Καθήκοντα του αρχείου της πόλης

Προκειμένου να χρησιμοποιηθούν τα έγγραφα που μεταφέρονται στο αρχείο της πόλης, πρέπει πρώτα να υποβληθούν σε επεξεργασία και να καταλογογραφηθούν. Τα έγγραφα φτάνουν στο αρχείο σε μεγάλη ποικιλία μορφών. Οι διοικητικοί φάκελοι είναι συχνά γεμάτοι με μέταλλο (π.χ. συνδετήρες και συρραπτικά ) και πλαστικό (π.χ. ταινίες αρχειοθέτησης,διαφανείς θήκες). Για λόγους συντήρησης, τα υλικά αυτά αφαιρούνται και, εάν είναι απαραίτητο, οι φάκελοι επανατοποθετούνται σε φακέλους κατάλληλους για αρχειοθέτηση, οι οποίοι είναι απαλλαγμένοι από οξέα και προστατεύουν επίσης το αρχειακό υλικό από φθορές που προκαλούνται από μηχανικές επιδράσεις. Εάν είναι απαραίτητο, τα ψηφιακά έγγραφα πρέπει να μετατραπούν σε αρχειοθετήσιμους μορφότυπους, ώστε να παραμείνουν μόνιμα αξιοποιήσιμα. Στόχος της επεξεργασίας είναι να καταστεί το αρχειακό υλικό έτοιμο για μόνιμη αποθήκευση, να προστατευθεί από τυχόν φθορές και να καταστεί αξιοποιήσιμο. Η αυθεντικότητα και η ακεραιότητα του αρχειακού υλικού πρέπει επίσης να διατηρηθεί και να διασφαλιστεί.

Η επεξεργασία πραγματοποιείται τακτικά στο πλαίσιο της καταλογογράφησης, δηλαδή της οργάνωσης και της ευρετηρίασης του περιεχομένου του αρχειακού υλικού. Συγκεκριμένα, καταγράφουμε τις σχετικές με το περιεχόμενο και τις τυπικές πληροφορίες και μεταφέρουμε τα δεδομένα αυτά σε ένα βοήθημα εύρεσης που επιτρέπει τη στοχευμένη αναζήτηση εγγράφων για ένα συγκεκριμένο θέμα. Το μεμονωμένο τεκμήριο λαμβάνει επίσης ένα σήμα ράφι, το οποίο καθιστά το αρχειακό τεκμήριο αναγνωρίσιμο και συνήθως καθορίζει επίσης τον τόπο αποθήκευσης. Το σήμα καταχώρησης αποτελείται από το όνομα του αρχείου (συντομογραφία), το αρχείο (συντομογραφία) και τον αριθμό του τεκμηρίου, π.χ. StadtA OF ( Stadtarchiv Offenbach am Main), A (Akten) 1053/4 (= Tätigkeitsbericht der Wasenmeisterei, 1894). Με τη βοήθεια της σήμανσης ράφι, τα επιμέρους αρχεία του αρχείου μπορούν να παραγγελθούν για χρήση στο αναγνωστήριο και, εφόσον χρησιμοποιηθούν, μπορούν να αναφερθούν σε γραπτές εργασίες, για παράδειγμα. Στο πλαίσιο της διαδικασίας καταλογογράφησης, καθορίζεται επίσης πότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί το αρχειακό υλικό. Πρέπει να ελέγχεται εάν το αρχειακό υλικό πρέπει να υπόκειται σε περιόδους διατήρησης λόγω των δεδομένων που περιέχει. Υπάρχει μια γενική περίοδος προστασίας 30 ετών μετά τη δημιουργία του εγγράφου, περίοδοι προστασίας προσωπικών δεδομένων (10 έτη μετά το θάνατο, εναλλακτικά 100 έτη μετά τη γέννηση, εναλλακτικά 60 έτη μετά τη δημιουργία) και περίοδοι προστασίας για έγγραφα που υπόκεινται σε ειδικούς κανονισμούς περί απορρήτου (π.χ. κοινωνικό απόρρητο)(60 έτη μετά τη δημιουργία ). Τα αρχειακά τεκμήρια μπορούν να χρησιμοποιηθούν κανονικά μόνο μετά τη λήξη των καθορισμένων περιόδων προστασίας. Είναι επίσης δυνατοί οι περιορισμοί που βασίζονται στην κατάσταση και τη διατήρηση. Ο νόμος περί αρχείων της Έσσης και το καταστατικό των αρχείων μας ρυθμίζουν τις περιόδους προστασίας, τη δυνατότητα συντόμευσής τους σε μεμονωμένες περιπτώσεις και όλους τους τρόπους χρήσης.

