Protokoll, Planung, Perfektion: Was hinter den Kulissen bei prominenten Besuchen in Offenbach passiert

Der jüngste Besuch des malawischen Präsidenten Lazarus Chakwera und seiner Delegation vergangene Woche in Offenbach war ein besonderes Ereignis. Solche Anlässe sind eher selten, dennoch ist das Rathaus darauf stets bestens vorbereitet. Gordon Hadler, seit zwölf Jahren Hauptamtsleiter, koordiniert gemeinsam mit seinem Team diese Termine routiniert: „Trotz der Aufregung und des organisatorischen Aufwands sind das schöne Anlässe für unsere Stadt. Neben dem Hauptamt ist auch das Amt für Öffentlichkeitsarbeit an zentraler Stelle in die Vorbereitungen und Durchführung eingebunden. Nicht nur wegen der Kommunikation zu diesem Anlass: Mit Bettina Jöst kümmert sich im Amt eine sehr erfahrene Mitarbeiterin darum, dass sich hochrangige Gäste in Offenbach angemessen betreut und wohl fühlen. Sie ist mit der Etikette und allen Fragen des Protokolls solcher Veranstaltungen bestens vertraut. Gemeinsam mit Herrn Hadler und weiteren Kolleginnen und Kollegen organisiert sie alles bis ins Detail.

Ob Bundespräsident oder Olympiasiegerinnen und Olympiasieger, Bischof oder Botschafter: Offenbach hat in den vergangenen Jahrzehnten immer wieder Ehrengäste empfangen. Davon zeugt das Goldene Buch der Stadt, das seit 1949 geführt wird. Dieses Buch ist nicht nur eine historische Sammlung, sondern ein beeindruckendes Kunstwerk. Es wurde von Offenbacher Meisterschülern aus edlem, hellen Leder mit Goldschnitt gefertigt und steckt in einer ebenso hochwertigen Schutzhülle – dabei trägt es doch den bescheidenen Titel „Gästebuch der Stadt Offenbach am Main“. Der erste Eintrag stammt vom 28. Juni 1949 und wurde von Johann Rebholz, dem damaligen Oberbürgermeister, verfasst.

Auch davon, dass Offenbach immer schon eine große Sportstadt war, zeugt das Goldene Buch: Viele Offenbacherinnen und Offenbacher wurden für ihre sportlichen Leistungen mit einem Eintrag im Goldenen Buch gewürdigt. 1984 zeigte sich Offenbach stolz auf seine Olympiasiegerinnen und Olympiasieger. Der Schwimmer Michael Groß sowie die Fechterinnen Cornelia Hanisch und Christiane Weber brachten aus Los Angeles Gold- und Silbermedaillen mit und sicherten sich damit einen Ehrenplatz im Gästebuch. Bei der Sportgala 2009 verewigten sich der in Hanau geborene ehemalige Kickers-Fußballer Rudi Völler und die ehemalige Fußball-Bundestrainerin Steffi Jones im Goldenen Buch.

Ein weiterer Höhepunkt war der Besuch des ehemaligen OFC-Trainers Otto Rehhagel im Jahr 2008. „Im Saal bekam man fast keine Luft mehr, so viele Leute drängelten sich dort – nur um ihm beim Unterschreiben im Goldenen Buch zuzusehen“, erinnert sich Bettina Jöst. „Dieser Andrang zeigte, wie sehr die Stadt ihre Gäste schätzt und welche Bedeutung diese Einträge im Goldenen Buch für Offenbach und seine Bürgerinnen und Bürger haben.“

Auch auf politischer Ebene fanden sich prominente Besucher ein, darunter einige ehemalige Bundespräsidenten wie Theodor Heuss (1953), Walter Scheel (1977) und zuletzt Joachim Gauck (2016). Ein amüsantes Detail: Selbst das schwedische Männermodel Marcus Schenkenberg verewigte sich 2013 im Goldenen Buch der Stadt, anlässlich seiner Partnerschaft als Hauptsponsor der 1. Damenmannschaft des Offenbacher Tennisclubs (OTC).

Beim Besuch des malawischen Präsidenten arbeiteten die Presseabteilung und die zuständigen Ämter eng mit der Protokollabteilung der Hessischen Staatskanzlei zusammen. Dabei wurde unter anderem geklärt, in welchen Fahrzeugen die Gäste anreisen und welche Sicherheitsanforderungen zu berücksichtigen waren. In solchen Fällen müssen auch die entsprechenden Fachämter sowie die Stadt- und Landespolizei einbezogen werden, damit alle beteiligten Stellen nahtlos zusammenarbeiten. In Offenbach sind in der Regel das Hauptamt, das Protokoll, das Presseamt, das Ordnungsamt, die Straßenverkehrsbehörde und, wie vergangene Woche, auch die Wirtschaftsförderung beteiligt.

Das Hauptamt übt bei solchen Besuchen oder Veranstaltungen das Hausrecht für Oberbürgermeister Dr. Felix Schwenke aus und betreut vorwiegend die logistischen Angelegenheiten sowie das Zeitmanagement. Die genaue Planung von Wegzeiten im Ablauf des Termins ist dabei genauso wichtig wie der Kontakt mit der zuständigen Polizei für sicherheitsrelevante Fragen. Eine Rolle spielt dabei auch das in Städten nicht übliche offene Konzept des Offenbacher Rathauses. Es ist mit seinem beeindruckenden Foyer ein Ort der Begegnung und für alle Bürgerinnen und Bürger frei zugänglich.

