Missions des archives municipales
Les archives municipales ont de multiples tâches : de la formation de la transmission à la conservation des fonds d'archives en passant par l'organisation de la mise en valeur, de la mise à disposition, de l'utilisation et de la communication. Nous assumons ainsi une tâche légale obligatoire de la ville, définie dans la loi sur les archives de Hesse et organisée dans notre règlement sur les archives.
Formation de la transmission
D'où proviennent les documents archivés aux Archives municipales ? Qu'est-ce qui est archivé et pourquoi ?
Les documents officiels comme noyau de transmission
En tant qu'archives municipales, nous sommes tout d'abord responsables des documents de notre institution. Le noyau de notre héritage - c'est-à-dire les documents et les informations que l'on trouve chez nous - provient de l'administration municipale et documente les décisions et l'activité administrative de la ville. Cela repose sur l'obligation légale de proposer les documents. Cela signifie que toutes les unités organisationnelles de l'administration doivent proposer aux Archives municipales de prendre en charge tous les documents qui ne sont plus soumis à des délais de conservation et qui ne sont plus nécessaires au travail administratif. Cependant, tous les documents n'ont pas une importance juridique ou historique telle qu'ils doivent être conservés durablement et rendus accessibles. Nous ne pourrions d'ailleurs pas le faire vu la quantité de documents produits au sein de l'administration municipale. C'est pourquoi les Archives municipales examinent les documents proposés à l'aide de méthodes archivistiques et prennent en charge les documents jugés dignes d'être archivés, qui deviennent ainsi des archives. Les critères de contenu pour la détermination de la valeur archivistique sont définis dans la loi sur les archives de Hesse : Il doit s'agir de documents qui ont une valeur durable pour l'étude et la compréhension de l'histoire et du présent, pour la protection des intérêts légitimes des citoyens ou pour la législation, le pouvoir exécutif ou la jurisprudence(HArchivG §2 alinéa 3).
Collecte de documents d'origine privée
Les entreprises, les associations, les initiatives et les particuliers peuvent être aussi déterminants pour l'identité de la ville que l'administration municipale elle-même. C'est pourquoi les Archives municipales collectent en complément des documents significatifs de source privée, appelés fonds "non officiels". Il peut s'agir de documents individuels ou de fonds entiers qui nous parviennent sous forme de legs de personnes ou de familles, d'archives d'associations ou d'entreprises. L'objectif est de documenter, pour les générations futures et la recherche, comment était la vie à Offenbach. Pour cela, il est indispensable de compléter les documents officiels.
Le domaine des collections comprend également la collection d'histoire contemporaine particulièrement importante et pertinente pour presque tous les intérêts d'utilisation, sur différents thèmes ou personnes ("dossiers", le plus souvent des coupures de presse). Les cartes postales, les photos, les cartes et autres collections élargissent également la connaissance et l'image de l'Offenbach historique - et contemporaine - et se trouvent donc dans le fonds des archives municipales.
Notion de document
Les archives parlent toujours de "documents", mais qu'entend-on par là ? Selon la définition de la loi sur les archives, il s'agit de tous les documents écrits, visuels et sonores et autres objets d'information, indépendamment de leur support et de leur forme de stockage, ainsi que de tous les outils et données complémentaires nécessaires à la compréhension des informations contenues dans les documents, à leur classement, à leur utilisation et à leur conservation. Concrètement, il s'agit donc des dossiers administratifs, des images, des fichiers, des cartes et des plans, qu'ils aient été créés sur papier ou sous forme numérique. Les documents sous forme de "born-digitals" prennent naturellement de plus en plus d'importance, étant donné que le travail administratif est lui aussi organisé de manière de plus en plus numérique. Les procédures électroniques spécialisées utilisées de manière variée dans les différentes administrations spécialisées, par exemple le registre électronique de la population et de l'état civil ou les systèmes d'information géographique, ont une importance particulière, car les données prêtes à être archivées doivent être proposées aux archives municipales.
Organiser l'utilisation - Ouvrir, mettre à disposition, communiquer
Avant de pouvoir être utilisés, les documents d'archives doivent être traités et catalogués. Ensuite, ils peuvent être mis à disposition pour une utilisation en salle de lecture ou être utilisés dans le cadre d'un travail de médiation.
Traitement et mise en valeur
Pour pouvoir utiliser les documents transférés aux archives municipales, il faut d'abord les traiter et en déterminer le contenu. Les documents arrivent aux archives sous les formes les plus diverses. Les dossiers administratifs sont souvent remplis de métal(p. ex. trombones et agrafes) et de plastique(p. ex. bandes d'agrafes, pochettes transparentes). Pour des raisons de conservation, ces matériaux sont retirés et, si nécessaire, les dossiers sont transférés dans des enveloppes adaptées à l'archivage, qui sont exemptes d'acide et qui protègent également les documents d'archives contre les dommages dus aux effets mécaniques. Les documents numériques doivent, le cas échéant, être convertis dans des formats adaptés à l'archivage afin de rester durablement utilisables. L'objectif du traitement est de préparer les documents d'archives à une conservation durable, de les protéger contre tout type de dommage et de les rendre utilisables. L'authenticité et l'intégrité des archives doivent également être préservées et assurées.
