Zadania archiwum miejskiego

Aby dokumenty przekazane do archiwum miejskiego mogły zostać wykorzystane, muszą najpierw zostać przetworzone i skatalogowane. Dokumenty trafiają do archiwum w bardzo różnych formach. Akta administracyjne są często wypełnione metalem( np. spinaczami i zszywkami) i plastikiem(np. paskami do segregatorów, przezroczystymi tulejami). Ze względów konserwatorskich materiały te są usuwane, a w razie potrzeby akta są ponownie umieszczane w kopertach odpowiednich do archiwizacji, które są bezkwasowe i chronią materiały archiwalne przed uszkodzeniami mechanicznymi. W razie potrzeby dokumenty cyfrowe muszą zostać przekonwertowane na formaty nadające się do archiwizacji, aby mogły być stale wykorzystywane. Celem przetwarzania jest przygotowanie materiałów archiwalnych do trwałego przechowywania, ochrona przed wszelkimi uszkodzeniami i umożliwienie ich wykorzystania. Należy również zachować i zabezpieczyć autentyczność i integralność materiałów archiwalnych.

Przetwarzanie jest regularnie przeprowadzane w trakcie katalogowania, tj. organizowania i indeksowania zawartości materiałów archiwalnych. W szczególności rejestrujemy istotne informacje merytoryczne i formalne oraz przenosimy te dane do pomocy wyszukiwania, która umożliwia ukierunkowane wyszukiwanie dokumentów na określony temat. Poszczególnym pozycjom nadawany jest również znak półki, który umożliwia identyfikację danej pozycji archiwalnej i zazwyczaj określa również miejsce jej przechowywania. Znak półki składa się z nazwy archiwum (skrót), fonds (skrót) i numeru pozycji, np. StadtA OF (Stadtarchiv Offenbach am Main), A (Akten) 1053/4 (= Tätigkeitsbericht der Wasenmeisterei, 1894). Za pomocą znaku półki poszczególne rekordy archiwalne mogą być zamawiane do użytku w czytelni i, jeśli są używane, mogą być cytowane na przykład w pracach pisemnych. W ramach procesu katalogowania określa się również, kiedy można korzystać z materiałów archiwalnych. Należy sprawdzić, czy materiały archiwalne muszą podlegać okresom przechowywania ze względu na zawarte w nich dane. Istnieje ogólny okres ochrony wynoszący 30 lat od utworzenia dokumentu, okresy ochrony osobistej (10 lat po śmierci, alternatywnie 100 lat po urodzeniu, alternatywnie 60 lat po utworzeniu) oraz okresy ochrony dokumentów podlegających specjalnym przepisom dotyczącym tajemnicy(np. tajemnicy społecznej) (60 lat po utworzeniu). Dokumentacja archiwalna może być regularnie wykorzystywana dopiero po upływie ustalonych okresów ochrony. Możliwe są również ograniczenia oparte na stanie i konserwacji. Heska ustawa archiwalna i nasze statuty archiwalne regulują okresy ochrony, możliwość ich skrócenia w indywidualnych przypadkach i wszystkie sposoby wykorzystania.

W przyszłości dane katalogowe zostaną udostępnione w Internecie pod adresem arcinsys.hessen.de (Otwiera się w nowej karcie), tak aby wszyscy zainteresowani mogli samodzielnie przeszukiwać zbiory archiwum miejskiego, aby dowiedzieć się, czy i jakie dokumenty posiadamy w archiwum miejskim, z których są zainteresowani. Obecnie nadal pracujemy z analogowymi i cyfrowymi pomocami wyszukiwania, które są dostępne tylko wewnętrznie. W związku z tym, jeśli jesteś zainteresowany korzystaniem z archiwum, musisz wysłać do nas zapytanie, a my udostępnimy Ci odpowiednie materiały archiwalne.

W archiwum miejskim można znaleźć informacje dotyczące szerokiego zakresu tematów badawczych. Interesuje Cię postać historyczna z Offenbach? Chcesz dowiedzieć się więcej o odbudowie miasta po II wojnie światowej? Czy Twoja rodzina pochodzi z Offenbach i chciałbyś zbadać swoich przodków? Możemy pomóc w tych i innych badaniach nad historią Offenbach.