Besonders bei sicherheitskritischen Terminen, wie der Besuch des ehemaligen Bundespräsidenten Joachim Gauck, gibt es spezielle Anforderungen. Als Joachim Gauck und seine Frau Daniela Schadt 2016 nach Offenbach kamen, war sogar das Bundeskriminalamt involviert: Gepanzerte Fahrzeuge standen bereit, Zufahrten und Wege wurden kontrolliert, Gebäude besichtigt sowie Fluchtwege inspiziert. Zusätzlich wurden an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Rathauses spezielle Armbändchen ausgegeben, die genau regelten, wer in die Nähe des Bundespräsidenten durfte.

Für Bettina Jöst spielt allerdings nicht nur der Sicherheitsaspekt eine große Rolle. Sie hebt hervor, dass neben den Vorsichtsmaßnahmen vor allem der respektvolle Umgang mit den Gästen im Mittelpunkt steht: „Wir fragen uns bei jedem Besuch, wie wir als Gastgeberstadt unseren Gästen individuell gerecht werden und den Aufenthalt für alle so angenehm wie möglich gestalten können.“ Bei diesen Überlegungen spielen auch regionale Geschenke wie die Offenbacher Pfeffernüsse oder Lederwaren eine Rolle, um die Traditionen des Gastgebers zu zeigen. „Wir machen uns aber auch Gedanken über landestypische Besonderheiten. Die Etikette muss eingehalten werden, um sicherzustellen, dass sich alle Gäste willkommen und wertgeschätzt fühlen. Deshalb recherchieren wir im Vorfeld ausführlich und bringen in Erfahrung, was für das jeweilige Land und die Kultur angebracht ist – etwa Händeschütteln oder eine leichte Verbeugung bei der Begrüßung. Wir erkundigen uns auch, ob unsere Gäste bestimmte Wünsche haben. So mögen unsere japanischen Gäste beispielsweise eher stilles Wasser anstatt Mineralwasser mit Kohlensäure.“ Dem malawischen Präsidenten konnte sogar Kaffee aus Malawi gereicht werden. Darüber hinaus klärt das Hauptamt den weiteren Getränke- und Speisebedarf, bereitet die benötigten Säle und Räume vor und verwaltet die Amtskette des Oberbürgermeisters. „Die Amtskette wird vor allem bei feierlichen und besonderen Anlässen getragen. Sie ist aus Gold und wird wegen des hohen Sachwerts immer von einem Mitarbeiter aus dem Hauptamt betreut, wenn sie aus dem Tresor im Rathaus geholt wird“, so Hadler.

Auch der protokollarische Rahmen spielt für Hadler eine zentrale Rolle in der Vorbereitung. Dazu zählt beispielsweise die Frage, ob Flaggen am Fahnenmast gehisst werden sollen. „Wir haben für solche Anlässe einige Flaggen und Fahnen vorrätig, aber für den Besuch aus Malawi mussten wir erstmal eine bestellen. Dabei muss auch in Ruhe über die Aufhängung nachgedacht werden, damit sie am Ende nicht falschherum hängt. Auch die Reihenfolge der Fahnen muss vorab geklärt werden. Es hat eben wie so vieles bei uns seine bestimmten Regeln“, erklärt Hadler.

Die Sorgfalt in allen Bereichen gewährleistet einen reibungslosen und würdigen Ablauf hochrangiger Besuche in Offenbach. „Zwischendurch werfen wir auch einen Blick ins Goldene Buch, um zu sehen, welche prominenten Gäste sich in der Vergangenheit schon verewigt haben – das kann immer wieder spannende Erinnerungen wecken“, fügt Jöst hinzu.

Bildinformationen: 

Bild 1: Oberbürgermeister Dr. Felix Schwenke begrüßt den Staatspräsidenten von Malawi, Dr. Lazarus Chakwera. Hinter ihnen steht die First Lady, Monica Chakwera. Foto: Stadt Offenbach / Katja Lenz

Bild 2: Steffi Jones und Rudi Völler bei der Sportgala im März 2009. Foto: Stadt Offenbach / georg-foto, offenbach

Bild 3: Der ehemalige OFC-Trainer Otto Rehhagel trägt sich im Mai 2008 in das Goldene Buch der Stadt ein. Foto: Stadt Offenbach.

Bild: 4: Das schwedische Model Marcus Schenkenberg ist 2013 anlässlich seiner Partnerschaft als Hauptsponsor der 1. Damenmannschaft des Offenbacher Tennisclubs (OTC) zu Gast in Offenbach. Foto: Stadt Offenbach / georg-foto, offenbach

Bild 5: Der ehemalige Bundespräsident Joachim Gauck und seine Ehefrau Daniela Schadt tragen sich 2016 in das Goldene Buch ein. Zu sehen sind ebenfalls der ehemalige Oberbürgermeister Horst Schneider und der Stadtverordnetenvorsteher Stephan Färber. Foto: Stadt Offenbach / georg-foto, offenbach