Recenta vizită a președintelui malawian Lazarus Chakwera și a delegației sale la Offenbach, săptămâna trecută, a fost un eveniment special. Astfel de ocazii sunt rare, dar primăria este întotdeauna bine pregătită pentru ele. Gordon Hadler, șef al biroului principal timp de doisprezece ani, și echipa sa coordonează în mod obișnuit aceste evenimente: "În ciuda emoției și a efortului organizatoric, acestea sunt ocazii deosebite pentru orașul nostru. Pe lângă Biroul principal, Biroul de relații publice este, de asemenea, implicat în mod central în pregătiri și organizare. Bettina Jöst, un membru foarte experimentat al personalului biroului, este responsabilă de asigurarea faptului că oaspeții de rang înalt se simt bine îngrijiți și confortabil în Offenbach. Ea este foarte familiarizată cu eticheta și protocolul unor astfel de evenimente. Împreună cu dl Hadler și cu alți colegi, ea organizează totul până la ultimul detaliu.
Fie că este vorba despre președintele federal sau campioni olimpici, episcopi sau ambasadori: Offenbach a primit în mod repetat oaspeți de onoare în ultimele decenii. Cartea de Aur a orașului, care se păstrează din 1949, stă mărturie în acest sens. Această carte nu este doar o colecție istorică, ci și o impresionantă operă de artă. A fost realizată de masteranzii din Offenbach din piele fină, deschisă la culoare, cu margini aurii și este adăpostită într-o copertă de protecție la fel de înaltă calitate - deși poartă titlul modest "Cartea de oaspeți a orașului Offenbach am Main". Prima mențiune este datată 28 iunie 1949 și a fost scrisă de Johann Rebholz, primarul de atunci.
Cartea de Aur este, de asemenea, o mărturie a faptului că Offenbach a fost întotdeauna un mare oraș sportiv: mulți locuitori din Offenbach au fost onorați pentru realizările lor sportive cu o intrare în Cartea de Aur. În 1984, Offenbach a fost mândru de campionii săi olimpici. Înotătorul Michael Groß și scrimerii Cornelia Hanisch și Christiane Weber au adus medalii de aur și argint din Los Angeles, asigurându-și un loc de onoare în cartea de oaspeți. La Gala Sportului din 2009, fostul fotbalist al echipei Kickers Rudi Völler, născut la Hanau, și fostul antrenor național de fotbal Steffi Jones s-au imortalizat în Cartea de Aur.
Un alt moment important a fost vizita fostului antrenor OFC Otto Rehhagel în 2008: "Abia puteai respira în sală, atât de mulți oameni se înghesuiau doar pentru a-l vedea semnând Cartea de Aur", își amintește Bettina Jöst. "Această grabă a arătat cât de mult își apreciază orașul oaspeții și cât de importante sunt aceste intrări în Cartea de Aur pentru Offenbach și cetățenii săi."
Au existat, de asemenea, vizitatori importanți la nivel politic, inclusiv mai mulți foști președinți germani precum Theodor Heuss (1953), Walter Scheel (1977) și, mai recent, Joachim Gauck (2016). Un detaliu amuzant: chiar și modelul masculin suedez Marcus Schenkenberg s-a imortalizat în Cartea de Aur a orașului în 2013, cu ocazia parteneriatului său ca sponsor principal al primei echipe feminine a Offenbach Tennis Club (OTC).
În timpul vizitei președintelui Malawiei, departamentul de presă și birourile relevante au colaborat îndeaproape cu departamentul de protocol al Cancelariei de Stat din Hessa. Acest lucru a inclus clarificarea vehiculelor în care vor călători oaspeții și a cerințelor de securitate care trebuie luate în considerare. În astfel de cazuri, birourile specializate relevante, precum și poliția municipală și de stat trebuie, de asemenea, să fie implicate pentru a se asigura că toate departamentele implicate lucrează împreună fără probleme. În Offenbach, sunt implicate, de obicei, biroul principal, departamentul de protocol, biroul de presă, biroul de ordine publică, autoritatea de circulație rutieră și, cum a fost cazul săptămâna trecută, departamentul de dezvoltare a afacerilor.
