή δευτερεύουσας κατοικίας, πιστοποιητικό εγγραφής, πληροφορίες μητρώου εγγραφής, αναζήτηση κατάστασης διαβατηρίου/προσωπικής ταυτότητας, ρύθμιση φραγμών μετάδοσης)
- Υποβολή εγγράφων αίτησης για πολιτογράφηση
