Şehir arşivinin görevleri

Kent arşivine devredilen belgelerin kullanılabilmesi için öncelikle işlenmesi ve kataloglanması gerekmektedir. Belgeler arşive çok çeşitli biçimlerde gelir. İdari dosyalar genellikle metal(örneğin ataçlar ve zımbalar) ve plastik(örneğin dosyalama şeritleri, şeffaf kılıflar) ile doludur. Koruma amacıyla bu malzemeler çıkarılır ve gerekirse dosyalar, asitsiz olan ve arşiv malzemesini mekanik darbelerin neden olduğu hasarlardan da koruyan arşivlemeye uygun zarflara yeniden gömülür. Gerekirse, dijital belgeler kalıcı olarak kullanılabilir kalmaları için arşivlenebilir formatlara dönüştürülmelidir. İşlemenin amacı, arşiv malzemesini kalıcı depolamaya hazır hale getirmek, her türlü hasardan korumak ve kullanılabilir hale getirmektir. Arşiv malzemesinin özgünlüğü ve bütünlüğü de korunmalı ve güvence altına alınmalıdır.

İşleme düzenli olarak kataloglama, yani arşiv malzemesinin içeriğinin düzenlenmesi ve indekslenmesi sırasında gerçekleştirilir. Özellikle, içerikle ilgili ve resmi bilgileri kaydediyor ve bu verileri, belirli bir konudaki belgelerin hedefli bir şekilde aranmasına olanak tanıyan bir bulgu yardımına aktarıyoruz. Her bir öğeye, arşiv öğesini tanımlanabilir hale getiren ve genellikle depolama yerini de tanımlayan bir raf işareti de verilir. Raf işareti, arşiv adı (kısaltma), fonds (kısaltma) ve materyal numarasından oluşur; örneğin StadtA OF (Stadtarchiv Offenbach am Main), A (Akten) 1053/4 (= Tätigkeitsbericht der Wasenmeisterei, 1894). Raf işaretinin yardımıyla, münferit arşiv kayıtları okuma odasında kullanılmak üzere sipariş edilebilir ve kullanıldıkları takdirde, örneğin yazılı çalışmalarda atıfta bulunulabilir. Kataloglama sürecinin bir parçası olarak, arşiv malzemesinin ne zaman kullanılabileceği de belirlenir. Arşiv malzemesinin içerdiği veriler nedeniyle saklama sürelerine tabi olması gerekip gerekmediği kontrol edilmelidir. Belge oluşturulduktan sonra 30 yıllık genel koruma süresi, kişisel koruma süreleri (ölümden sonra 10 yıl, alternatif olarak doğumdan sonra 100 yıl, alternatif olarak oluşturulduktan sonra 60 yıl) ve özel gizlilik düzenlemelerine tabi olan belgeler için koruma süreleri (örneğin sosyal gizlilik) vardır (oluşturulduktan sonra 60 yıl). Arşiv kayıtları ancak belirlenen koruma süreleri sona erdikten sonra düzenli kullanıma açılabilir. Koşullara ve korumaya dayalı kısıtlamalar da mümkündür. Hessen Arşiv Yasası ve arşiv tüzüğümüz koruma sürelerini, münferit durumlarda kısaltma imkanını ve tüm kullanım yöntemlerini düzenlemektedir.

Gelecekte, bu kataloglama verileri internette arcinsys.hessen.de (Yeni bir sekmede açılır) adresinde kullanıma sunulacak ve böylece ilgili tüm taraflar, şehir arşivinde kullanmak istedikleri belgelerin bulunup bulunmadığını ve hangi belgelerin bulunduğunu öğrenmek için şehir arşivinin varlıklarını bağımsız olarak araştırabilecekler. Şu anda hala sadece kurum içinden erişilebilen analog ve dijital bulgu yardımcıları ile çalışıyoruz. Bu nedenle, şu anda arşivi kullanmakla ilgileniyorsanız bize bir talep göndermelisiniz, biz de size ilgili arşiv materyalini sağlayacağız.

Şehir arşivinde çok çeşitli araştırma konuları hakkında bilgi bulabilirsiniz. Offenbach'tan tarihi bir kişilikle mi ilgileniyorsunuz? İkinci Dünya Savaşı'ndan sonra yerel yeniden yapılanma hakkında bilgi edinmek ister misiniz? Aileniz Offenbach'tan mı geliyor ve kendi atalarınızı mı araştırmak istiyorsunuz? Offenbach'ın tarihiyle ilgili bu ve diğer araştırmalarınızda size yardımcı olabiliriz.

