La recente visita del Presidente del Malawi Lazarus Chakwera e della sua delegazione a Offenbach la scorsa settimana è stata un evento speciale. Queste occasioni sono rare, ma il municipio è sempre ben preparato. Gordon Hadler, responsabile dell'Ufficio centrale da dodici anni, e il suo team coordinano abitualmente questi eventi: "Nonostante l'emozione e lo sforzo organizzativo, si tratta di grandi occasioni per la nostra città". Oltre all'Ufficio principale, anche l'Ufficio relazioni pubbliche è coinvolto in modo centrale nei preparativi e nell'organizzazione. Bettina Jöst, un'esperta collaboratrice dell'ufficio, è responsabile di garantire che gli ospiti di alto livello si sentano a proprio agio a Offenbach. Ha molta dimestichezza con l'etichetta e il protocollo di questi eventi. Insieme al signor Hadler e ad altri colleghi, organizza tutto nei minimi dettagli.
Che si tratti del Presidente della Confederazione o di campioni olimpici, di vescovi o ambasciatori, negli ultimi decenni Offenbach ha accolto ripetutamente ospiti d'onore. Il Libro d'Oro della città, conservato dal 1949, ne è la testimonianza. Questo libro non è solo una collezione storica, ma anche un'impressionante opera d'arte. È stato realizzato da studenti di Offenbach in pelle chiara e pregiata con bordi dorati ed è contenuto in una copertina protettiva di altrettanta qualità, anche se reca il modesto titolo di "Libro degli ospiti della città di Offenbach am Main". La prima annotazione è datata 28 giugno 1949 ed è stata scritta da Johann Rebholz, il sindaco dell'epoca.
Il Libro d'Oro testimonia anche che Offenbach è sempre stata una grande città sportiva: molti abitanti di Offenbach sono stati premiati per i loro successi sportivi con un'iscrizione nel Libro d'Oro. Nel 1984, Offenbach era orgogliosa dei suoi campioni olimpici. Il nuotatore Michael Groß e le schermitrici Cornelia Hanisch e Christiane Weber riportarono da Los Angeles le medaglie d'oro e d'argento, assicurandosi un posto d'onore nel libro degli ospiti. In occasione del Gala dello Sport del 2009, l'ex calciatore dei Kickers Rudi Völler, nato ad Hanau, e l'ex allenatrice nazionale di calcio Steffi Jones si sono fatti immortalare nel Libro d'Oro.
Un altro momento saliente è stata la visita dell'ex allenatore dell'OFC Otto Rehhagel nel 2008: "Non si riusciva quasi a respirare nella sala, tanta era la gente che si accalcava per vederlo firmare il Libro d'Oro", ricorda Bettina Jöst. "Questa ressa ha dimostrato quanto la città apprezzi i suoi ospiti e quanto siano importanti queste iscrizioni al Libro d'Oro per Offenbach e i suoi cittadini".
Ci sono stati anche visitatori di spicco a livello politico, tra cui diversi ex presidenti tedeschi come Theodor Heuss (1953), Walter Scheel (1977) e più recentemente Joachim Gauck (2016). Un dettaglio divertente: anche il modello maschile svedese Marcus Schenkenberg si è fatto immortalare nel Libro d'Oro della città nel 2013, in occasione della sua partnership come sponsor principale della prima squadra femminile dell'Offenbach Tennis Club (OTC).
Durante la visita del Presidente del Malawi, l'ufficio stampa e gli uffici competenti hanno lavorato a stretto contatto con l'ufficio protocollo della Cancelleria di Stato dell'Assia. Ciò ha comportato la necessità di chiarire quali veicoli avrebbero viaggiato gli ospiti e quali requisiti di sicurezza dovevano essere presi in considerazione. In questi casi, devono essere coinvolti anche gli uffici specializzati competenti e la polizia municipale e statale, per garantire che tutti i dipartimenti coinvolti lavorino insieme senza problemi. A Offenbach sono solitamente coinvolti l'ufficio principale, l'ufficio protocollo, l'ufficio stampa, l'ufficio per l'ordine pubblico, l'autorità per la circolazione stradale e, come nel caso della scorsa settimana, l'ufficio per lo sviluppo del business.