Le traitement est effectué régulièrement au cours du catalogage, c'est-à-dire l'organisation et la description du contenu des archives. Concrètement, nous enregistrons les informations pertinentes sur le fond et la forme et transférons ces données dans un instrument de recherche qui permet de rechercher de manière ciblée des documents sur un thème donné. Chaque pièce reçoit également une cote qui permet d'identifier les archives et qui définit généralement aussi le lieu de conservation. Une cote se compose du nom de l'archive (abréviation), du fonds (abréviation) et du numéro de pièce, par exemple StadtA OF (archives municipales d'Offenbach am Main), A (Akten) 1053/4 (= Tätigkeitsbericht der Wasenmeisterei, 1894). A l'aide de la cote, il est possible de commander des documents d'archives individuels pour les utiliser dans la salle de lecture et, en cas d'utilisation, de les citer par exemple dans des travaux écrits. Dans le cadre de la description, on détermine également à partir de quand les documents d'archives peuvent être utilisés. Il faut vérifier si les archives doivent être soumises à des délais de protection en raison des données qu'elles contiennent. Il existe un délai de protection général de 30 ans après la création du document, des délais de protection liés aux personnes (10 ans après le décès, subsidiairement 100 ans après la naissance, subsidiairement 60 ans après la création) et des délais de protection pour les documents soumis à des règles de confidentialité particulières(par ex. secret social) (60 ans après la création). Ce n'est qu'après l'expiration des délais de protection constatés que les documents d'archives peuvent être soumis à l'utilisation réglementaire. Des restrictions en raison de l'état et de la conservation sont également possibles. Les délais de protection, les possibilités de réduction au cas par cas et toutes les modalités d'utilisation sont régies par la loi sur les archives de Hesse et par notre règlement sur les archives.
Mise à disposition et utilisation
En perspective, ces données de catalogage devraient être mises à disposition sur Internet sur arcinsys.hessen.de (S'ouvre dans un nouvel onglet), afin que toutes les personnes intéressées puissent rechercher de manière autonome dans les fonds des Archives municipales si nous avons des documents relatifs à un intérêt d'utilisation dans les Archives municipales, et lesquels. Actuellement, nous travaillons encore avec des instruments de recherche analogiques et numériques accessibles uniquement en interne. C'est pourquoi vous devez actuellement nous adresser une demande si vous avez un intérêt d'utilisation possible et nous vous communiquerons alors les documents d'archives pertinents.
Les archives municipales vous permettent de trouver des informations sur les sujets de recherche les plus divers. Vous vous intéressez à une personnalité historique d'Offenbach ? Vous souhaitez vous informer sur la reconstruction de la ville après la Seconde Guerre mondiale ? Votre famille est originaire d'Offenbach et vous souhaitez faire des recherches sur vos propres ancêtres ? Nous vous aidons dans ces recherches et dans d'autres recherches sur l'histoire de la ville d'Offenbach.
Sur demande, nous vous fournissons des renseignements oraux ou écrits et vous conseillons dans la recherche de sources appropriées. Pour vos recherches, notre bibliothèque est également à votre disposition avec des ouvrages sur l'histoire de la ville et des publications spécialisées actuelles. Vous pouvez consulter les sources et la littérature dans notre salle de lecture, dans la mesure où l'état de conservation ou d'autres restrictions d'utilisation le permettent. Si nécessaire, nous réalisons également pour vous des copies ou des scans des documents présentés.
L'utilisation par la consultation dans la salle de lecture est gratuite. Des recherches plus approfondies(par ex. généalogie) et d'autres services - comme la réalisation de reproductions - peuvent être payants. Vous trouverez des informations à ce sujet dans notre règlement sur les tarifs. Les bases juridiques qui définissent l'utilisation des archives municipales sont notre charte des archives et la loi sur les archives de Hesse.
