Malavi Cumhurbaşkanı Lazarus Chakwera ve beraberindeki heyetin geçtiğimiz hafta Offenbach'a yaptığı ziyaret özel bir olaydı. Böyle durumlar nadirdir, ancak belediye binası her zaman için iyi hazırlanmıştır. On iki yıldır Ana Ofis'in başında bulunan Gordon Hadler ve ekibi bu etkinlikleri rutin olarak koordine ediyor: "Heyecan ve organizasyon çabasına rağmen, bunlar kentimiz için büyük olaylardır. Merkez Ofisin yanı sıra Halkla İlişkiler Ofisi de hazırlıklara ve organizasyona merkezi olarak katılıyor. Ofisin çok deneyimli bir çalışanı olan Bettina Jöst, üst düzey konukların Offenbach'ta kendilerini iyi ve rahat hissetmelerini sağlamaktan sorumludur. Bu tür etkinliklerin görgü kurallarına ve protokolüne çok aşina. Bay Hadler ve diğer meslektaşlarıyla birlikte her şeyi en ince ayrıntısına kadar organize ediyor.
İster Federal Cumhurbaşkanı ister Olimpiyat şampiyonları, piskoposlar ya da büyükelçiler olsun: Offenbach geçtiğimiz on yıllar boyunca defalarca onur konuklarını ağırladı. Kentin 1949'dan bu yana tutulan Altın Defteri buna tanıklık ediyor. Bu kitap sadece tarihi bir koleksiyon değil, aynı zamanda etkileyici bir sanat eseridir. Offenbachlı usta öğrenciler tarafından altın kenarlı ince, açık renkli deriden üretilmiştir ve mütevazı "Offenbach am Main Şehri Ziyaretçi Defteri" başlığını taşımasına rağmen aynı derecede yüksek kaliteli bir koruyucu kılıfla birlikte gelir. İlk giriş 28 Haziran 1949 tarihlidir ve dönemin Belediye Başkanı Johann Rebholz tarafından yazılmıştır.
Altın Kitap, Offenbach'ın her zaman büyük bir spor kenti olduğuna da tanıklık etmektedir: birçok Offenbach sakini, Altın Kitap'a girerek sportif başarılarından dolayı onurlandırılmıştır. Offenbach 1984 yılında Olimpiyat şampiyonlarıyla gurur duymuştur. Yüzücü Michael Groß ve eskrimciler Cornelia Hanisch ve Christiane Weber Los Angeles'tan altın ve gümüş madalyalarla dönerek konuk defterinde kendilerine onurlu bir yer edindiler. 2009 Spor Galası'nda Hanau doğumlu eski Kickers futbolcusu Rudi Völler ve eski milli futbol antrenörü Steffi Jones kendilerini Altın Kitap'ta ölümsüzleştirdi.
Bir diğer önemli olay da 2008 yılında OFC'nin eski teknik direktörü Otto Rehhagel'in ziyaretiydi. Bettina Jöst, "Salonda nefes almakta zorlanıyordunuz, o kadar çok insan Altın Kitap'ı imzalamasını izlemek için etrafta koşuşturuyordu ki," diye hatırlıyor. "Bu izdiham, şehrin konuklarına ne kadar değer verdiğini ve Altın Kitap'taki bu kayıtların Offenbach ve vatandaşları için ne kadar önemli olduğunu gösterdi."
Theodor Heuss (1953), Walter Scheel (1977) ve son olarak Joachim Gauck (2016) gibi birçok eski Alman cumhurbaşkanı da dahil olmak üzere siyasi düzeyde de önde gelen ziyaretçiler vardı. Eğlenceli bir ayrıntı: İsveçli erkek model Marcus Schenkenberg bile 2013 yılında Offenbach Tenis Kulübü'nün (OTC) ilk kadın takımının ana sponsoru olarak yaptığı ortaklık vesilesiyle şehrin Altın Kitabı'nda kendini ölümsüzleştirdi.
Malavi Cumhurbaşkanı'nın ziyareti sırasında basın departmanı ve ilgili ofisler Hessen Eyalet Başbakanlığı'nın protokol departmanıyla yakın işbirliği içinde çalışmıştır. Bu, konukların hangi araçlarla seyahat edeceği ve hangi güvenlik gereksinimlerinin dikkate alınması gerektiği konularının netleştirilmesini de içeriyordu. Bu tür durumlarda, ilgili tüm departmanların sorunsuz bir şekilde birlikte çalışmasını sağlamak için ilgili uzmanlık ofislerinin yanı sıra şehir ve eyalet polisi de dahil edilmelidir. Offenbach'ta genellikle ana ofis, protokol departmanı, basın ofisi, asayiş ofisi, trafik dairesi ve geçen hafta olduğu gibi iş geliştirme departmanı yer almaktadır.
