Η πρόσφατη επίσκεψη του Προέδρου του Μαλάουι Lazarus Chakwera και της αντιπροσωπείας του στο Offenbach την περασμένη εβδομάδα ήταν ένα ξεχωριστό γεγονός. Τέτοιες περιπτώσεις είναι σπάνιες, αλλά το δημαρχείο είναι πάντα καλά προετοιμασμένο γι' αυτές. Ο Gordon Hadler, προϊστάμενος του κεντρικού γραφείου επί δώδεκα χρόνια, και η ομάδα του συντονίζουν συστηματικά αυτές τις εκδηλώσεις: "Παρά τον ενθουσιασμό και την οργανωτική προσπάθεια, πρόκειται για σπουδαίες περιστάσεις για την πόλη μας. Εκτός από το Κεντρικό Γραφείο, το Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων συμμετέχει επίσης κεντρικά στην προετοιμασία και την οργάνωση. Η Bettina Jöst, μια πολύ έμπειρη υπάλληλος του γραφείου, είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση ότι οι υψηλοί προσκεκλημένοι αισθάνονται καλά φροντισμένοι και άνετα στο Offenbach. Είναι πολύ εξοικειωμένη με την εθιμοτυπία και το πρωτόκολλο τέτοιων εκδηλώσεων. Μαζί με τον κ. Hadler και άλλους συναδέλφους, οργανώνει τα πάντα μέχρι την τελευταία λεπτομέρεια.
Είτε πρόκειται για ομοσπονδιακό πρόεδρο είτε για ολυμπιονίκες, είτε για επισκόπους είτε για πρεσβευτές: το Όφενμπαχ έχει υποδεχθεί επανειλημμένα τιμώμενους καλεσμένους τις τελευταίες δεκαετίες. Το μαρτυρά η Χρυσή Βίβλος της πόλης, η οποία τηρείται από το 1949. Το βιβλίο αυτό δεν είναι μόνο μια ιστορική συλλογή, αλλά και ένα εντυπωσιακό έργο τέχνης. Κατασκευάστηκε από μαθητές του Offenbach από εξαιρετικό, ανοιχτόχρωμο δέρμα με χρυσή μπορντούρα και φιλοξενείται σε ένα εξίσου υψηλής ποιότητας προστατευτικό κάλυμμα - αν και φέρει τον ταπεινό τίτλο "Βιβλίο επισκεπτών της πόλης Offenbach am Main". Η πρώτη εγγραφή φέρει ημερομηνία 28 Ιουνίου 1949 και γράφτηκε από τον Johann Rebholz, τον τότε δήμαρχο.
Η Χρυσή Βίβλος μαρτυρά επίσης ότι το Όφενμπαχ ήταν πάντα μια σπουδαία αθλητική πόλη: πολλοί κάτοικοι του Όφενμπαχ έχουν τιμηθεί για τα αθλητικά τους επιτεύγματα με μια εγγραφή στη Χρυσή Βίβλο. Το 1984, το Offenbach ήταν υπερήφανο για τους Ολυμπιονίκες του. Ο κολυμβητής Michael Groß και οι ξιφομάχοι Cornelia Hanisch και Christiane Weber έφεραν χρυσά και ασημένια μετάλλια από το Λος Άντζελες, εξασφαλίζοντας μια τιμητική θέση στο βιβλίο επισκεπτών. Στο αθλητικό γκαλά του 2009, ο πρώην ποδοσφαιριστής των Kickers Rudi Völler, ο οποίος γεννήθηκε στο Hanau, και η πρώην εθνική προπονήτρια ποδοσφαίρου Steffi Jones απαθανατίστηκαν στη Χρυσή Βίβλο.
Μια άλλη κορυφαία στιγμή ήταν η επίσκεψη του πρώην προπονητή της OFC Otto Rehhagel το 2008: "Με δυσκολία μπορούσες να αναπνεύσεις στην αίθουσα, τόσοι πολλοί άνθρωποι στριμώχνονταν για να τον δουν να υπογράφει τη Χρυσή Βίβλο", θυμάται η Bettina Jöst. "Αυτός ο συνωστισμός έδειξε πόσο πολύ η πόλη εκτιμά τους επισκέπτες της και πόσο σημαντικές είναι αυτές οι εγγραφές στη Χρυσή Βίβλο για το Όφενμπαχ και τους πολίτες του".