Les groupes d'utilisateurs des archives municipales sont très variés. Les scientifiques et les étudiants, les personnes intéressées par l'histoire (locale) et les chercheurs de familles, les enseignants et les élèves et tout simplement les personnes qui veulent en savoir plus sur notre Offenbach actuelle, par exemple sur un parc, un bâtiment, une entreprise, un magasin, une personne ou le développement de la ville et qui cherchent des réponses à leurs questions. Les associations et les initiatives, par exemple pour éclaircir le destin de personnes persécutées et assassinées sous le national-socialisme ou l'histoire de la gare centrale, peuvent avoir recours aux informations des archives municipales. Mais la propre administration municipale a également souvent besoin d'informations provenant des archives municipales, par exemple dans le domaine du développement et de l'aménagement urbain, de la protection des monuments historiques ou de la question des sites contaminés. Les tribunaux (de succession), les autorités fédérales et régionales, mais aussi les utilisateurs professionnels complètent le tableau. Souvent, l'utilisation concerne aussi des documents importants pour la garantie juridique. Par exemple, pour prouver un lien de parenté afin de pouvoir prétendre à un héritage, pour prouver une citoyenneté ou pour prouver des droits à la retraite. La garantie juridique pour l'individu et pour la ville en tant que responsable des archives est une tâche souvent sous-estimée des archives municipales. L'éventail des intérêts d'utilisation et des thèmes est très large, tout comme les fonds des archives municipales.
Transmission de l'histoire de la ville - Pédagogie des archives - Visites guidées
L'une de nos missions statutaires est de participer à la transmission de l'histoire de la ville. Actuellement, nous ne disposons malheureusement pas des ressources en personnel nécessaires pour concevoir et organiser nous-mêmes nos propres expositions, conférences et autres manifestations. Nous soutenons cependant nos collègues du musée et, sur demande, d'autres acteurs culturels dans leur travail sur l'histoire de la ville. Une exposition au musée, par exemple, comporte toujours une part de travail d'archives.
Pour les petits groupes, nous pouvons également présenter les archives municipales et leurs fonds, et offrir un bref aperçu "en coulisses".
La pédagogie des archives est une autre forme de transmission de l'histoire. Par manque de ressources en personnel, nous ne pouvons malheureusement pas proposer nos propres offres. Cependant, nous soutenons volontiers les écoles et les instituts de formation dans leur travail d'éducation historique en offrant aux classes ou aux groupes accompagnés la possibilité de rendre leurs cours plus concrets et de les faire vivre en se référant localement à Offenbach grâce à un travail sur des sources authentiques appropriées. Les enseignants intéressés sont invités à prendre contact avec nous.
Nous attirons volontiers leur attention sur les offres passionnantes de nos collègues du service pédagogique du musée.
Conservation des fonds - emballage, stockage et restauration des dommages dans les règles de l'art
Vous l'avez probablement déjà vu dans vos documents à la maison : le papier est froissé, les trous d'agrafes se déchirent, l'encre d'imprimante s'estompe, l'agrafe commence à rouiller. Si vous conservez une lettre pendant dix ans dans vos dossiers privés, certains peuvent peut-être faire abstraction de ces dommages. Cependant, les sources des archives sont conservées de manière durable, pendant des siècles. La conservation des originaux est en outre notre obligation légale. C'est pourquoi il est de notre devoir de protéger les documents d'archives contre les dommages, par exemple en les emballant et en les stockant correctement. Pour des raisons de conservation, il se peut également que certains documents ne puissent pas être utilisés directement dans la salle de lecture. Les fonds très utilisés sont numérisés dans la mesure du possible, de sorte qu'en règle générale, ils ne sont plus utilisés que sous forme numérique, afin de préserver la substance des archives. Nous devons également lutter contre la dégradation due au temps qui passe et réparer autant que possible les dommages subis par les documents d'archives. Il peut s'agir d'un nettoyage à sec/d'une décontamination afin de rétablir l'utilisabilité, par exemple après une attaque de moisissures, et de stopper la poursuite de la dégradation, ou de la désacidification du papier menacé, ou encore de dommages mécaniques tels que les fissures et les plis, qui sont réparés par un restaurateur. Ainsi, nos témoignages uniques de l'histoire (de la ville) resteront, nous l'espérons, à la disposition des générations futures pour leurs recherches et renforceront leur identification avec notre Offenbach.
Vers la page des archives de la ville
Maison de l'histoire de la ville - Archives municipales
Stadt Offenbach am Main - Bernardbau
Herrnstraße 61
63065 Offenbach
Remarques sur l'accessibilité
Places de parking publiques réservées aux personnes handicapées dans la Herrnstraße et la Kirchgasse.
Les archives de la Maison de l'histoire de la ville ne sont pas accessibles aux personnes à mobilité réduite.
Indications sur l'accessibilité
Plus d'informations
Parking souterrain de l'hôtel Sheraton, parking couvert de la Französisches Gässchen, parkings publics sur les rives du Main
Heures d'ouverture
| Lundi | |
| Mardi | 9:00 - 12:00 , 13:30 - 15:30 |
| Mercredi | |
| Jeudi | 09:00 h - 12:00 h , 13:30 h - 15:30 h |
| Vendredi |
Les citoyens sont priés, dans la mesure du possible, d'annoncer leurs souhaits de recherche avant leur visite aux Archives municipales par e-mail à stadtarchiv@offenbach.de