Niedawna wizyta prezydenta Malawi Lazarusa Chakwery i jego delegacji w Offenbach w zeszłym tygodniu była szczególnym wydarzeniem. Takie okazje zdarzają się rzadko, ale ratusz jest na nie zawsze dobrze przygotowany. Gordon Hadler, kierownik Biura Głównego od dwunastu lat, i jego zespół rutynowo koordynują te wydarzenia: "Pomimo emocji i wysiłku organizacyjnego, są to wspaniałe okazje dla naszego miasta. Oprócz Biura Głównego, Biuro Public Relations jest również centralnie zaangażowane w przygotowania i organizację. Bettina Jöst, bardzo doświadczony pracownik biura, jest odpowiedzialna za to, by wysokiej rangi goście czuli się w Offenbach dobrze i komfortowo. Jest bardzo dobrze zaznajomiona z etykietą i protokołem takich wydarzeń. Wraz z panem Hadlerem i innymi współpracownikami organizuje wszystko w najdrobniejszych szczegółach.
Czy to prezydent federalny, czy mistrzowie olimpijscy, biskupi czy ambasadorowie: Offenbach wielokrotnie witał gości honorowych w ciągu ostatnich dziesięcioleci. Świadczy o tym Złota Księga miasta, prowadzona od 1949 roku. Księga ta jest nie tylko zbiorem historycznym, ale także imponującym dziełem sztuki. Została wyprodukowana przez mistrzów z Offenbach ze szlachetnej, jasnej skóry ze złotymi obramowaniami i jest umieszczona w równie wysokiej jakości okładce ochronnej - choć nosi skromny tytuł "Księga gości miasta Offenbach nad Menem". Pierwszy wpis nosi datę 28 czerwca 1949 roku i został napisany przez Johanna Rebholza, ówczesnego burmistrza miasta.
Złota Księga świadczy również o tym, że Offenbach zawsze było wspaniałym miastem sportowym: wielu mieszkańców Offenbach zostało uhonorowanych za swoje osiągnięcia sportowe wpisem do Złotej Księgi. W 1984 roku Offenbach było dumne ze swoich mistrzów olimpijskich. Pływak Michael Groß oraz szermierki Cornelia Hanisch i Christiane Weber przywieźli z Los Angeles złote i srebrne medale, zapewniając sobie honorowe miejsce w księdze gości. Podczas Gali Sportu w 2009 r. były piłkarz Kickers Rudi Völler, który urodził się w Hanau, oraz była trenerka piłkarska Steffi Jones uwiecznili się w Złotej Księdze.
Kolejną atrakcją była wizyta byłego trenera OFC Otto Rehhagela w 2008 r. "W hali ledwo można było oddychać, tak wielu ludzi tłoczyło się, by zobaczyć, jak podpisuje Złotą Księgę" - wspomina Bettina Jöst. "Ten pośpiech pokazał, jak bardzo miasto docenia swoich gości i jak ważne są te wpisy do Złotej Księgi dla Offenbach i jego mieszkańców".
Byli także prominentni goście na szczeblu politycznym, w tym kilku byłych prezydentów Niemiec, takich jak Theodor Heuss (1953), Walter Scheel (1977), a ostatnio Joachim Gauck (2016). Zabawny szczegół: nawet szwedzki model Marcus Schenkenberg uwiecznił się w Złotej Księdze miasta w 2013 roku, z okazji jego partnerstwa jako głównego sponsora pierwszej kobiecej drużyny Offenbach Tennis Club (OTC).
Podczas wizyty prezydenta Malawi dział prasowy i odpowiednie biura ściśle współpracowały z działem protokolarnym Kancelarii Stanu Hesji. Obejmowało to wyjaśnienie, jakimi pojazdami będą podróżować goście i jakie wymogi bezpieczeństwa należy wziąć pod uwagę. W takich przypadkach należy również zaangażować odpowiednie wyspecjalizowane biura, a także policję miejską i stanową, aby zapewnić płynną współpracę wszystkich zaangażowanych działów. W Offenbach, główne biuro, dział protokolarny, biuro prasowe, biuro porządku publicznego, urząd ruchu drogowego i, jak miało to miejsce w zeszłym tygodniu, dział rozwoju biznesu są zwykle zaangażowane.
