La reciente visita del Presidente de Malawi, Lazarus Chakwera, y su delegación a Offenbach la semana pasada fue un acontecimiento especial. Tales ocasiones son raras, pero el ayuntamiento siempre está bien preparado para ellas. Gordon Hadler, Jefe de la Oficina Principal desde hace doce años, y su equipo coordinan habitualmente estos acontecimientos: "A pesar de la emoción y el esfuerzo organizativo, son grandes ocasiones para nuestra ciudad. Además de la Oficina Principal, la Oficina de Relaciones Públicas también participa de forma centralizada en los preparativos y la organización. Bettina Jöst, una empleada muy experimentada de la oficina, se encarga de que los invitados de alto rango se sientan bien atendidos y cómodos en Offenbach. Está muy familiarizada con la etiqueta y el protocolo de este tipo de eventos. Junto con el Sr. Hadler y otros colegas, organiza todo hasta el último detalle.
Ya sea el Presidente Federal o campeones olímpicos, obispos o embajadores: Offenbach ha acogido en repetidas ocasiones a invitados de honor en las últimas décadas. El Libro de Oro de la ciudad, que se conserva desde 1949, así lo atestigua. Este libro no es sólo una colección histórica, sino también una impresionante obra de arte. Fue confeccionado por los maestros estudiantes de Offenbach en cuero fino de color claro con ribetes dorados y se presenta en una funda protectora de igual calidad, aunque lleva el modesto título de "Libro de Oro de la ciudad de Offenbach am Main". La primera entrada está fechada el 28 de junio de 1949 y fue escrita por Johann Rebholz, entonces alcalde de la ciudad.
El Libro de Oro también da fe de que Offenbach siempre ha sido una gran ciudad deportiva: muchos habitantes de Offenbach han sido galardonados por sus logros deportivos con una entrada en el Libro de Oro. En 1984, Offenbach se enorgulleció de sus campeones olímpicos. El nadador Michael Groß y las esgrimistas Cornelia Hanisch y Christiane Weber trajeron de Los Ángeles medallas de oro y plata y se aseguraron un lugar de honor en el libro de oro. En la Gala del Deporte de 2009, el ex futbolista de los Kickers Rudi Völler, nacido en Hanau, y la ex seleccionadora nacional de fútbol Steffi Jones se inmortalizaron en el Libro de Oro.
Otro momento destacado fue la visita del ex seleccionador de la OFC Otto Rehhagel en 2008: "Apenas se podía respirar en la sala, tanta gente se agolpaba para verle firmar en el Libro de Oro", recuerda Bettina Jöst. "Este ajetreo demostró lo mucho que la ciudad aprecia a sus invitados y lo importantes que son estas inscripciones en el Libro de Oro para Offenbach y sus ciudadanos".
También hubo visitantes destacados a nivel político, entre ellos varios expresidentes alemanes como Theodor Heuss (1953), Walter Scheel (1977) y más recientemente Joachim Gauck (2016). Un detalle divertido: incluso el modelo masculino sueco Marcus Schenkenberg se inmortalizó en el Libro de Oro de la ciudad en 2013, con motivo de su asociación como patrocinador principal del primer equipo femenino del Club de Tenis de Offenbach (OTC).
Durante la visita del Presidente de Malawi, el departamento de prensa y las oficinas pertinentes colaboraron estrechamente con el departamento de protocolo de la Cancillería de Estado de Hesse. Entre otras cosas, se aclaró en qué vehículos viajarían los invitados y qué requisitos de seguridad debían tenerse en cuenta. En estos casos, también deben participar las oficinas especializadas pertinentes, así como la policía municipal y estatal, para garantizar que todos los departamentos implicados colaboren sin problemas. En Offenbach suelen intervenir la oficina principal, el departamento de protocolo, la oficina de prensa, la oficina de orden público, la autoridad de tráfico y, como ocurrió la semana pasada, el departamento de desarrollo empresarial.
La Oficina Principal ejerce los derechos domiciliarios del alcalde Dr. Felix Schwenke durante tales visitas o actos y es la principal responsable de las cuestiones logísticas y la gestión del tiempo. La planificación precisa de los tiempos de viaje durante el transcurso del acto es tan importante como el enlace con la policía competente para cuestiones relacionadas con la seguridad. El concepto diáfano del Ayuntamiento de Offenbach, poco habitual en las ciudades, también desempeña aquí un papel importante. Con su impresionante vestíbulo, es un lugar de encuentro y de libre acceso para todos los ciudadanos.
Existen requisitos especiales para eventos críticos para la seguridad, como la visita del expresidente alemán Joachim Gauck. Cuando Joachim Gauck y su esposa Daniela Schadt vinieron a Offenbach en 2016, incluso la Oficina Federal de Policía Criminal participó: Había vehículos blindados a la espera, se comprobaron las carreteras y caminos de acceso, se inspeccionaron los edificios y las vías de evacuación. Además, se entregaron pulseras especiales a los empleados del ayuntamiento, que regulaban exactamente quién podía entrar en las inmediaciones del Presidente Federal.
Para Bettina Jöst, sin embargo, no sólo es importante el aspecto de la seguridad. Subraya que, además de las medidas de precaución, lo más importante es el trato respetuoso de los invitados.
Bettina Jöst, Oficina de Relaciones PúblicasCada vez que nos visitan, nos preguntamos cómo podemos, como ciudad anfitriona, hacer justicia a nuestros huéspedes individualmente y conseguir que su estancia sea lo más agradable posible para todos.
Los regalos regionales, como las nueces con pimienta de Offenbach o los artículos de cuero, también entran en estas consideraciones para mostrar las tradiciones del anfitrión. "Pero también pensamos en las especialidades locales. Hay que respetar la etiqueta para que todos los invitados se sientan bienvenidos y apreciados. Por eso investigamos a fondo de antemano y averiguamos lo que es apropiado para cada país y cultura, como estrechar la mano o hacer una ligera reverencia al saludar a los invitados. También averiguamos si nuestros huéspedes tienen algún deseo específico. Por ejemplo, los japoneses prefieren el agua sin gas al agua mineral con gas", explica Jöst. Al Presidente de Malawi incluso le sirvieron café de Malawi. Además, la oficina principal organiza otras necesidades de comida y bebida, prepara los salones y salas necesarios y gestiona la cadena de despacho del alcalde. "La cadena se lleva sobre todo en ceremonias y ocasiones especiales. Es de oro y siempre la cuida un empleado de la oficina principal cuando se saca de la caja fuerte del ayuntamiento, debido a su alto valor material", dice Hadler.
El marco protocolario también desempeña un papel central en los preparativos de Hadler. Esto incluye, por ejemplo, la cuestión de si deben izarse banderas en el mástil. "Tenemos unas cuantas banderas y estandartes en stock para tales ocasiones, pero antes tuvimos que encargar una para la visita a Malawi. También tenemos que pensar cuidadosamente cómo colgarla para que no acabe colgando al revés". También hubo que aclarar de antemano el orden de las banderas. Como en tantas otras cosas, aquí hay ciertas normas", explica Hadler.
El cuidado que se pone en todos los aspectos garantiza que las visitas de alto rango a Offenbach se desarrollen sin contratiempos y con dignidad. "De vez en cuando también echamos un vistazo al Libro de Oro para ver qué invitados destacados se han inmortalizado ya en el pasado; eso siempre puede traer recuerdos emocionantes", añade Jöst.