Στο μέλλον, αυτά τα δεδομένα καταλογογράφησης θα είναι διαθέσιμα στη διεύθυνση arcinsys.hessen.de στο Διαδίκτυο, έτσι ώστε (Ανοίγει σε νέα καρτέλα) όλοι οι ενδιαφερόμενοι να μπορούν να ερευνήσουν ανεξάρτητα τα τεκμήρια του αρχείου της πόλης για να διαπιστώσουν αν και ποια έγγραφα έχουμε στο αρχείο της πόλης που τους ενδιαφέρουν. Προς το παρόν εξακολουθούμε να εργαζόμαστε με αναλογικά και ψηφιακά ευρετήρια που είναι προσβάσιμα μόνο εσωτερικά. Ως εκ τούτου, πρέπει επί του παρόντος να μας στείλετε ένα ερώτημα εάν έχετε πιθανό ενδιαφέρον για τη χρήση του αρχείου και στη συνέχεια θα σας παράσχουμε το σχετικό αρχειακό υλικό.

Στο αρχείο της πόλης μπορείτε να βρείτε πληροφορίες για ένα ευρύ φάσμα ερευνητικών θεμάτων. Ενδιαφέρεστε για μια ιστορική προσωπικότητα του Offenbach; Θα θέλατε να μάθετε για την τοπική ανοικοδόμηση μετά τον Δεύτερο Παγκόσμιο Πόλεμο; Κατάγεται η οικογένειά σας από το Όφενμπαχ και θα θέλατε να ερευνήσετε τους δικούς σας προγόνους; Μπορούμε να σας βοηθήσουμε σε αυτή και σε άλλες έρευνες για την ιστορία του Offenbach.

Κατόπιν αιτήματός σας, θα σας παράσχουμε προφορικές ή γραπτές πληροφορίες και θα σας συμβουλεύσουμε στην αναζήτησή σας για τις κατάλληλες πηγές. Η βιβλιοθήκη μας είναι επίσης στη διάθεσή σας με βιβλιογραφία για την ιστορία της πόλης και τρέχουσες εξειδικευμένες εκδόσεις. Μπορείτε να συμβουλευτείτε τόσο τις πηγές όσο και τη βιβλιογραφία στο αναγνωστήριό μας, εφόσον το επιτρέπει η κατάσταση διατήρησης ή άλλοι περιορισμοί χρήσης. Εάν απαιτείται, μπορούμε επίσης να σας ετοιμάσουμε αντίγραφα ή σαρώσεις των υποβληθέντων εγγράφων.

Η συμβουλή στο αναγνωστήριο είναι δωρεάν. Περαιτέρω έρευνα (π.χ. γενεαλογική έρευνα ) και άλλες υπηρεσίες - όπως η δημιουργία αναπαραγωγών - ενδέχεται να υπόκεινται σε χρέωση. Πληροφορίες σχετικά με αυτό μπορείτε να βρείτε στην κλίμακα τελών μας. Οι νομικές βάσεις που καθορίζουν τη χρήση του δημοτικού αρχείου είναι το καταστατικό του αρχείου μας και ο νόμος περί αρχείου της Έσσης.