Biroul principal exercită drepturile de domiciliu ale primarului Dr. Felix Schwenke în timpul unor astfel de vizite sau evenimente și este principalul responsabil pentru aspectele logistice și gestionarea timpului. Planificarea precisă a timpilor de deplasare în timpul evenimentului este la fel de importantă ca și legătura cu poliția competentă pentru problemele legate de securitate. Conceptul de plan deschis al Primăriei Offenbach, neobișnuit în orașe, joacă de asemenea un rol în acest caz. Cu foaierul său impresionant, acesta este un loc de întâlnire și este liber accesibil tuturor cetățenilor.
Există cerințe speciale în special pentru evenimentele critice pentru securitate, cum ar fi vizita fostului președinte german Joachim Gauck. Când Joachim Gauck și soția sa, Daniela Schadt, au venit la Offenbach în 2016, chiar și Oficiul Federal de Poliție Criminală a fost implicat: Au fost pregătite vehicule blindate, au fost verificate drumurile și căile de acces, au fost inspectate clădirile și au fost verificate căile de evacuare. În plus, au fost emise brățări speciale pentru angajații primăriei, care au reglementat cu exactitate cine avea voie în preajma președintelui federal.
Pentru Bettina Jöst, însă, nu doar aspectul siguranței joacă un rol major. Ea subliniază că, pe lângă măsurile de precauție, principalul obiectiv este tratamentul respectuos al oaspeților.
Bettina Jöst, Biroul de relații publiceDe fiecare dată când îi vizităm, ne întrebăm cum putem noi, ca oraș gazdă, să le facem dreptate oaspeților noștri în mod individual și să le facem șederea cât mai plăcută pentru toată lumea.
Cadourile regionale, cum ar fi nucile de piper Offenbach sau articolele din piele, joacă, de asemenea, un rol în aceste considerații, pentru a arăta tradițiile gazdei. "Dar ne gândim și la specialitățile locale. Eticheta trebuie respectată pentru a ne asigura că toți oaspeții se simt bineveniți și apreciați. De aceea, facem cercetări ample în avans și aflăm ce este potrivit pentru țara și cultura respectivă - cum ar fi strângerea mâinii sau o ușoară plecăciune atunci când întâmpinăm oaspeții. De asemenea, ne informăm dacă oaspeții noștri au dorințe specifice. De exemplu, oaspeții noștri japonezi preferă apa plată în locul apei minerale gazoase", raportează Jöst. Președintele malawian a fost servit chiar cu cafea din Malawi. În plus, biroul principal organizează alte cerințe privind mâncarea și băutura, pregătește sălile și camerele necesare și gestionează lanțul de birouri al primarului. "Lanțul de birou este purtat în principal la ceremonii și ocazii speciale. Este confecționat din aur și, din cauza valorii sale materiale ridicate, este întotdeauna îngrijit de un angajat al biroului principal atunci când este recuperat din seiful din primărie", spune Hadler.
Cadrul protocolar joacă, de asemenea, un rol central în pregătirile lui Hadler. Aceasta include, de exemplu, întrebarea dacă steagurile ar trebui să fie arborate pe catarg. "Avem câteva steaguri și bannere în stoc pentru astfel de ocazii, dar a trebuit să comandăm mai întâi unul pentru vizita din Malawi. De asemenea, trebuie să ne gândim cu atenție cum să îl atârnăm, astfel încât să nu ajungă să atârne în direcția greșită. Ordinea steagurilor a trebuit, de asemenea, să fie clarificată în prealabil. Ca multe alte lucruri aici, există anumite reguli", explică Hadler.
Grija acordată în toate domeniile asigură faptul că vizitele înalților demnitari la Offenbach se desfășoară fără probleme și cu demnitate. "Din când în când, aruncăm o privire și în Cartea de Aur, pentru a vedea ce oaspeți de seamă s-au imortalizat deja în trecut - asta poate aduce întotdeauna amintiri interesante", adaugă Jöst.