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24. Juni 2010: Ganz allmählich kann man in der Abteilung Hochbaumanagement der Stadt Offenbach ans Durchatmen denken. Das kleine Team um die Architektin Anna Heep hat 15 harte Monate hinter sich. Gut ein Jahr ist es her, dass die Stadtverordneten am 5. März 2009 den Grundsatzbeschluss über den Einsatz der Konjunkturfördermittel von Bund und Land gefasst haben. Seither hat das Hochbaumanagement 22 Projekte angeschoben, darunter auch ein Großprojekt: die Gesamtsanierung und Erweiterung der Grundschule Buchhügel.

Aktuell sind noch drei Projekte in Planung, vier Projektbeschlüsse in städtischen Gremien stehen dieses Jahr noch aus. „Ich bin sehr stolz auf diese Leistung“, sagt Oberbürgermeister und Baudezernent Horst Schneider. „So schnell es ging, haben wir dazu beigetragen, die Auftragslage in der Wirtschaft zu beleben. Die Programme bedeuten für uns eine große organisatorische Herausforderung. Aber sie bieten auch die Chance, insbesondere die Sanierung der Offenbacher Schulen und Kitas ein großes Stück voranzubringen und damit bessere Bedingungen für Bildung und Erziehung zu schaffen.“

15 Monate Hochdruck auf dem Kessel. Wenn Bereichsleiterin Anna Heep an den Anfang zurückdenkt, so spricht sie von der „Weihnachtsbotschaft 2008“. Für das damalige Team im Amt für Stadtplanung und Baumanagement bedeutete die Bekanntgabe der Konjunkturpakete erst einmal: Personalnotstand. Denn die einzige Projektleiterin war schon mit dem Management des großen Schulsanierungsprogramms samt der geplanten ÖPP-Verfahren mehr als ausgelastet.

Als im Januar die Architektin Astrid Reese ins Team einstieg, wurde sie sofort mit der Projektentwicklung für die Konjunkturprogramme betraut. Bis Ende April musste die Stadt ihre Anträge abgeben. Heute ist sich Anna Heep sicher „Ohne die bestehende Kooperation mit der EEG hätten wir das nicht so schnell geschafft.“ Die städtische Gesellschaft EEG (Entwicklung Erschließung Gebäudemanagement) ist seit 2005 mit der Steuerung der Schulsanierungsprojekte betraut. Die Arbeitsteilung sieht so aus: Die Abteilung Hochbaumanagement entwickelt die Projekte zusammen mit externen Planern, stimmt sie mit dem Umwelt- und dem Revisionsamt ab und erarbeitet die Beschlussvorlage für Magistrat und Parlament. Die EEG steuert die Projektabwicklung unter der Aufsicht des Hochbaumanagements. Alle Ausschreibungen, Submissionen und Auftragsvergaben regelt die EEG.

Mit der EEG gemeinsam hatte das Hochbaumanagement auch die Prioritätenliste für das Schulsanierungsprogramm erarbeitet. „Wir hatten daher Zustandsberichte für alle Schulgebäude und zusätzlich für alle Kindertagesstätten“, sagt Anna Heep. Auch das trug maßgeblich dazu bei, dass Offenbach so schnell ein Maßnahmenpaket schnüren konnte. So schnell, dass es sogar bundesweit durch die Medien ging und Anna Heep das Offenbacher Modell in einem Fachvortrag in Frankfurt vorstellte.

Die Förderrichtlinien des Hessischen Sonderinvestitionsprogramms verlangten, dass bis Ende 2009 für jedes Projekt die jeweils erste Bauleistung beauftragt sein musste. Also mussten 12 Projekte innerhalb weniger Monate geplant, abgestimmt und gestartet sein. Und keines dieser Projekte durfte bereits im Haushalt stehen. „Die Planungen begannen bei Null – in allen Kommunen“, sagt Anna Heep. „Angesichts knapper Kassen und begrenzter Ressourcen hat heute kein Bauamt mehr fertige Pläne in der Schublade.“

Antragstellung Ende April, Förderbescheide Anfang Juni, erste Auftragsvergaben vor Jahresende: Anna Heep und ihr Team standen vor dem Problem, dass in Offenbach üblicherweise jeder Bau- oder Planungsauftrag über 25.000 Euro im Magistrat beschlossen werden muss. Und pro Projekt werden im Schnitt 8 bis 12 Gewerke beauftragt. „“Wir hätten ohne Ende Beschlussvorlagen produziert“, verdeutlicht Anna Heep. Das Verfahren wurde vereinfacht. Im Grundsatzbeschluss stimmten die Stadtverordneten zu, dass die EEG parallel zur Planung bereits die Ausschreibungen vorbereitete, damit schon kurz nach dem jeweiligen Projektbeschluss der erste Bauauftrag erteilt werden konnte.

