Aufgaben des Stadtarchivs

Damit die ins Stadtarchiv übernommenen Unterlagen genutzt werden können, müssen diese zunächst bearbeitet und inhaltlich erschlossen werden. Unterlagen kommen in unterschiedlichster Form ins Archiv. Verwaltungsakten sind oft angefüllt mit Metall (z. B. Büro- und Heftklammern) und Kunststoff (z. B. Heftstreifen, Klarsichthüllen). Aus Gründen der Erhaltung werden diese Materialien entfernt und die Akten bei Bedarf in archivgerechte Umschläge umgebettet, die säurefrei sind und das Archivgut auch vor Beschädigung durch mechanische Einwirkungen schützen. Digitale Unterlagen müssen gegebenenfalls in archivgerechte Formate umgewandelt werden, damit diese dauerhaft nutzbar bleiben. Ziel der Bearbeitung ist, das Archivgut für die dauerhafte Aufbewahrung bereit zu machen, vor jeglichen Beschädigungen zu schützen und benutzbar zu machen. Dabei muss auch die Authentizität und Integrität des Archivgutes bewahrt und gesichert werden.

Die Bearbeitung wird regelmäßig im Zuge der Erschließung durchgeführt, das meint die inhaltliche Ordnung und Verzeichnung des Archivguts. Konkret: Wir nehmen die relevanten inhaltlichen und formalen Informationen auf und überführen diese Daten in ein Findmittel, das erlaubt, gezielt nach Unterlagen zu einem Thema zu suchen. Das einzelne Stück bekommt dabei auch eine Signatur, die das Archivale identifizierbar macht und in der Regel auch den Aufbewahrungsort definiert. Eine Signatur besteht aus dem Archivnamen (Kürzel), dem Bestand (Kürzel) und der Stücknummer, z. B. StadtA OF (Stadtarchiv Offenbach am Main), A (Akten) 1053/4 (= Tätigkeitsbericht der Wasenmeisterei, 1894).  Mit Hilfe der Signatur kann einzelnes Archivgut zur Nutzung in den Lesesaal bestellt und bei Nutzung beispielsweise in schriftlichen Arbeiten zitiert werden. Im Rahmen der Erschließung wird auch festgestellt, ab wann das Archivgut genutzt werden kann. Es muss geprüft werden, ob Archivgut aufgrund der enthaltenen Daten mit Schutzfristen belegt werden muss. Es gibt eine allgemeine Schutzfrist von 30 Jahren nach Entstehung der Unterlage, personenbezogene Schutzfristen (10 Jahre nach Tod, hilfsweise 100 Jahre nach Geburt, hilfsweise 60 Jahre nach Entstehung) und Schutzfristen für Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften (z. B. Sozialgeheimnis) unterliegen (60 Jahre nach Entstehung). Erst nach Ablauf der festgestellten Schutzfristen kann Archivgut in die Regelnutzung gehen. Auch Einschränkungen aufgrund des Zustands und der Erhaltung sind möglich. Die Schutzfristen, die Möglichkeiten einer Verkürzung im Einzelfall und alle Nutzungsmodalitäten regeln das hessische Archivgesetz und unsere Archivsatzung.   

Perspektivisch sollen diese Erschließungsdaten auf arcinsys.hessen.de (Öffnet in einem neuen Tab) im Internet bereitgestellt werden, damit alle Interessierten selbständig in den Beständen des Stadtarchivs recherchieren können, ob und welche Unterlagen wir zu einem Nutzungsinteresse im Stadtarchiv haben. Derzeit arbeiten wir noch mit nur intern zugänglichen analogen und digitalen Findmitteln. Daher müssen Sie derzeit eine Anfrage an uns richten, wenn Sie ein mögliches Nutzungsinteresse haben und wir teilen Ihnen dann einschlägiges Archivgut mit.

Im Stadtarchiv können Sie zu den unterschiedlichsten Forschungsthemen fündig werden. Sie interessieren sich für eine historische Persönlichkeit aus Offenbach? Sie möchten sich über den hiesigen Wiederaufbau nach dem Zweiten Weltkrieg informieren? Stammt Ihre Familie aus Offenbach und Sie möchten zu Ihren eigenen Vorfahren recherchieren? Wir unterstützen Sie bei diesen und anderen Recherchen zur Offenbacher Stadtgeschichte.

