Sprungmarken
Suche
Suche

Die Stadt Offenbach bietet bereits viele Dienstleistungen digital an. Bürgerinnen und Bürger können bequem von zuhause aus unter anderem Termine reservieren, ihr Kfz an- oder ummelden und Mängel in der Stadt melden. Alle Online-Dienstleistungen stehen den Bürgern unter www.offenbach.de/online-rathaus zur Verfügung. Doch die Stadtverwaltung stellt auch interne Prozesse digital um, die für das Publikum erstmal nicht sichtbar sind, wovon sie aber auch profitieren. Das soll zum einen die Arbeitsabläufe verbessern, indem sie schneller und sicherer werden. Vermieden wird aber auch Papiermüll und Schränke voller Ordner, in denen lange gewühlt werden muss, bevor etwas gefunden wird.

Das Stichwort heißt „digitale Akte“: Statt E-Mail-Verkehr auszudrucken und zusammen mit Briefen und anderen Unterlagen in Ordnern und Akten abzuheften oder in einem Dateisystem auf dem Computer abzulegen, wird alles in einem Software-Programm gespeichert. In der Stadt Offenbach sind Fachverfahren der ekom21 und die sogenannte allgemeine Schriftgutverwaltung der Firma Optimal Systems im Einsatz. Die digitale Akte ermöglicht eine bessere Übersicht mit Registerstruktur, in der Beschäftigte über Suchbegriffe, Dokumenttypen oder Zeitraum notwendige Unterlagen schnell finden können. Sie ist zudem revisionssicher, das heißt die Dokumente werden unverändert abgespeichert und später archiviert. Eine digitale Akte kann für jeden Vorgang und für jedes Projekt erstellt werden. Ein Rechtesystem ermöglicht, dass mehrere Sachbearbeiter eine Akte einsehen und diese bearbeiten können.

Vorreiter bei der digitalen Akte war das Bürgerbüro, es hat sie schon vor 2010 unter anderem für Kfz- und Pass-Angelegenheiten eingeführt. Einige Jahre später sind das Wohnung-, Versicherungs- und Standesamt sowie das Sozialamt an den Start gegangen. „Mittlerweile nutzt die Hälfte der Ämter Fachverfahren oder die digitale Akte“, erklärt Anja Uhlig, Sachgebietsleiterin für Verwaltungsdigitalisierung und Fachverfahren bei der Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik. „Statt Dokumente in einem Ordner abzuheften, legen die Sachbearbeiter einfach digitale Ordner an.“ Die digitale Akte werde bis 2021 allen Ämtern zur Verfügung gestellt. Die Stadt Offenbach ist im Vergleich zu anderen Kommunen sehr weit mit der Digitalisierung: „Wir sind nicht die ersten, aber wir sind ziemlich weit vorne. Häufig werden wir von den Software-Anbietern als Referenz für andere Kommunen genannt“, bemerkt Uhlig.

Doch die Digitalisierung der Verwaltung hört nicht bei den Ordnern auf, auch der Posteingang wird aktuell umgestellt. Rund 20.000 Briefe erreichen die Stadt Offenbach pro Monat. Diese werden aufwändig sortiert, an die Ämter und Abteilungen verteilt und dort an die zuständigen Beschäftigten ausgeteilt. „Ein Brief geht durch mehrere Hände, bevor er zum zuständigen Sachbearbeiter kommt“, bringt es Andreas Hummel auf den Punkt. Er ist Abteilungsleiter für Hauptverwaltungsaufgaben, Beschaffung und innere Dienste beim Hauptamt. Dieser lange, zeitaufwändige Weg wird durch die digitale Erfassung des Posteingangs enorm verkürzt. Seit letztem Jahr stellt die Stadt Offenbach ihren Posteingang um: Die Eingangspost wird gescannt und der zuständigen Abteilung digital zur Verfügung gestellt. Konkret bedeutet dies, dass der eingescannte Brief im Dateisystem der jeweiligen Abteilung abgelegt wird. Das Bürgerbüro ist das erste Amt, das als Pilotamt seine Post digital zugestellt bekommt, und zwar je nach Anliegen in den Posteingang für das KFZ-Wesen, das Meldewesen oder zum Beispiel den Führerschein. Die zuständigen Sachbearbeiter holen sich ihre Post aus dem digitalen Posteingang und bearbeiten sie weiter.

„Die Scanner können mit einer nachgeschalteten Software die maschinengeschriebenen Briefe auslesen, erkennen bestimmte Schlagworte und ordnen die Post automatisch in die richtigen Posteingangsordner des Bürgerbüros ein“, erläutert Hummel. Natürlich gebe es nach wie vor Post, die aus Datenschutzgründen nicht geöffnet werde. Dazu zählen Personalangelegenheiten, medizinische Unterlagen oder ein mit persönlich oder vertraulich gekennzeichneter Brief. Da der Pilot gut gelaufen ist, konnte auch schon ein zweites Amt auf den digitalen Posteingang umgestellt werden. Das Wohnungsamt ist coronabedingt statt im Februar erst im Mai an den Start gegangen. Nach und nach sollen auch die anderen Ämter umgestellt werden: „Wir werden bald alle Ämter anschreiben, um sie über die Möglichkeit zu informieren und ihr Interesse an dem digitalen Posteingang zu erfragen“, sagt Hummel. Mit jedem Amt werde dann ein Zeitplan ausgearbeitet. Aus Erfahrung weiß Hummel, dass jedes Amt alleine für die Vorarbeit drei Monate benötigen. Die Beschäftigten müssen sich überlegen, wie sie ihren digitalen Posteingang organisieren wollen, das heißt welcher Brief in welchem digitalen „Körbchen“ landen soll.

„Das Thema Digitalisierung ist mir persönlich sehr wichtig – und in den letzten Monaten haben wir alle gerade von digitalen Möglichkeiten im Austausch profitiert. Der Verwaltung gilt mein Dank, dass auch in verrückten Zeiten dieses Projekt vorangebracht wird“, betont Oberbürgermeister Dr. Felix Schwenke.

Bei der Digitalisierung des Posteingangs braucht kein Bürger Angst zu haben, dass etwas verloren geht. Ganz im Gegenteil: Durch den Eingangsscan kann nachgewiesen werden, ob und wann ein Schreiben eingetroffen ist. Selbst wenn ein Scan aus Versehen gelöscht wird, behält die Poststelle das eingescannte Dokument je nach Amtsvorgaben vier bis sechs Wochen vor und die Original-Papiere gehen vier Wochen in ein abgeschlossenes Archiv. Danach werden sie vernichtet.

Offenbach am Main, 7. September 2020