La récente visite du président malawite Lazarus Chakwera et de sa délégation à Offenbach la semaine dernière a été un événement particulier. De tels événements sont plutôt rares, mais la mairie y est toujours parfaitement préparée. Gordon Hadler, chef du bureau principal depuis douze ans, coordonne ces rendez-vous avec son équipe de manière routinière : "Malgré l'excitation et le travail d'organisation, ce sont de belles occasions pour notre ville. Outre le bureau principal, le service des relations publiques est également impliqué de manière centrale dans les préparatifs et la réalisation. Et pas seulement en raison de la communication autour de cet événement : avec Bettina Jöst, c'est une collaboratrice très expérimentée de l'office qui s'occupe de faire en sorte que les invités de marque se sentent correctement pris en charge et à l'aise à Offenbach. Elle connaît parfaitement l'étiquette et toutes les questions relatives au protocole de tels événements. En collaboration avec M. Hadler et d'autres collègues, elle organise tout dans les moindres détails.
Qu'il s'agisse du président de la République fédérale d'Allemagne ou des champions olympiques, d'un évêque ou d'un ambassadeur, Offenbach a toujours accueilli des hôtes de marque au cours des dernières décennies. Le Livre d'or de la ville, tenu depuis 1949, en témoigne. Ce livre n'est pas seulement une collection historique, mais aussi une œuvre d'art impressionnante. Il a été confectionné par des maîtres-élèves d'Offenbach en cuir clair noble avec des tranches dorées et se trouve dans une pochette de protection tout aussi prestigieuse - alors qu'il porte le modeste titre de "Livre d'or de la ville d'Offenbach am Main". La première inscription date du 28 juin 1949 et a été rédigée par Johann Rebholz, le maire de l'époque.
Le Livre d'or témoigne également du fait qu'Offenbach a toujours été une grande ville sportive : de nombreux habitants d'Offenbach ont été récompensés pour leurs performances sportives par une inscription dans le Livre d'or. En 1984, Offenbach s'est montrée fière de ses champions et championnes olympiques. Le nageur Michael Groß ainsi que les escrimeuses Cornelia Hanisch et Christiane Weber ont rapporté de Los Angeles des médailles d'or et d'argent et se sont ainsi assurés une place d'honneur dans le livre d'or. Lors du gala sportif de 2009, l'ancien footballeur des Kickers Rudi Völler, né à Hanau, et l'ancienne entraîneuse nationale de football Steffi Jones ont été immortalisés dans le livre d'or.
Un autre moment fort a été la visite de l'ancien entraîneur de l'OFC, Otto Rehhagel, en 2008 : "On avait presque du mal à respirer dans la salle, tant les gens s'y pressaient - juste pour le voir signer le Livre d'or", se souvient Bettina Jöst. "Cette affluence a montré à quel point la ville apprécie ses invités et l'importance de ces inscriptions dans le Livre d'or pour Offenbach et ses citoyens".
Au niveau politique, d'éminents visiteurs se sont également retrouvés, dont plusieurs anciens présidents fédéraux comme Theodor Heuss (1953), Walter Scheel (1977) et plus récemment Joachim Gauck (2016). Détail amusant : même le mannequin masculin suédois Marcus Schenkenberg s'est immortalisé dans le Livre d'or de la ville en 2013, à l'occasion de son partenariat en tant que sponsor principal de la première équipe féminine du club de tennis d'Offenbach (OTC).
Lors de la visite du président du Malawi, le service de presse et les bureaux compétents ont travaillé en étroite collaboration avec le service de protocole de la chancellerie d'État de Hesse. Il s'agissait notamment de déterminer les véhicules utilisés par les invités et les exigences de sécurité à prendre en compte. Dans de tels cas, les services spécialisés correspondants ainsi que la police municipale et régionale doivent également être impliqués afin que tous les services impliqués collaborent sans faille. A Offenbach, le bureau principal, le protocole, le service de presse, le service d'ordre, le service de la circulation routière et, comme la semaine dernière, le service de développement économique sont généralement impliqués.