Υπήρχαν επίσης εξέχοντες επισκέπτες σε πολιτικό επίπεδο, μεταξύ των οποίων αρκετοί πρώην πρόεδροι της Γερμανίας, όπως ο Theodor Heuss (1953), ο Walter Scheel (1977) και πιο πρόσφατα ο Joachim Gauck (2016). Μια διασκεδαστική λεπτομέρεια: ακόμη και το σουηδικό ανδρικό μοντέλο Marcus Schenkenberg απαθανατίστηκε στη Χρυσή Βίβλο της πόλης το 2013, με αφορμή τη συνεργασία του ως βασικού χορηγού της πρώτης γυναικείας ομάδας του Offenbach Tennis Club (OTC).
Κατά τη διάρκεια της επίσκεψης του Προέδρου του Μαλάουι, το τμήμα Τύπου και τα αρμόδια γραφεία συνεργάστηκαν στενά με το τμήμα πρωτοκόλλου της Κρατικής Καγκελαρίας της Έσσης. Αυτό περιελάμβανε την αποσαφήνιση των οχημάτων με τα οποία θα ταξίδευαν οι προσκεκλημένοι και των απαιτήσεων ασφαλείας που έπρεπε να ληφθούν υπόψη. Σε τέτοιες περιπτώσεις, πρέπει να εμπλέκονται επίσης τα αρμόδια εξειδικευμένα γραφεία καθώς και η αστυνομία της πόλης και του κρατιδίου, ώστε να διασφαλίζεται η απρόσκοπτη συνεργασία όλων των εμπλεκόμενων υπηρεσιών. Στο Offenbach, συνήθως εμπλέκονται το κεντρικό γραφείο, το τμήμα πρωτοκόλλου, το γραφείο τύπου, το γραφείο δημόσιας τάξης, η τροχαία και, όπως συνέβη την περασμένη εβδομάδα, το τμήμα επιχειρηματικής ανάπτυξης.
Το κεντρικό γραφείο ασκεί τα δικαιώματα κατοικίας του δημάρχου Dr Felix Schwenke κατά τη διάρκεια τέτοιων επισκέψεων ή εκδηλώσεων και είναι κυρίως υπεύθυνο για τα υλικοτεχνικά θέματα και τη διαχείριση του χρόνου. Ο ακριβής προγραμματισμός των χρόνων μετακίνησης κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης είναι εξίσου σημαντικός όπως και η επικοινωνία με την αρμόδια αστυνομία για θέματα ασφαλείας. Εδώ παίζει ρόλο και η ασυνήθιστη για τις πόλεις έννοια του ανοιχτού χώρου του δημαρχείου του Offenbach. Με το εντυπωσιακό φουαγιέ του, αποτελεί τόπο συνάντησης και είναι ελεύθερα προσβάσιμο σε όλους τους πολίτες.
Υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις ιδίως για εκδηλώσεις κρίσιμης σημασίας για την ασφάλεια, όπως η επίσκεψη του πρώην προέδρου της Γερμανίας Γιοάχιμ Γκάουκ. Όταν ο Joachim Gauck και η σύζυγός του Daniela Schadt ήρθαν στο Offenbach το 2016, ενεπλάκη ακόμη και η Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Εγκληματολογικής Αστυνομίας: Τα τεθωρακισμένα οχήματα ήταν σε ετοιμότητα, οι δρόμοι πρόσβασης και τα μονοπάτια ελέγχθηκαν, τα κτίρια επιθεωρήθηκαν και οι οδοί διαφυγής επιθεωρήθηκαν. Επιπλέον, δόθηκαν ειδικά βραχιολάκια στους υπαλλήλους του δημαρχείου, τα οποία ρύθμιζαν επακριβώς ποιος επιτρέπεται να βρίσκεται κοντά στον ομοσπονδιακό πρόεδρο.