Podczas takich wizyt lub wydarzeń Biuro Główne wykonuje prawa domowe dla Lorda Burmistrza dr Felixa Schwenke i jest przede wszystkim odpowiedzialne za kwestie logistyczne i zarządzanie czasem. Precyzyjne planowanie czasu podróży w trakcie wydarzenia jest równie ważne, jak współpraca z odpowiednią policją w kwestiach związanych z bezpieczeństwem. Otwarta koncepcja ratusza w Offenbach, która jest niezwykła w miastach, również odgrywa tutaj rolę. Dzięki imponującemu foyer jest on miejscem spotkań i jest swobodnie dostępny dla wszystkich mieszkańców.
Istnieją specjalne wymagania dotyczące wydarzeń o kluczowym znaczeniu dla bezpieczeństwa, takich jak wizyta byłego prezydenta Niemiec Joachima Gaucka. Kiedy Joachim Gauck i jego żona Daniela Schadt przybyli do Offenbach w 2016 r., zaangażowano nawet Federalny Urząd Policji Kryminalnej: W pogotowiu były pojazdy opancerzone, sprawdzono drogi dojazdowe i ścieżki, budynki i drogi ewakuacyjne. Ponadto pracownikom ratusza wydano specjalne opaski na rękę, które dokładnie regulowały, kto może przebywać w pobliżu prezydenta federalnego.
Jednak dla Bettiny Jöst nie tylko aspekt bezpieczeństwa odgrywa ważną rolę. Podkreśla, że oprócz środków ostrożności, najważniejsze jest pełne szacunku traktowanie gości.
Bettina Jöst, Biuro Public RelationsZa każdym razem, gdy przyjeżdżamy, zadajemy sobie pytanie, w jaki sposób jako miasto-gospodarz możemy oddać sprawiedliwość naszym gościom indywidualnie i sprawić, by ich pobyt był jak najprzyjemniejszy dla wszystkich.
Regionalne prezenty, takie jak orzechy pieprzowe Offenbach lub wyroby skórzane, również odgrywają rolę w tych rozważaniach, aby pokazać tradycje gospodarza. "Ale myślimy także o lokalnych specjałach. Należy przestrzegać etykiety, aby wszyscy goście czuli się mile widziani i doceniani. Dlatego z wyprzedzeniem przeprowadzamy szeroko zakrojone badania i dowiadujemy się, co jest odpowiednie dla danego kraju i kultury - na przykład uścisk dłoni lub lekki ukłon podczas powitania gości. Pytamy również, czy nasi goście mają jakieś szczególne życzenia. Na przykład, nasi japońscy goście wolą wodę niegazowaną od gazowanej wody mineralnej" - relacjonuje Jöst. Prezydent Malawi został nawet poczęstowany kawą z Malawi. Ponadto, główne biuro organizuje inne wymagania dotyczące żywności i napojów, przygotowuje wymagane sale i pokoje oraz zarządza łańcuchem biurowym burmistrza. "Łańcuch jest noszony głównie podczas uroczystości i specjalnych okazji. Jest wykonany ze złota i zawsze jest pod opieką pracownika głównego biura, gdy jest wyjmowany z sejfu w ratuszu ze względu na jego wysoką wartość materialną" - mówi Hadler.
Ramy protokołu również odgrywają kluczową rolę w przygotowaniach Hadlera. Obejmuje to na przykład kwestię tego, czy flagi powinny być wciągnięte na maszt. "Mamy w magazynie kilka flag i banerów na takie okazje, ale najpierw musieliśmy zamówić jedną na wizytę z Malawi. Musieliśmy również dokładnie przemyśleć, jak ją powiesić, aby nie wisiała w niewłaściwą stronę. Kolejność flag również musiała zostać wcześniej wyjaśniona. Jak w przypadku wielu innych rzeczy, obowiązują tu pewne zasady", wyjaśnia Hadler.
Dbałość o wszystkie obszary zapewnia, że wizyty wysokiej rangi w Offenbach przebiegają sprawnie i godnie. "Od czasu do czasu zaglądamy też do Złotej Księgi, aby zobaczyć, którzy wybitni goście uwiecznili się w przeszłości - to zawsze może przywołać ekscytujące wspomnienia" - dodaje Jöst.