Lors de telles visites ou manifestations, le bureau principal exerce le droit de visite pour le maire, Dr. Felix Schwenke, et s'occupe principalement des questions logistiques et de la gestion du temps. La planification précise des temps de trajet dans le déroulement du rendez-vous est tout aussi importante que le contact avec la police compétente pour les questions de sécurité. Le concept ouvert de l'hôtel de ville d'Offenbach, peu courant dans les villes, joue également un rôle. Avec son impressionnant foyer, il est un lieu de rencontre et est librement accessible à tous les citoyens.
Il existe des exigences particulières, en particulier pour les rendez-vous critiques en matière de sécurité, comme la visite de l'ancien président allemand Joachim Gauck. Lorsque Joachim Gauck et son épouse Daniela Schadt sont venus à Offenbach en 2016, même l'Office fédéral de police criminelle a été impliqué : Des véhicules blindés étaient prêts, les accès et les chemins ont été contrôlés, les bâtiments ont été visités et les issues de secours inspectées. De plus, des bracelets spéciaux ont été distribués aux employés de la mairie, réglant précisément qui avait le droit de s'approcher du président fédéral.
Pour Bettina Jöst, l'aspect sécuritaire n'est pas le seul à jouer un rôle important. Elle souligne qu'en plus des mesures de précaution, c'est surtout le traitement respectueux des invités qui est au centre des préoccupations.
Bettina Jöst, Service des relations publiquesÀ chaque visite, nous nous demandons comment, en tant que ville d'accueil, nous pouvons satisfaire nos hôtes individuellement et rendre leur séjour aussi agréable que possible pour tous.
Dans ces réflexions, les cadeaux régionaux comme les noix au poivre d'Offenbach ou les articles en cuir jouent également un rôle pour montrer les traditions de l'hôte. "Mais nous réfléchissons aussi aux spécificités du pays. L'étiquette doit être respectée afin de s'assurer que tous les invités se sentent bienvenus et valorisés. C'est pourquoi nous effectuons des recherches approfondies au préalable et nous renseignons sur ce qui est approprié pour le pays et la culture en question - par exemple, serrer la main ou s'incliner légèrement lors de la salutation. Nous nous renseignons également pour savoir si nos hôtes ont des souhaits particuliers. Par exemple, nos invités japonais préfèrent l'eau plate à l'eau minérale gazeuse", explique Jöst. Le président du Malawi s'est même vu offrir du café du Malawi. En outre, le bureau principal clarifie les autres besoins en boissons et en nourriture, prépare les salles et les espaces nécessaires et gère la chaîne officielle du maire. "La chaîne de fonction est surtout portée lors d'occasions solennelles et particulières. Elle est en or et, en raison de sa grande valeur matérielle, un employé de la mairie centrale en prend toujours soin lorsqu'elle est sortie du coffre-fort de l'hôtel de ville", explique Hadler.
Pour Hadler, le cadre protocolaire joue également un rôle central dans la préparation. Il s'agit par exemple de savoir si les drapeaux doivent être hissés sur le mât. "Nous avons quelques drapeaux en stock pour ce genre d'événements, mais nous avons dû en commander un pour la visite du Malawi. Il faut aussi réfléchir tranquillement à la manière de le suspendre pour qu'il ne soit pas à l'envers à la fin. L'ordre des drapeaux doit également être clarifié au préalable. Comme beaucoup de choses chez nous, il y a des règles précises", explique Hadler.
Le soin apporté à tous les domaines garantit le bon déroulement et la dignité des visites de haut niveau à Offenbach. "De temps en temps, nous jetons aussi un coup d'œil dans le Livre d'or pour voir quels invités célèbres ont déjà été immortalisés dans le passé - cela peut toujours réveiller des souvenirs passionnants", ajoute Jöst.