Για την Bettina Jöst, ωστόσο, δεν είναι μόνο η πτυχή της ασφάλειας που παίζει σημαντικό ρόλο. Τονίζει ότι, εκτός από τα μέτρα προφύλαξης, η σεβαστή μεταχείριση των επισκεπτών είναι το κύριο μέλημα.
Bettina Jöst, Γραφείο Δημοσίων ΣχέσεωνΚάθε φορά που επισκεπτόμαστε, αναρωτιόμαστε πώς μπορούμε ως φιλοξενούσα πόλη να δικαιώσουμε τους επισκέπτες μας ξεχωριστά και να κάνουμε τη διαμονή τους όσο το δυνατόν πιο ευχάριστη για όλους.
Τα τοπικά δώρα, όπως οι ξηροί καρποί πιπεριού Offenbach ή τα δερμάτινα είδη, παίζουν επίσης ρόλο σε αυτές τις σκέψεις, προκειμένου να δείξουν τις παραδόσεις του οικοδεσπότη. "Σκεφτόμαστε όμως και τις τοπικές σπεσιαλιτέ. Η εθιμοτυπία πρέπει να τηρείται για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι επισκέπτες αισθάνονται ευπρόσδεκτοι και εκτιμημένοι. Γι' αυτό κάνουμε εκτενή έρευνα εκ των προτέρων και μαθαίνουμε τι αρμόζει στην εκάστοτε χώρα και κουλτούρα - όπως η χειραψία ή η ελαφρά υπόκλιση κατά τον χαιρετισμό των καλεσμένων. Επίσης, ρωτάμε αν οι επισκέπτες μας έχουν κάποιες συγκεκριμένες επιθυμίες. Για παράδειγμα, οι Ιάπωνες επισκέπτες μας προτιμούν το μη ανθρακούχο νερό από το ανθρακούχο μεταλλικό νερό", αναφέρει ο Jöst. Στον πρόεδρο του Μαλάουι σερβιρίστηκε ακόμη και καφές από το Μαλάουι. Επιπλέον, το κεντρικό γραφείο οργανώνει άλλες απαιτήσεις σε τρόφιμα και ποτά, προετοιμάζει τις απαιτούμενες αίθουσες και δωμάτια και διαχειρίζεται την αλυσίδα γραφείων του Λόρδου Δημάρχου. "Η αλυσίδα του γραφείου φοριέται κυρίως σε τελετουργικές και ειδικές περιστάσεις. Είναι φτιαγμένη από χρυσό και τη φροντίζει πάντοτε ένας υπάλληλος του κεντρικού γραφείου όταν τη βγάζει από το χρηματοκιβώτιο στο δημαρχείο λόγω της μεγάλης υλικής της αξίας", λέει ο Hadler.
Το πλαίσιο πρωτοκόλλου παίζει επίσης κεντρικό ρόλο στις προετοιμασίες του Hadler. Αυτό περιλαμβάνει, για παράδειγμα, το ζήτημα του αν θα πρέπει να υψωθούν οι σημαίες στον ιστό της σημαίας. "Έχουμε μερικές σημαίες και λάβαρα σε απόθεμα για τέτοιες περιπτώσεις, αλλά έπρεπε πρώτα να παραγγείλουμε μία για την επίσκεψη από το Μαλάουι. Πρέπει επίσης να σκεφτούμε προσεκτικά πώς θα την κρεμάσουμε, ώστε να μην καταλήξει να κρέμεται ανάποδα. Η σειρά των σημαιών έπρεπε επίσης να διευκρινιστεί εκ των προτέρων. Όπως σε τόσα πολλά πράγματα εδώ, υπάρχουν ορισμένοι κανόνες", εξηγεί ο Hadler.
Η φροντίδα που λαμβάνεται σε όλους τους τομείς διασφαλίζει ότι οι επισκέψεις υψηλών προσώπων στο Όφενμπαχ διεξάγονται ομαλά και με αξιοπρέπεια. "Κατά καιρούς, ρίχνουμε επίσης μια ματιά στη Χρυσή Βίβλο για να δούμε ποιοι εξέχοντες επισκέπτες έχουν απαθανατιστεί στο παρελθόν - αυτό μπορεί πάντα να ξυπνήσει συναρπαστικές αναμνήσεις", προσθέτει ο Jöst.