Dijitalleşmenin olanaklarını vatandaşlara fayda sağlayacak şekilde kullanmak Offenbach Belediyesi'nde uzun bir geleneğe sahip. Bu durum ilk olarak 2015 yılında vatandaş ofisinin online randevulara izin verecek şekilde yeniden düzenlenmesiyle vatandaşlar için daha büyük ölçekte fark edilir hale geldi. Dijitalleşmeyi mümkün olan en iyi vatandaş hizmetini sağlamak için kullanmak, göreve geldiğinden beri Belediye Başkanı Dr. Felix Schwenke'nin de stratejik bir hedefi olmuştur. Bu, 2021'de Dijitalleşme Birimi'nin kurulmasının nedenlerinden biriydi. İdare, yaklaşık bir yıldır bir belediyenin yapay zeka kullanımından nasıl yararlanabileceği sorusu üzerinde yoğun bir şekilde çalışıyor. Şimdi ilk temel ilerleme kaydedildi.
"EMMA adında bir yazılım çözümü sunuyoruz. Ekim 2023'ten Ocak 2024'e kadar merkez ofisin Bilgi ve İletişim Teknolojileri departmanının yönetiminde vatandaş ofisinde pilot proje olarak test edildi ve şimdi kalıcı olarak kullanılıyor. Öncelikle, şehir yönetiminin vatandaşlara mümkün olan en iyi hizmeti sunması benim için çok önemli. İlk günden itibaren tüm yöneticileri bu amaca ulaşmak için mevcut tüm teknik imkânları kullanmaları konusunda destekledim. İkinci olarak, doğum oranları Almanya'da yıldan yıla daha az işgücü olduğunu açıkça gösteriyor ve bu durum kalifiye işçiler için de geçerli. Bugün bunu zaten hissediyoruz: artık bazı işler için çalışan bulamıyoruz. Uzun vadede ise vatandaşlarımıza sunduğumuz hizmetin kalitesi doğal olarak düşüyor. Bu nedenle idaremizden talebim şu: sigorta şirketleri ve bankaların yapabildiğini biz de yapmak istiyoruz. Tekrar eden rutin görevler teknik olarak otomatikleştirilmelidir. Zaten dolduramayacağımız daha fazla iş yaratmamıza gerek yok," dedi Belediye Başkanı Dr. Felix Schwenke EMMA'nın tanıtımında. Daire başkanları da bunu binadaki çeşitli personel etkinliklerinde açıkladı ve dijitalleşme bir sonraki yönetim toplantısında bir konu olacak.
"Açık hedefimiz teknolojiyi kullanarak çalışanlarımız için işi daha az stresli hale getirmek. Böylece daha az çalışanla bile vatandaşlarımız için önemli olan yüksek kaliteli görevlerle ilgilenmek için zamanımız olacak" diyen Belediye Başkanı Schwenke, belediyenin şu anda iç idari süreçlerinde adım adım ve büyük bir sabırla geniş kapsamlı bir değişiklik üzerinde çalıştığını vurguladı.
"Belediye Başkanı sözlerini şöyle sürdürdü: "Belediye Meclisi'ndeki meslektaşlarıma, bu büyük idari reform görevinin üstesinden birlik içinde geldiğimiz için minnettarım. Belediye Başkanı Schwenke, "Yönetimi modernize etmek için yapay zeka da dahil olmak üzere en son teknolojiyi kullanmak için yoğun araç arayışımızda, süreç otomasyonu için robot kontrollü yazılımla uzun vadede vatandaşlar için çok değerli bir ilerleme kaydetmeyi başardık" dedi.
"Çalışanlarımızın kararlılığı sayesinde arzu ettiğimiz hedefin büyük bir bölümüne ulaşmayı başardık: tekrar eden rutin işler artık önemli ölçüde dijitalleştirilebiliyor." Schwenke bu nedenle şu açıklamayı yaptı: "Şimdi bunu önümüzdeki yıllarda adım adım tüm idareye ve ayrıca şehir grubuna aktaracağız."