İsteğiniz üzerine size sözlü ya da yazılı bilgi verebilir ve uygun kaynak arayışınızda size danışmanlık yapabiliriz. Kütüphanemiz de kentin tarihine ilişkin literatür ve güncel uzmanlık yayınları ile hizmetinizdedir. Koruma durumunun veya diğer kullanım kısıtlamalarının izin vermesi koşuluyla, okuma salonumuzda hem kaynaklara hem de literatüre başvurabilirsiniz. Gerektiğinde, sunulan belgelerin sizin için kopyalarını veya taramalarını da yapabiliriz.

Okuma odasındaki danışmanlık ücretsizdir. Daha fazla araştırma(örneğin soy araştırması) ve reprodüksiyonların oluşturulması gibi diğer hizmetler ücrete tabi olabilir. Bu konudaki bilgileri ücret tarifemizde bulabilirsiniz. Belediye arşivinin kullanımını belirleyen yasal dayanaklar, arşiv tüzüğümüz ve Hessen Arşiv Yasası'dır.

Belediye arşivinin kullanıcı grupları çok çeşitlidir. Bilim insanları ve öğrenciler, (yerel) tarihle ilgilenen insanlar ve aile araştırmacıları, öğretmenler ve öğrenciler ve sadece bugün Offenbach hakkında, örneğin bir park, bir bina, bir şirket, bir işletme, bir kişi veya şehrin gelişimi hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen ve sorularına cevap arayan insanlar. Dernekler ve inisiyatifler, örneğin Nasyonal Sosyalizm döneminde zulüm gören ve öldürülenlerin akıbetlerini ya da ana tren istasyonunun tarihini aydınlatmak için şehir arşivindeki bilgilere erişebilirler. Bununla birlikte, şehir yönetiminin kendisi de, örneğin kentsel gelişim ve planlama, anıtların korunması veya kirlenmiş alanlarla ilgilenirken şehir arşivlerinden bilgiye ihtiyaç duyar. (Veraset) mahkemeleri, federal ve eyalet makamlarının yanı sıra ticari kullanıcılar da resmi tamamlar. Genellikle, kullanım yasal güvenlik için önemli olan belgeleri de içerir. Örneğin, bir mirası talep etmek için bir aile ilişkisini kanıtlamak, vatandaşlığın kanıtı veya emeklilik haklarının kanıtı için. Bireyler için olduğu kadar arşiv otoritesi olarak kent için de yasal hakların güvence altına alınması, kent arşivinin genellikle önemi azımsanan bir görevidir. Kullanıcıların ilgi alanları ve konuları, tıpkı kent arşivindeki kayıtlar gibi çok geniştir.

Yasal görevlerimizden biri de kent tarihinin iletişimine katkıda bulunmaktır. Ne yazık ki şu anda kendi sergilerimizi, konferanslarımızı ve diğer etkinliklerimizi tasarlayacak ve düzenleyecek insan kaynağına sahip değiliz. Ancak müzedeki meslektaşlarımızı ve talep üzerine diğer kültür kuruluşlarını kentin tarihiyle ilgili çalışmalarında destekliyoruz. Örneğin müzedeki bir sergi her zaman bir arşiv çalışması içerir.

Ayrıca daha küçük gruplara şehir arşivini ve koleksiyonlarını tanıtabilir ve onlara "perde arkasına" kısa bir bakış sunabiliriz.

Arşiv eğitimi, tarih eğitiminin bir başka biçimidir. Personel kaynaklarımızın yetersizliği nedeniyle ne yazık ki kendi programlarımızı düzenleyemiyoruz. Bununla birlikte, okullara ve eğitim kurumlarına tarih eğitimi çalışmalarında destek vermekten mutluluk duyuyor, eşlik eden okul sınıflarına veya gruplarına uygun otantik kaynaklarla çalışarak derslerini daha somut ve Offenbach ile ilgili hale getirme fırsatı sunuyoruz. İlgilenen öğretmenler bizimle iletişime geçebilirler.

Müze eğitim departmanındaki meslektaşlarımız tarafından sunulan heyecan verici programlara dikkat çekmekten mutluluk duyarız.