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Briefe digital
© Gerd Altmann/ Pixabay.com
Der Posteingang der Stadt Offenbach am Main wird auf digitale Erfassung umgestellt. Pro Monat erreichen die Stadtverwaltung rund 19.500 Briefe und Großbriefe mit ganz unterschiedlichen Anliegen. Mit dem Einzug der digitalen Akte in die Verwaltung werden auch die Briefe digital benötigt. Briefe an die Stadt sollen dazu zentral eingescannt und dann digital weiterbearbeitet werden. Die Umstellung der Korrespondenz auf digital erfolgt sukzessive, nachdem in den Fachämtern die digitale Akte eingeführt wurde.

In der Poststelle kommt eine Software zum Einsatz, die eingehende Dokumente gleich einem Fachamt, einer Abteilung, einem Sachgebiet oder sogar gleich einem Sachbearbeiter oder einer Akte zu ordnen kann. Die Software lernt im täglichen Betrieb dazu und soll automatisch immer selbständiger die geforderten Informationen extrahieren können.

Inhalte kann die Software direkt an Fachanwendungen, Dokumentenmanagement-Systeme oder das System der Finanzbuchhaltung übermitteln. Neben der zentralen Scanstelle beim Hauptamt können auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fachämter auf die Software zugreifen. Zum Start des Projektes trainieren sie beim Scannen auch die Software: Dokumente die nicht erkannt werden, können manuell gekennzeichnet werden. Beim nächsten Mal wird die Software diese Art Dokumente automatisch erkennen. In einem ersten Testlauf haben Hauptamt, Bürgerbüro und Wohnungs-, Versicherungs- und Standesamt den Einsatz der Scan-Software erfolgreich getestet. Das Projekt wird vom Hauptamt über die Poststelle gestartet.

Parallel dazu setzen auch die Abteilungen von Kämmerei, Kasse und Steuern auf die Digitalisierung. Hier werden zeitnah die Handakten im Bereich Vollstreckung und Steuerveranlagung digitalisiert. Das soll nicht nur mehr Raum schaffen – derzeit lagern die Akten in vielen Regalmetern im Rathaus – sondern vor allem den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die oft auch körperlich belastende Registraturarbeit erleichtern. Für die Kunden der Abteilungen bringen digitale Akten einen schnelleren Zugriff und damit die Möglichkeit zu Auskünften. Weil keine Akten mehr in Büros gelagert werden, sind die enthaltenen Daten noch besser geschützt. Gleichzeitig erfüllen die Abteilungen damit auch Anforderungen des Brandschutzes an die Räume.

Offenbach am Main, 28. Juni 2019