Martin Wilhelm, "Dijitalleşme ve otomasyon, iş akışlarına, görevlere, süreçlere ve yapılara dikkat çekiyor ve bunlar daha sonra yazılım tarafından optimize ediliyor" diyor. Belediye saymanı olarak Wilhelm'in gözü artan personel maliyetlerinin yanı sıra daha önce farkına varılmamış potansiyel ve sinerji fırsatlarında. "Test aşamasından sonra artık yazılım destekli çözümlerin vatandaş ofisinde nasıl çalıştığını görebiliyoruz."
EMMA'nın çok sayıda diğer dijital süreç ve prosedürle birlikte tutarlı bir şekilde kullanılması, vatandaşlığa kabulün beklenen başvuru sayısının yüksek olduğu yeni bir görev olarak üstlenilmesini mümkün kıldı. "Elbette bu tür prosedürlerin geliştirilmesi için kapasite yatırımı yapıyoruz. Bu geçici olarak diğer alanlarda kısıtlamalara yol açabilir, ancak sonuçta tüm vatandaşların yararına olacaktır" diyen Wilhelm bu yaklaşımı destekliyor. Bu, kamu yönetiminin verimliliğine yapılan önemli bir yatırımdır. Bu, ilgili herkes açısından cesaret ve risk alma isteği gerektirir. Wilhelm, "Vatandaş ofisimizde, bu tür değişikliklerin yeni bir dinamik yarattığını ve heyecan verici ve zorlu görevler için çok fazla motivasyon ve enerji açığa çıkardığını gördüm" diyor.
EMMA, çok sayıda işlem yapılması gereken yinelenen süreçler için uygundur: ne kadar çok tıklama, o kadar çok otomasyon potansiyeli. Bununla birlikte, yapay zeka ve akıllı otomasyon kullanımı güvenilirlik sağlayabilir ve çalışanların iş yükünü azaltabilirse, daha az zaman alan süreçler de dikkate alınır. Kullanım için ön koşul, dijital gelen ve giden postaların yanı sıra belirli bir dijital olgunluk seviyesidir - örneğin eDosyaların kullanımı -.
EMMA kullanmanın özel bir avantajı, devir teslim için bir süreç geliştirmek için mutlaka uzman bir BT geçmişine ihtiyaç duymamanızdır; idari veya ticari eğitime sahip çalışanlar da makul bir süre içinde bunu yapabilir. Önemli olan uygun süreçlerin önceden belirlenmesi, yapılandırılması, optimize edilmesi ve belgelendirilmesidir.
EMMA hakkında zeki olan nedir?
Bilişsel bir yapay zekadır, bu da EMMA'nın insan bilişsel yeteneklerini taklit ettiği anlamına gelir. Uygun eğitimden sonra bilgiyi tanır, sıralar ve işler. ChatGPT gibi üretken bir yapay zekanın aksine, EMMA sürekli öğrenme yoluyla yeni içerik üretmez. Bu, bir belediyede şeffaflık, kontrol ve veri güvenliği için çok önemlidir.
Yakın geleceğe bakan Belediye Başkanı, "Şimdi stratejik olarak eylem alanlarını ve zorlukları planlamak için uzman departmanlardaki süreçlerin dijital olgunluğuna ilişkin bir anket başlatacağız" diyor. EMMA gibi teknik çözümlerin tüm sorunları çözemeyeceği gerçeği belediye meclisi için yeni bir farkındalık değil. Schwenke sözlerini şöyle sürdürüyor: "Yine de, önümüzdeki yıllarda kaç deneyimli ve yüksek nitelikli çalışanımızın emekli olacağına baksak bile, ilerlemeye ve başarıya ihtiyacımız var."
