Minister Kaweh Mansoori dowiaduje się o stanie cyfryzacji w Urzędzie Obywatelskim

W dniu 30 sierpnia 2024 r. wicepremier i minister gospodarki, energii, transportu, mieszkalnictwa i obszarów wiejskich Hesji, Kaweh Mansoori, odwiedził Urząd Obywatelski w Offenbach, aby dowiedzieć się o stanie cyfryzacji i wykorzystaniu sztucznej inteligencji (AI) oraz zautomatyzowanych procesów (robotic process automation) w administracji miasta.

Na zaproszenie skarbnika miasta Martina Wilhelma eksperci IT zaprezentowali ministrowi w pełni zautomatyzowane procesy, które są obsługiwane przez oprogramowanie o nazwie EMMA, a tym samym odciążają pracowników od powtarzających się rutynowych zadań. "Nie musimy już mówić o e-aktach, cyfrowej poczcie przychodzącej i wychodzącej oraz prawie całkowicie pozbawionych papieru procedurach przetwarzania w Biurze Obywatelskim. Pracujemy teraz ze sztuczną inteligencją i inteligentną automatyzacją i wdrożyliśmy to jako projekt pilotażowy dla całej administracji miasta" - powiedział Martin Wilhelm, skarbnik miasta i kierownik wydziału odpowiedzialny za Biuro Obywatelskie.

Wiele innych usług jest również dostępnych online dla klientów w Biurze Obywatelskim Offenbach. Łącznie 17 usług w zakresie rejestracji i paszportów, rejestracji pojazdów, wniosków o prawo jazdy i naturalizacji jest dostępnych online (patrz ramka informacyjna). Liczba użytkowników rośnie od lat i wyniosła 44 955 w pierwszej połowie 2024 r. Dla porównania, w 2023 r. z usług online skorzystano łącznie 79 874 razy. Jeśli dane za 2024 r. będą nadal rozwijać się tak, jak w pierwszej połowie roku, do końca roku można spodziewać się wzrostu o prawie 13 procent.

Skarbnik miasta Martin Wilhelm podkreślił, jak ważny jest konsekwentny dalszy rozwój cyfryzacji, zwłaszcza dla budżetu gminy.

"Automatyzacja nie spowoduje redukcji zatrudnienia, ale raczej pracownicy zostaną odciążeni od rutynowych zadań i będą mogli poświęcić się bardziej wymagającym zadaniom. Dlatego jestem dumny z rozwoju Biura Obywatelskiego i gotowości zespołu do zmian oraz innowacyjności" - powiedział Wilhelm.

Minister transportu Kaweh Mansoori był pod wrażeniem rozwoju Biura Obywatelskiego w Offenbach. "Wspaniale jest widzieć, że cały zespół w jednostce organizacyjnej jest otwarty na nowe tematy i opracowuje rozwiązania jako pionier cyfrowy. Ministerstwo Transportu opracowuje tak zwaną usługę EfA (One for All) do ubiegania się o prawo jazdy online. W ten sposób Hesja jest liderem w ogólnokrajowym zastosowaniu", wyjaśnił minister Mansoori podczas swojej wizyty. Ze szczególnym zadowoleniem przyjął wykorzystanie sztucznej inteligencji w administracji. "Automatyzacja czasochłonnych standardowych zadań za pomocą sztucznej inteligencji prowadzi do zmniejszenia obciążenia pracowników i najlepszej możliwej obsługi obywateli w czasach niedoboru wykwalifikowanej siły roboczej".

Obecnie na szczycie listy życzeń w Offenbach znajduje się wymiana praw jazdy zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów. Tylko w tym obszarze istnieje potencjał do przeniesienia około 2 000 do 3 000 spraw rocznie z osobistych kontaktów z klientami do aplikacji online. "Ten przykład pokazuje również, jak złożona i czasochłonna jest koordynacja różnych partnerów oprogramowania i integracja z istniejącą infrastrukturą IT" - powiedział Alexander Witzel, odpowiedzialny kierownik IT w urzędzie obywatelskim. On i jego dwaj specjaliści ds. systemów informatycznych są połączeni w sieć poza miastem Offenbach, zarówno na poziomie regionalnym, jak i krajowym, i są kluczowymi motorami postępu cyfrowego w urzędzie obywatelskim. Jednym z obecnych priorytetów zespołu jest uruchomienie kolejnych usług online związanych z prawami jazdy. Wdrożenie planowane jest na jesień.