„Im Zuge der Konjunkturprogramme haben wir Arbeitsprozesse optimiert“, sagt Oberbürgermeister Schneider. Und Anna Heep ist sich sicher: „Einige der Veränderungen werden Bestand haben.“ Das Hochbaumanagement hat inzwischen vieles stärker systematisiert. Es gibt einen Katalog, nach dem die Daten erhoben werden, die für die Abstimmung mit dem Umweltamt wichtig sind. Auch gibt es genaue Anweisungen für die Projektplanung.

Einschließlich Bereichsleiterin Anna Heep arbeiten inzwischen vier Architektinnen und Architekten in der Abteilung Hochbaumanagement. Drei von ihnen sind mit den Konjunkturprogrammen betraut. Nun, da die meisten Projekte angeschoben sind, überwachen sie überwiegend die Abwicklung. Ayse Bayrak ist seit Juli 2009 dabei und inzwischen eine Spezialistin für Kita-Sanierung. In fünf Kitas stehen Fenster-, Fassaden- und Innensanierung an, in der Kita 13 muss auch noch das Dach erneuert werden. Trotz der Fülle kann Ayse Bayrak die einzelnen Projekte noch auseinanderhalten. „Man braucht eine gute Selbstorganisation “, betont sie. Auch muss man sich mit jedem Projekt intensiv befassen, die Örtlichkeiten genau kennen.

Wichtig sind auch regelmäßige Besuche auf der Baustelle. Dafür bleibe im Alltag leider viel zu wenig Zeit, bedauert Anna Heep. Die Abteilung ist an der Grenze dessen angelangt, was sich noch bewältigen lässt. Denn alles, was im Rahmen der Konjunkturprogramme läuft, muss zusätzlich zum laufenden Schulsanierungsprogramm und zu den aufwändigen ÖPP-Verfahren geschultert werden.

Detailfragen einer Sanierung entscheiden Anna Heep und ihr Team fortwährend mit. Darüber, welche Bodenbeläge verwendet werden, wie die sanitären Anlagen aussehen sollen und darüber, wie Räume und Flure gestaltet werden. „Schließlich geht es um Lernorte für unsere Kinder. Die Gestaltung ist pädagogisch wichtig“, sagt Anna Heep. Optimale Lösungen im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten sind ihr Anspruch. Denn sie ist überzeugt: „Es sind die Details, die letztlich über die Qualität eines Projekts entscheiden.“

Qualitätskontrolle ist das eine, Finanzcontrolling das andere, was die Abteilung Hochbaumanagement für alle laufenden Projekte leistet. Allein die Konjunkturförderprogramme von Land und Bund bedeuten ein finanzielles Volumen von rund 38 Millionen Euro, wobei der städtische Eigenanteil insgesamt etwa 8,4 Millionen Euro beträgt. Für jedes Projekt gibt es ein Konto, auf das die Stadt die Fördermittel im Zwei-Monats-Rhythmus überweist, und von wo es die EEG treuhänderisch abruft, um die Baufirmen zu bezahlen. Den Finanzbedarf für die jeweils folgenden zwei Monate muss der Projektsteuerer EEG genau nachweisen – eine wirksame Vorbeugung, damit Kosten nicht explodieren.

22 Projekte, 38 Millionen Euro Investitionsvolumen und mittlerweile sechs Mitarbeiter im Hochbaumanagement einschließlich der Bereichsleiterin. Das bedeutet: Prioritäten setzen und dennoch nie aus dem Auge verlieren, wenn´s irgendwo brenzlig wird. „Das kann einem schon schlaflose Nächte bereiten“, sagt Anna Heep. Doch sie hat zehn Jahre Erfahrung mit dem Management von Großprojekten mit nach Offenbach gebracht. „Da lernt man, damit umzugehen.“ Oberbürgermeister Horst Schneider ist voll des Lobes: „Dem leistungsfähigen Team um Anna Heep gilt mein besonderer Dank. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Hochbaumanagements sorgen dafür, dass die Konjunkturförderprogramme für Offenbach eine positive Gestaltungskraft entfalten.“