Belediye Saymanı Wilhelm, çalışanların da daha iyi bir dijitalleşmeden faydalanacağına ve yeni görevlerle motive edilebileceğine inanıyor. Belediye meclisinin ve tüm yönetim ekibinin görevinin iyi bir değişim yönetimi sağlamak ve böylece diğer şeylerin yanı sıra çalışanların işlerini kaybetme korkularını yatıştırmak olduğunu düşünüyor.
Yıl boyunca, öncelik verilecek olan diğer ofislerde başka dağıtım alanları planlanmaktadır. Konut Ofisi'nden sorumlu Belediye Başkanı Sabine Groß şunları söyledi: "Dijitalleşmeyi ve gelecekte konut yardımı başvurularının işlenmesinde kullanılmak üzere otomatik süreçlerle çalışmayı da destekliyorum. Bu sayede çalışanlarımız vatandaşlarla daha yoğun bir şekilde ilgilenebilmek için değerli zaman kazanabilecekler."
Konut Ofisi, 2023 yılından bu yana dijital konut yardımı başvurularını optimize etmek için Hessen Veri İşleme Merkezi ile birlikte çalışıyor. Gelecekte, başvurunun tüm gereklilikleri yerine getirip getirmediğini doğrudan kontrol etmek için otomatik süreçler kullanılacak. Bir sonraki adımda, başvuruyla ilgili veriler sunulan belgelerden çıkarılacak. Konut ofisi ayrıca EMMA gibi teknolojilerin özel prosedür dışında nerelerde kullanılabileceğini de inceliyor. Bir çalışma grubu şu anda konut yardımı bildirimlerinin elektronik dosyada otomatik olarak dosyalanmasını araştırmaktadır. Tüm prosedürlerin 2024 yazına kadar uygulanması planlanmaktadır.
Offenbach'ta dijital bina başvuru sürecinin başlatılması da tamamlanmak üzere olan bir başka dijitalleşme projesidir. Planlama ve İnşaat Müdürü Paul-Gerhard Weiß şu açıklamayı yapıyor: "Nisan ayında canlı operasyonda test aşamasına başlayacağız. İlk gerçek bina uygulamaları daha sonra bu yeni dijital prosedür kullanılarak işlenecek. Test aşamasının amacı, yazılım ve teknolojiyi gerçek bina uygulamaları ile kontrol ederek hata ve zayıflıkları ortadan kaldırmaktır. Ayrıca devam eden süreç boyunca yapı denetimi, yapı portalı, müşteri, proje hazırlayıcıları ve katılımcı makamlar arasındaki süreç ve iletişimin nasıl işlediğini de kontrol ediyoruz. Bu test prosedürleri daha sonra gerçek inşaat izinlerine yol açacaktır."
EMMA aynı zamanda belediyeler arası işbirliğinde de rol oynayacak ve şehir diğer belediyelerle ağ kurma ve ideal olarak geliştirilen süreçleri birbirleriyle paylaşma konusunda çalışmaya devam edecek. Belediye bu amaçla mevcut ağlardan ve yazılım ortağı şirketlerin uzmanlık ve deneyimlerinden faydalanıyor.
Rakamlar - Veriler - Gerçekler
- Offenbach am Main Belediyesi ofislerinin yüzde 63'ü şu anda elektronik dosya kullanıyor
- Ofislerin yüzde 25'i dijital gelen ve/veya giden posta kullanıyor
- 38 hizmet şu anda çevrimiçi olarak mevcut
- BT çalışanları: merkez ofiste merkezi BT departmanı (24 çalışan artı 6 stajyer); merkezi olmayan BT uzman idareleri (22 çalışan artı diğer pozisyonlarda saatlik kotalar); dijitalleştirme personel birimi: 6 çalışan; şehir eğitim ofisi şu anda okulları desteklemek için kapasite oluşturuyor
- Merkez ofiste BT harcamaları için yıllık yaklaşık 4,1 milyon avroluk bütçe, talep artıyor (BT harcamaları merkezi olmayan ve merkezi olarak kaydedilmeyen OU'larda uzmanlık prosedürleri vb.)