Задачи на градския архив

За да могат да се използват прехвърлените в градския архив документи, те първо трябва да бъдат обработени и каталогизирани. Документите постъпват в архива в най-различни форми. Административните досиета често са пълни с метални (напр. кламери и скоби ) и пластмасови (напр. ленти за подаване,прозрачни ръкави). От съображения за съхранение тези материали се отстраняват и ако е необходимо, досиетата се препогребват в подходящи за архивиране пликове, които не съдържат киселини и също така предпазват архивните материали от повреди, причинени от механично въздействие. Ако е необходимо, цифровите документи трябва да се преобразуват във формати, подходящи за архивиране, така че да останат трайно използваеми. Целта на обработката е архивният материал да бъде подготвен за постоянно съхранение, да бъде защитен от евентуални повреди и да стане използваем. Автентичността и целостта на архивния материал също трябва да бъдат запазени и защитени.

Обработката се извършва редовно в хода на каталогизацията, т.е. свързаното със съдържанието организиране и индексиране на архивния материал. По-конкретно, ние записваме съответната съдържателна и формална информация и прехвърляме тези данни в помощ за търсене, която позволява целенасочено търсене на документи по определена тема. Отделните архивни единици получават и маркировка на рафта, която прави архивната единица идентифицируема и обикновено определя и мястото на съхранение. Маркерът на рафта се състои от името на архива (съкращение), фонда (съкращение) и номера на единицата, например StadtA OF ( Stadtarchiv Offenbach am Main), A (Akten) 1053/4 (= Tätigkeitsbericht der Wasenmeisterei, 1894 г.). С помощта на марката на рафта отделните архивни документи могат да бъдат поръчани за използване в читалнята и, ако бъдат използвани, могат да бъдат цитирани в писмени работи, например. Като част от процеса на каталогизиране се определя и кога може да се използва архивният материал. Трябва да се провери дали архивният материал трябва да бъде обект на периоди на съхранение поради данните, които съдържа. Съществуват общ срок за защита от 30 години след създаването на документа, срокове за защита на лични данни (10 години след смъртта, алтернативно 100 години след раждането, алтернативно 60 години след създаването) и срокове за защита на документи, които са предмет на специални разпоредби за секретност (напр. социална тайна)(60 години след създаването ). Архивните документи могат да се използват редовно само след изтичане на установените срокове за защита. Възможни са и ограничения, основани на състоянието и съхранението. Законът за архивите на Хесен и нашите архивни устави уреждат сроковете за защита, възможността за тяхното съкращаване в отделни случаи и всички начини на използване.

В бъдеще тези каталожни данни ще бъдат достъпни на адрес arcinsys.hessen.de в интернет, така че (Отваря се в нов раздел) всички заинтересовани страни да могат самостоятелно да проучват фондовете на градския архив, за да разберат дали и кои документи, които ги интересуват, се намират в градския архив. Понастоящем все още работим с аналогови и цифрови издирвателни материали, които са достъпни само вътрешно. Следователно в момента трябва да ни изпратите запитване, ако имате евентуален интерес към използването на архива, и след това ще ви предоставим съответните архивни материали.

В градския архив можете да намерите информация по широк кръг изследователски теми. Интересувате ли се от историческа личност от Офенбах? Искате ли да научите повече за възстановяването на местността след Втората световна война? Вашето семейство произхожда от Офенбах и бихте искали да проучите собствените си предци? Можем да ви помогнем с тези и други изследвания на историята на Офенбах.

По Ваша молба ще Ви предоставим устна или писмена информация и ще Ви посъветваме в търсенето на подходящи източници. На Ваше разположение е и нашата библиотека с литература за историята на града и актуални специализирани издания. Можете да се консултирате както с източниците, така и с литературата в нашата читалня, при условие че състоянието на запазеност или други ограничения за ползване позволяват това. Ако е необходимо, можем да направим за вас и копия или сканирания на представените документи.

Консултациите в читалнята са безплатни. По-нататъшните изследвания (напр. генеалогични изследвания ) и други услуги - като създаването на репродукции - могат да бъдат платени. Информация за това можете да намерите в нашата тарифа за таксите. Правните основания, които определят използването на общинския архив, са нашият архивен устав и Законът за архивите на Хесен.

Групите потребители на градския архив са разнообразни. Учени и студенти, хора, които се интересуват от (местна) история, и изследователи на семейства, учители и ученици и просто хора, които искат да научат повече за Офенбах днес, например за парк, сграда, фирма, бизнес, човек или за развитието на града, и търсят отговори на своите въпроси. Сдруженията и инициативите, например за изясняване на съд бите на преследваните и убитите по времето на националсоциализма или за историята на централната жп гара, могат да получат достъп до информацията в градския архив. Самата градска администрация обаче също често се нуждае от информация от градския архив, например в областта на градоустройството и планирането, защитата на паметниците на културата или при работа със замърсени терени. (Съдилищата, федералните и държавните органи, но също и търговските потребители допълват картината. Често използването включва и документи, които са важни за правната сигурност. Например за доказване на семейни отношения с цел претендиране на наследство, за доказване на гражданство или доказване на пенсионни права. Осигуряването на законни права за отделните лица, както и за града като архивен орган, е задача на градския архив, чието значение често се подценява. Обхватът на интересите и темите на потребителите е широк, както и фондовете на градския архив.

Една от нашите уставни задачи е да допринасяме за популяризирането на историята на града. За съжаление в момента не разполагаме с човешки ресурси, за да проектираме и организираме собствени изложби, лекции и други събития. Въпреки това подкрепяме колегите си от музея, а при поискване и други културни организации в работата им по историята на града. Изложбата в музея например винаги включва част от архивната работа.

Можем също така да запознаем по-малки групи с градския архив и неговите колекции и да им дадем кратък поглед "зад кулисите".

Обучението в архива е друга форма на обучение по история. За съжаление, не сме в състояние да предлагаме собствени програми поради липса на кадрови ресурси. Въпреки това с удоволствие подкрепяме училища и образователни институции в работата им по историческо образование, като предлагаме на придружени училищни класове или групи възможността да направят уроците си по-осезаеми и свързани с Офенбах, като работят с подходящи автентични източници. Заинтересованите учители могат да се свържат с нас.

Ще се радваме да ви посочим интересните програми, предлагани от нашите колеги от образователния отдел на музея.