Auf Ihre Anfrage erteilen wir mündliche oder schriftliche Auskünfte und beraten Sie bei der Suche nach geeigneten Quellen. Bei Ihrer Recherche steht Ihnen ebenso unsere Bibliothek mit stadtgeschichtlicher Literatur und aktuellen Fachpublikationen zur Verfügung. Sowohl die Quellen als auch die Literatur können Sie in unserem Lesesaal einsehen, sofern der Erhaltungszustand oder andere Nutzungseinschränkungen dies zulassen. Bei Bedarf fertigen wir für Sie auch Kopien oder Scans der vorgelegten Unterlagen an.

Die Nutzung durch Einsichtnahme im Lesesaal ist kostenfrei. Weitergehende Recherchen (z. B. Familienforschung) und andere Dienstleistungen – wie die Erstellung von Reproduktionen – können gebührenpflichtig sein. Informationen dazu finden Sie in unserer Gebührenordnung. Die Rechtsgrundlagen, die die Nutzung des Stadtarchivs definieren, sind unsere Archivsatzung und das hessische Archivgesetz.

Die Nutzergruppen des Stadtarchivs sind vielfältig. Wissenschaftler und Studierende, (lokal-)historisch Interessierte und Familienforschende, Lehrer und Schüler und einfach Menschen, die mehr über unser heutiges Offenbach, z. B. einen Park, ein Gebäude, eine Firma, ein Geschäft, eine Person oder die Stadtentwicklung wissen wollen und Antworten auf ihre Fragen suchen. Vereine und Initiativen, z. B. zur Aufklärung von Verfolgten- und Ermordetenschicksalen im Nationalsozialismus oder zur Geschichte des Hauptbahnhofs können auf die Informationen im Stadtarchiv zurückgreifen. Aber auch die eigene Stadtverwaltung benötigt oft Informationen aus dem Stadtarchiv, zum Beispiel im Bereich Stadtentwicklung und Stadtplanung, beim Denkmalschutz oder bei der Frage nach Altlasten. (Nachlass-)Gerichte, Bundes- und Landesbehörden, aber auch gewerbliche Nutzende runden das Bild ab. Oft geht es bei der Nutzung auch um Dokumente, die wichtig sind für die Rechtssicherung. Zum Beispiel zum Nachweis eines Verwandtschaftsverhältnisses um ein Erbe antreten zu können, für den Nachweis einer Staatsbürgerschaft oder Nachweise für Rentenansprüche. Die Rechtssicherung für den Einzelnen wie für die Stadt als Archivträgerin ist eine in ihrer Bedeutung oft unterschätzte Aufgabe des Stadtarchivs. Die Bandbreite der Nutzungsinteressen und Themen ist breit gefächert, ebenso wie die Bestände des Stadtarchivs.

Es gehört zu unseren satzungsgemäßen Aufgaben, an der Vermittlung der Stadtgeschichte mitzuwirken. Derzeit fehlen uns leider die personellen Ressourcen, eigene Ausstellungen, Vorträge und andere Veranstaltungen zu konzipieren und selbst durchzuführen. Wir unterstützen aber unsere Kolleginnen und Kollegen des Museums und auf Nachfrage auch andere Kulturträger bei Ihrer stadtgeschichtlichen Arbeit. In einer Ausstellung im Museum steckt beispielsweise immer auch ein Stück Archivarbeit.

Für kleinere Gruppen können wir auch das Stadtarchiv und seine Bestände vorstellen und einen kurzen Blick „hinter die Kulissen“ ermöglichen.

Die Archivpädagogik ist eine andere Form der Geschichtsvermittlung. Aus fehlenden Personalressourcen können wir leider keine eigenen Angebote machen. Gerne unterstützen wir aber Schulen und Bildungseinrichtungen bei ihrer historischen Bildungsarbeit, indem wir begleiteten Schulklassen oder Gruppen die Möglichkeit bieten, durch die Arbeit an geeigneten authentischen Quellen den Unterricht greifbarer und mit lokalem Bezug auf Offenbach erfahrbar zu gestalten. Interessierte Lehrkräfte nehmen gerne Kontakt zu uns auf.

Gerne weisen wir auf die spannenden Angebote unserer Kollegen von der Museumspädagogik hin.