Неотдавнашното посещение на президента на Малави Лазарус Чаквера и неговата делегация в Офенбах миналата седмица беше специално събитие. Такива случаи са рядкост, но кметството винаги е добре подготвено за тях. Гордън Хадлър, ръководител на главното управление в продължение на дванадесет години, и неговият екип рутинно координират тези събития: "Въпреки вълнението и организационните усилия, това са големи поводи за нашия град. Освен Главната служба, в подготовката и организацията централно участва и Службата за връзки с обществеността. Бетина Йост, много опитен служител в офиса, отговаря за това високопоставените гости да се чувстват добре обгрижени и комфортно в Офенбах. Тя е много добре запозната с етикета и протокола на подобни събития. Заедно с г-н Хадлер и други колеги тя организира всичко до последния детайл.
Независимо дали става въпрос за федерален президент или олимпийски шампиони, епископи или посланици: през последните десетилетия Офенбах многократно е посрещал почетни гости. За това свидетелства Златната книга на града, която се води от 1949 г. насам. Тази книга е не само историческа сбирка, но и впечатляващо произведение на изкуството. Тя е изработена от майстори от Офенбах от фина, светла кожа със златен кант и е поставена в също толкова висококачествена защитна корица - въпреки че носи скромното заглавие "Книга за гости на град Офенбах на Майн". Първият запис е от 28 юни 1949 г. и е написан от Йохан Ребхолц, тогавашния кмет на града.
Златната книга свидетелства и за факта, че Офенбах винаги е бил голям спортен град: много жители на Офенбах са били отличени за своите спортни постижения с вписване в Златната книга. През 1984 г. Офенбах се гордее със своите олимпийски шампиони. Плувецът Михаел Грос и фехтовачите Корнелия Ханиш и Кристиане Вебер донесоха златни и сребърни медали от Лос Анджелис, като си осигуриха почетно място в книгата на гостите. На спортната гала през 2009 г. бившият футболист на "Кикерс" Руди Фьолер, роден в Ханау, и бившият национален треньор по футбол Щефи Джоунс се увековечиха в Златната книга.
Друга забележителност е посещението на бившия треньор на OFC Ото Рехагел през 2008 г. "В залата едва се дишаше, толкова много хора се блъскаха наоколо, за да го видят как подписва Златната книга", спомня си Бетина Йост. "Този наплив показа колко много градът цени своите гости и колко важни са тези вписвания в Златната книга за Офенбах и неговите граждани."
Имаше и видни посетители на политическо ниво, включително няколко бивши германски президенти като Теодор Хойс (1953 г.), Валтер Шел (1977 г.) и съвсем наскоро Йоахим Гаук (2016 г.). Една забавна подробност: дори шведският мъжки модел Маркус Шенкенберг се увековечи в Златната книга на града през 2013 г. по повод партньорството си като главен спонсор на първия женски отбор на Офенбахския тенис клуб (OTC).
По време на посещението на президента на Малави пресслужбата и съответните служби работиха в тясно сътрудничество с протоколния отдел на Държавното канцлерство на Хесен. Това включваше изясняване на това с какви превозни средства ще пътуват гостите и кои изисквания за сигурност трябва да бъдат взети предвид. В такива случаи трябва да се включат и съответните специализирани служби, както и градската и щатската полиция, за да се гарантира безпроблемната съвместна работа на всички участващи отдели. В Офенбах обикновено участват главният офис, протоколният отдел, пресслужбата, службата за обществен ред, службата за пътно движение и, както беше миналата седмица, отделът за бизнес развитие.
Главният офис упражнява правата на домакина на кмета д-р Феликс Швенке по време на такива посещения или събития и отговаря предимно за логистичните въпроси и управлението на времето. Прецизното планиране на времето за пътуване по време на събитието е също толкова важно, колкото и поддържането на връзка със съответната полиция по въпроси, свързани със сигурността. Тук роля играе и необичайната за градовете концепция за отворен план на кметството в Офенбах. Със своето внушително фоайе то е място за срещи и е свободно достъпно за всички граждани.
Съществуват специални изисквания за събития от критично значение за сигурността, като например посещението на бившия германски президент Йоахим Гаук. Когато Йоахим Гаук и съпругата му Даниела Шадт дойдоха в Офенбах през 2016 г., беше ангажирана дори Федералната криминална служба: Бронирани превозни средства бяха в готовност, бяха проверени пътищата за достъп и пътеките, сградите и пътищата за бягство. Освен това на служителите на кметството бяха издадени специални гривни, които регламентираха кой точно е допуснат в близост до федералния президент.
За Бетина Йест обаче не само аспектът на безопасността играе важна роля. Тя подчертава, че в допълнение към предпазните мерки основният акцент е уважителното отношение към гостите.
Бетина Йост, Служба за връзки с общественосттаВсеки път, когато посещаваме града, се питаме как ние като град домакин можем да отдадем дължимото на нашите гости и да направим престоя им възможно най-приятен за всички.
Регионалните подаръци, като например ядки с черен пипер от Офенбах или кожени изделия, също играят важна роля в тези разсъждения, за да покажат традициите на домакина. "Но ние мислим и за местните специалитети. Трябва да се спазва етикет, за да се гарантира, че всички гости се чувстват добре дошли и оценени. Ето защо предварително правим задълбочено проучване и откриваме какво е подходящо за съответната страна и култура - например подаване на ръка или лек поклон при посрещане на гостите. Също така се интересуваме дали нашите гости имат някакви специфични желания. Например японските ни гости предпочитат негазирана вода пред газирана минерална вода", съобщава Йост. На малавийския президент дори е било сервирано кафе от Малави. Освен това главният офис организира други изисквания за храна и напитки, подготвя необходимите зали и помещения и управлява веригата от офиси на лорд-кмета. "Служебната верига се носи главно при церемониални и специални случаи. Тя е изработена от злато и за нея винаги се грижи служител от главния офис, когато се прибира от сейфа в кметството, поради високата ѝ материална стойност", казва Хадлер.
Протоколната рамка също играе централна роля в подготовката на Хадлер. Това включва например въпроса дали знамената трябва да бъдат издигнати на мачтата. "Имаме на склад няколко знамена и транспаранти за такива случаи, но първо трябваше да поръчаме едно за посещението от Малави. Освен това трябва да помислим внимателно как да го окачим, за да не се окаже, че виси накриво. Поръчката на знамената също трябваше да бъде уточнена предварително. Както за много други неща, и тук има определени правила", обяснява Хадлер.
Грижата, полагана във всички области, гарантира, че посещенията на високопоставени лица в Офенбах протичат гладко и с достойнство. "От време на време поглеждаме и в Златната книга, за да видим кои видни гости вече са се увековечили в миналото - това винаги може да върне вълнуващи спомени", добавя Йост.