Οι ομάδες χρηστών του δημοτικού αρχείου είναι ποικίλες. Επιστήμονες και φοιτητές, άνθρωποι που ενδιαφέρονται για την (τοπική) ιστορία και οικογενειακοί ερευνητές, καθηγητές και μαθητές και απλά άνθρωποι που θέλουν να μάθουν περισσότερα για το Offenbach σήμερα, π.χ. ένα πάρκο, ένα κτίριο, μια εταιρεία, μια επιχείρηση, ένα πρόσωπο ή την ανάπτυξη της πόλης και αναζητούν απαντήσεις στα ερωτήματά τους. Σύλλογοι και πρωτοβουλίες, π.χ. για τη διαλεύκανση της τύχης των διωγμένων και δολοφονημένων κατά τη διάρκεια του εθνικοσοσιαλισμού ή για την ιστορία του κεντρικού σιδηροδρομικού σταθμού, μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες του αρχείου της πόλης. Ωστόσο, και η ίδια η διοίκηση της πόλης συχνά ζητά πληροφορίες από το αρχείο της πόλης, π.χ. στους τομείς της πολεοδομικής ανάπτυξης και του πολεοδομικού σχεδιασμού, της προστασίας μνημείων ή του ζητήματος των μολυσμένων χώρων. (Κληρονομικά) δικαστήρια, ομοσπονδιακές και κρατικές αρχές, αλλά και εμπορικοί χρήστες συμπληρώνουν την εικόνα. Συχνά, η χρήση αφορά επίσης έγγραφα που είναι σημαντικά για τη νομική ασφάλεια. Για παράδειγμα, για την απόδειξη μιας οικογενειακής σχέσης προκειμένου να διεκδικηθεί μια κληρονομιά, για την απόδειξη της ιθαγένειας ή την απόδειξη συνταξιοδοτικών δικαιωμάτων. Η διασφάλιση των νομικών δικαιωμάτων τόσο για τα άτομα όσο και για την πόλη ως αρχειακή αρχή είναι ένα έργο του αρχείου της πόλης που συχνά υποτιμάται ως προς τη σημασία του. Το εύρος των ενδιαφερόντων και των θεμάτων των χρηστών είναι ευρύ, όπως και τα αποθέματα του αρχείου της πόλης.

Ένα από τα θεσμοθετημένα καθήκοντά μας είναι να συμβάλλουμε στην επικοινωνία της ιστορίας της πόλης. Δυστυχώς, προς το παρόν δεν διαθέτουμε τους ανθρώπινους πόρους για να σχεδιάσουμε και να οργανώσουμε τις δικές μας εκθέσεις, διαλέξεις και άλλες εκδηλώσεις. Ωστόσο, υποστηρίζουμε τους συναδέλφους μας στο μουσείο και, κατόπιν αιτήματος, άλλους πολιτιστικούς οργανισμούς στο έργο τους σχετικά με την ιστορία της πόλης. Μια έκθεση στο μουσείο, για παράδειγμα, περιλαμβάνει πάντα ένα κομμάτι αρχειακού έργου.

Μπορούμε επίσης να παρουσιάσουμε σε μικρότερες ομάδες το αρχείο της πόλης και τις συλλογές του και να τους δώσουμε μια σύντομη ματιά "πίσω από τα παρασκήνια".

Η αρχειακή εκπαίδευση είναι μια άλλη μορφή ιστορικής εκπαίδευσης. Δυστυχώς, δεν είμαστε σε θέση να προσφέρουμε τα δικά μας προγράμματα λόγω έλλειψης προσωπικού. Ωστόσο, είμαστε στην ευχάριστη θέση να υποστηρίξουμε τα σχολεία και τα εκπαιδευτικά ιδρύματα στο ιστορικό εκπαιδευτικό τους έργο, προσφέροντας σε συνοδευόμενες σχολικές τάξεις ή ομάδες την ευκαιρία να κάνουν τα μαθήματά τους πιο απτά και σχετικά με το Offenbach, δουλεύοντας με τις κατάλληλες αυθεντικές πηγές. Οι ενδιαφερόμενοι εκπαιδευτικοί είναι ευπρόσδεκτοι να επικοινωνήσουν μαζί μας.

Θα χαρούμε να σας υποδείξουμε τα συναρπαστικά προγράμματα που προσφέρουν οι συνάδελφοί μας από το τμήμα εκπαίδευσης του μουσείου.