Na życzenie udzielimy ustnych lub pisemnych informacji i doradzimy w poszukiwaniu odpowiednich źródeł. Nasza biblioteka jest również do Państwa dyspozycji z literaturą dotyczącą historii miasta i aktualnymi publikacjami specjalistycznymi. Zarówno źródła, jak i literaturę można przeglądać w naszej czytelni, o ile pozwala na to stan zachowania lub inne ograniczenia w korzystaniu. W razie potrzeby możemy również wykonać dla Państwa kopie lub skany udostępnionych dokumentów.

Konsultacje w czytelni są bezpłatne. Dalsze badania(np. badania genealogiczne) i inne usługi - takie jak tworzenie reprodukcji - mogą podlegać opłacie. Informacje na ten temat można znaleźć w naszej tabeli opłat. Podstawą prawną korzystania z archiwum miejskiego jest nasz statut archiwalny oraz Heska Ustawa Archiwalna.

Grupy użytkowników archiwum miejskiego są zróżnicowane. Naukowcy i studenci, osoby zainteresowane (lokalną) historią i badacze rodzin, nauczyciele i uczniowie oraz po prostu ludzie, którzy chcą dowiedzieć się więcej o dzisiejszym Offenbach, np. o parku, budynku, firmie, przedsiębiorstwie, osobie lub rozwoju miasta i szukają odpowiedzi na swoje pytania. Stowarzyszenia i inicjatywy, np. w celu wyjaśnienia losów osób prześladowanych i zamordowanych w czasach narodowego socjalizmu lub historii głównego dworca kolejowego, mogą uzyskać dostęp do informacji w archiwum miejskim. Jednak sama administracja miasta również często potrzebuje informacji z archiwum miejskiego, na przykład w zakresie rozwoju miasta i planowania urbanistycznego, ochrony zabytków lub kwestii zanieczyszczonych terenów. Sądy (spadkowe), władze federalne i stanowe, a także użytkownicy komercyjni uzupełniają obraz. Często wykorzystanie obejmuje również dokumenty, które są ważne dla bezpieczeństwa prawnego. Na przykład, aby udowodnić związek rodzinny w celu ubiegania się o spadek, dowód obywatelstwa lub dowód uprawnień emerytalnych. Zabezpieczenie praw osób fizycznych, jak również miasta jako organu archiwalnego, jest zadaniem archiwum miejskiego, którego znaczenie jest często niedoceniane. Zakres zainteresowań i tematów użytkowników jest szeroki, podobnie jak zbiory archiwum miejskiego.

Jednym z naszych zadań statutowych jest udział w przekazywaniu historii miasta. Niestety, obecnie brakuje nam zasobów ludzkich do projektowania i organizowania własnych wystaw, wykładów i innych wydarzeń. Wspieramy jednak naszych kolegów z muzeum oraz, na życzenie, inne organizacje kulturalne w ich pracy nad historią miasta. Na przykład wystawa w muzeum zawsze zawiera fragment pracy archiwalnej.

Możemy również przedstawić mniejszym grupom archiwum miejskie i jego zbiory oraz dać im krótkie spojrzenie "za kulisy".

Edukacja archiwalna to kolejna forma edukacji historycznej. Niestety, nie jesteśmy w stanie zaoferować własnych programów ze względu na brak zasobów kadrowych. Chętnie jednak wspieramy szkoły i instytucje edukacyjne w ich pracy w zakresie edukacji historycznej, oferując towarzyszącym im klasom szkolnym lub grupom możliwość uczynienia ich lekcji bardziej namacalnymi i związanymi z Offenbach poprzez pracę z odpowiednimi autentycznymi źródłami. Zainteresowanych nauczycieli zapraszamy do kontaktu.

Chętnie wskażemy ekscytujące programy oferowane przez naszych kolegów z działu edukacji muzeum.