Ana Ofis, bu tür ziyaretler veya etkinlikler sırasında Belediye Başkanı Dr. Felix Schwenke'nin ikamet haklarını kullanır ve lojistik konulardan ve zaman yönetiminden birinci derecede sorumludur. Etkinlik süresince seyahat sürelerinin hassas bir şekilde planlanması, güvenlikle ilgili konularda ilgili polisle irtibat kurmak kadar önemlidir. Offenbach Belediye Binası'nın şehirlerde alışılmadık olan açık plan konsepti de burada bir rol oynuyor. Etkileyici fuayesi ile bir buluşma mekanıdır ve tüm vatandaşlar tarafından serbestçe erişilebilir.
Özellikle eski Almanya Cumhurbaşkanı Joachim Gauck'un ziyareti gibi güvenlik açısından kritik etkinlikler için özel gereklilikler bulunmaktadır. Joachim Gauck ve eşi Daniela Schadt 2016'da Offenbach'a geldiklerinde Federal Kriminal Polis Dairesi bile işin içindeydi: Zırhlı araçlar hazır bekletildi, erişim yolları ve patikalar kontrol edildi, binalar incelendi ve kaçış yolları denetlendi. Buna ek olarak, belediye çalışanlarına özel bileklikler verildi ve bu bileklikler Federal Başkan'ın yakınına kimlerin girebileceğini düzenliyordu.
Ancak Bettina Jöst için önemli olan sadece güvenlik boyutu değil. Önlemlerin yanı sıra konuklara saygılı davranmanın da ana odak noktası olduğunu vurguluyor.
Bettina Jöst, Halkla İlişkiler OfisiHer ziyaretimizde, ev sahibi bir şehir olarak konuklarımızın hakkını nasıl verebileceğimizi ve konaklamalarını herkes için mümkün olduğunca keyifli hale nasıl getirebileceğimizi kendimize soruyoruz.
Offenbach biberi veya deri eşyalar gibi yöresel hediyeler de ev sahibinin geleneklerini göstermek için bu değerlendirmelerde rol oynuyor. "Ama aynı zamanda yerel spesiyaliteleri de düşünüyoruz. Tüm konukların hoş karşılandıklarını ve takdir edildiklerini hissetmelerini sağlamak için görgü kurallarına uyulmalıdır. Bu nedenle önceden kapsamlı bir araştırma yapıyor ve ilgili ülke ve kültür için neyin uygun olduğunu öğreniyoruz - örneğin el sıkışmak veya misafirleri selamlarken hafifçe eğilmek gibi. Ayrıca misafirlerimizin özel istekleri olup olmadığını da araştırıyoruz. Örneğin Japon misafirlerimiz gazlı maden suyu yerine duru suyu tercih ediyor" diyor Jöst. Malavi Cumhurbaşkanı'na Malavi'den gelen kahve bile ikram edildi. Ayrıca ana ofis diğer yiyecek ve içecek ihtiyaçlarını organize ediyor, gerekli salon ve odaları hazırlıyor ve Belediye Başkanı'nın makam zincirini yönetiyor. "Makam zinciri çoğunlukla törenlerde ve özel günlerde takılır. Altından yapılmıştır ve yüksek maddi değeri nedeniyle belediye binasındaki kasadan çıkarıldığında her zaman ana ofisten bir personel tarafından bakılır," diyor Hadler.
Protokol çerçevesi de Hadler'in hazırlıklarında merkezi bir rol oynuyor. Örneğin bayrak direğine bayrak çekilip çekilmeyeceği sorusu da buna dahil. "Bu tür durumlar için stoklarımızda birkaç bayrak ve pankart var ama önce Malawi'den ziyaret için bir tane sipariş etmemiz gerekti. Ayrıca bayrakları nasıl asacağımızı da dikkatlice düşünmemiz gerekiyor ki yanlış tarafa asılmasın. Bayrakların sırasının da önceden netleştirilmesi gerekiyordu. Buradaki pek çok şey gibi bunun da belli kuralları var," diye açıklıyor Hadler.
Her alanda gösterilen özen, Offenbach'a yapılan üst düzey ziyaretlerin sorunsuz ve saygın bir şekilde gerçekleşmesini sağlıyor. Jöst, "Zaman zaman Altın Kitap'a bakarak geçmişte hangi önemli konukların kendilerini ölümsüzleştirdiğini de görüyoruz - bu her zaman heyecan verici anıları canlandırabilir" diye ekliyor.