L'Ufficio principale esercita il diritto di domicilio per il sindaco Felix Schwenke durante tali visite o eventi ed è principalmente responsabile delle questioni logistiche e della gestione del tempo. La pianificazione precisa dei tempi di viaggio nel corso dell'evento è altrettanto importante quanto il collegamento con la polizia competente per le questioni di sicurezza. Anche il concetto di open space del municipio di Offenbach, insolito nelle città, gioca un ruolo importante. Con il suo imponente foyer, è un luogo di incontro e di libero accesso per tutti i cittadini.
Esistono requisiti speciali soprattutto per gli eventi critici per la sicurezza, come la visita dell'ex presidente tedesco Joachim Gauck. Quando Joachim Gauck e sua moglie Daniela Schadt sono venuti a Offenbach nel 2016, è stato coinvolto anche l'Ufficio federale di polizia criminale: I veicoli blindati erano pronti, le strade e i sentieri di accesso sono stati controllati, gli edifici sono stati ispezionati e le vie di fuga sono state controllate. Inoltre, ai dipendenti del municipio sono stati rilasciati speciali braccialetti che regolavano esattamente chi poteva entrare nelle vicinanze del Presidente federale.
Per Bettina Jöst, tuttavia, non è solo l'aspetto della sicurezza a svolgere un ruolo importante. Sottolinea che, oltre alle misure precauzionali, il trattamento rispettoso degli ospiti è l'obiettivo principale.
Bettina Jöst, Ufficio relazioni con il pubblicoOgni volta che visitiamo, ci chiediamo come possiamo, in quanto città ospitante, rendere giustizia ai nostri ospiti individualmente e rendere il loro soggiorno il più piacevole possibile per tutti.
Anche i regali regionali, come le noci di pepe di Offenbach o gli articoli in pelle, giocano un ruolo importante in queste considerazioni, per mostrare le tradizioni dell'ospite. "Ma pensiamo anche alle specialità locali. Il galateo deve essere rispettato per garantire che tutti gli ospiti si sentano benvenuti e apprezzati. Per questo motivo facciamo ricerche approfondite in anticipo e scopriamo cosa è appropriato per il rispettivo Paese e cultura, come stringere la mano o fare un leggero inchino quando si salutano gli ospiti. Ci informiamo anche se i nostri ospiti hanno qualche desiderio specifico. Ad esempio, i nostri ospiti giapponesi preferiscono l'acqua liscia all'acqua minerale frizzante", riferisce Jöst. Al presidente del Malawi è stato persino servito del caffè proveniente dal Malawi. Inoltre, l'ufficio principale organizza altre richieste di cibo e bevande, prepara le sale e le stanze necessarie e gestisce la catena del sindaco. "La catena del sindaco viene indossata soprattutto nelle cerimonie e nelle occasioni speciali. È d'oro e viene sempre custodita da un membro del personale dell'ufficio principale quando viene estratta dalla cassaforte del municipio a causa del suo alto valore materiale", spiega Hadler.
Anche il quadro protocollare svolge un ruolo centrale nei preparativi di Hadler. Ad esempio, si tratta di stabilire se le bandiere debbano essere issate sul pennone. "Abbiamo alcune bandiere e stendardi in magazzino per queste occasioni, ma abbiamo dovuto prima ordinarne una per la visita dal Malawi. Dobbiamo anche pensare bene a come appenderla per evitare che finisca appesa nel verso sbagliato". Anche l'ordine delle bandiere doveva essere chiarito in anticipo. Come per molte altre cose, qui ci sono delle regole", spiega Hadler.
L'attenzione prestata in tutti i settori assicura che le visite di alto livello a Offenbach si svolgano senza intoppi e con dignità. "Di tanto in tanto diamo anche un'occhiata al Libro d'Oro per vedere quali ospiti di spicco si sono fatti immortalare in passato: questo può sempre riportare alla mente ricordi emozionanti", aggiunge Jöst.