La 30 august 2024, viceprim-ministrul și ministrul landului Hessa pentru afaceri economice, energie, transporturi, locuințe și zone rurale, Kaweh Mansoori, a vizitat biroul cetățenilor din Offenbach pentru a se informa cu privire la stadiul digitalizării și la utilizarea inteligenței artificiale (AI) și a proceselor automatizate (automatizarea proceselor robotizate) în administrația orașului.
La invitația trezorierului municipal Martin Wilhelm, experții IT i-au prezentat ministrului procese complet automatizate care sunt gestionate de software-ul EMMA și care, astfel, eliberează angajații de sarcini de rutină recurente. "Nu mai trebuie să vorbim despre dosarele electronice, despre corespondența digitală de intrare și de ieșire și despre procedurile de procesare aproape complet fără hârtie din cadrul Biroului pentru cetățeni. Acum lucrăm cu inteligența artificială și automatizarea inteligentă și am implementat acest lucru ca un proiect pilot pentru întreaga administrație a orașului", a declarat Martin Wilhelm, trezorierul orașului și șeful departamentului responsabil de Biroul cetățenilor.
Multe alte servicii sunt, de asemenea, disponibile online pentru clienții de la Biroul pentru cetățeni din Offenbach. În total, 17 servicii din domeniile înmatriculării și pașapoartelor, înmatriculării vehiculelor, cererilor de permis de conducere și naturalizării pot fi accesate online (a se vedea caseta informativă). Numărul de utilizatori este în creștere de ani de zile și a ajuns la 44 955 în prima jumătate a anului 2024. Prin comparație, serviciile online au fost utilizate în total de 79 874 de ori în 2023. Dacă cifrele pentru 2024 continuă să evolueze ca în prima jumătate a anului, se poate aștepta o creștere de aproape 13 % până la sfârșitul anului.
Trezorierul municipal Martin Wilhelm a subliniat cât de importantă este dezvoltarea continuă și consecventă a digitalizării, în special pentru bugetul municipal.
Trezorierul orașului Martin WilhelmTrebuie să rămânem eficienți chiar și cu sarcini din ce în ce mai mari, fără a fi nevoiți să ne confruntăm cu o creștere constantă a costurilor de personal.
"Automatizarea nu va duce la reducerea locurilor de muncă, ci mai degrabă angajații vor fi eliberați de sarcinile de rutină și se vor putea dedica în schimb unor sarcini mai solicitante. Prin urmare, sunt mândru de evoluțiile din cadrul Biroului pentru cetățeni și de dorința de schimbare și puterea de inovare a echipei", a declarat Wilhelm.
Ministrul Transporturilor, Kaweh Mansoori, a fost impresionat de evoluțiile de la Biroul pentru cetățeni din Offenbach. "Este minunat să vedem că întreaga echipă din unitatea organizațională este deschisă la noi subiecte și dezvoltă soluții ca pionier digital. Ministerul Transporturilor dezvoltă așa-numitul serviciu EfA (One for All) pentru solicitarea online a permisului de conducere. Astfel, landul Hessa este lider în ceea ce privește utilizarea la nivel național", a explicat ministrul Mansoori în timpul vizitei sale. Acesta a salutat în special utilizarea inteligenței artificiale în administrație. "Automatizarea prin inteligență artificială a sarcinilor standard care consumă mult timp conduce la reducerea volumului de muncă al angajaților și la cele mai bune servicii posibile pentru cetățeni în perioade de penurie de forță de muncă calificată."
În prezent, schimbul de permise de conducere în conformitate cu reglementările actuale privind termenele limită se află în fruntea listei de dorințe din Offenbach. Numai în acest domeniu, există potențial pentru a transfera aproximativ 2 000 până la 3 000 de cazuri pe an de la contactele personale cu clienții la aplicațiile online. "Acest exemplu arată, de asemenea, cât de complexă și de consumatoare de timp este și astăzi coordonarea diferiților parteneri de software și integrarea în infrastructura IT existentă", a declarat Alexander Witzel, managerul IT responsabil la biroul cetățenilor. El și cei doi specialiști în sisteme informatice ai săi sunt conectați în rețea dincolo de orașul Offenbach, atât la nivel regional, cât și național, și sunt factori-cheie ai progresului digital în cadrul Biroului cetățenilor. Una dintre prioritățile actuale ale echipei este punerea în funcțiune a altor servicii online referitoare la permisele de conducere. Punerea în aplicare este planificată pentru toamnă.
Informații despre biroul cetățenilor:
- 75 de angajați lucrează în cadrul Biroului pentru cetățeni, dintre care 39 cu jumătate de normă.
- În 2023, în Biroul pentru cetățeni au avut loc în total 123 416 contacte personale cu clienții.
- În 2023, 79 874 de clienți au utilizat serviciile online.
Ce se poate face online?
- Eliberarea permiselor de parcare pentru rezidenți cu funcția print@home
- Prima eliberare a permisului de conducere și solicitarea unei copii a fișei
- 6 procese de înregistrare prin intermediul portalului de înregistrare (rezervarea plăcuțelor de înmatriculare dorite, scoaterea din uz, înregistrare nouă, reînregistrare, transfer, schimbare de adresă)
- 6 procese de înregistrare și pașapoarte (înregistrarea și reînregistrarea unui apartament, radierea unei reședințe secundare, certificat de înregistrare, informații privind registrul de înregistrare, solicitarea statutului pașaportului/carte de identitate, stabilirea blocurilor de transmisie)
- Depunerea documentelor de solicitare a naturalizării
