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Offenbach am Main, 2. August 2019 – Das Jobcenter MainArbeit in Offenbach hat früh angefangen, Vorgänge zu digitalisieren. Jetzt geht es den nächsten Schritt und bietet Kunden ein Portal an, über das sie Dokumente und Unterlagen elektronisch einreichen und empfangen können.

„Das neue Kundenportal ist ein großer Fortschritt in Bezug auf Kundenfreundlichkeit und eine Erleichterung für die Kundenbetreuer“, lobt Stadträtin Sabine Groß. Der Geschäftsführer der MainArbeit Dr. Matthias Schulze-Böing betont, dass die MainArbeit schon früh auf Digitalisierung gesetzt hat. „Wir haben 2015 als eines der ersten Jobcenter in Hessen und in Deutschland die elektronische Akte eingeführt“, sagt Schulze-Böing. Das Kundenportal sei die logische Fortführung der Digitalisierungs-Strategie: „Es gibt keinen Medienbruch mehr“, erklärt er. „Unterlagen, die in Papierform eingereicht werden, müssen erst in eine digitale Form überführt werden. Das macht Arbeit. Mit dem Kundenportal liegen die Dokumente sofort elektronisch vor.“

Zahlen sprechen für sich

Bei der MainArbeit gibt es aktuell 7.500 Bedarfsgemeinschaften mit 16.500 Personen. Jährlich werden rund 50.000 Bescheide verschickt und täglich gehen 470 Schreiben per Post ein. Wenn auch nur ein Teil des Dokumentenaustauschs zwischen Jobcenter und Kunden digital erfolgen kann, wird die Arbeit für die Mitarbeiter des Jobcenters deutlich einfacher, so Schulze-Böing.

„Wichtig für die Umsetzung war, dass kein Mehraufwand für die Mitarbeiter entsteht“, berichtet Stefanie Stein, Leiterin der Verfahrensbetreuung bei der MainArbeit. Das Kundenportal hat daher Schnittstellen zu den Fachverfahren des Jobcenters: „Alle elektronisch über das Kundenportal hochgeladenen Unterlagen werden direkt in die elektronische Akte des Kunden eingefügt“, erläutert Stein. Den Kundenbetreuern wird in der elektronischen Akte angezeigt, dass neue Dokumente vorliegen und sie können diese sofort bearbeiten und der Person eine Rückmeldung über das Portal zukommen lassen. Zudem können sie Bescheide oder Schreiben nun auch elektronisch per Download zustellen und Vorsprachetermine mit Hinweisen für die Vorbereitung des Gesprächs oder mitzubringende Dokumente versehen. Die Kunden werden per E-Mail über den Eingang eines Dokuments in ihrem persönlichen Portal benachrichtigt. Dort können sie es dann für sich herunterladen sowie alle für sie persönlich bestimmten Informationen einsehen. All das geschieht unter strengen Datenschutzregelungen, die bei der Umsetzung ebenfalls beachtet werden mussten.

Einfache Benutzerführung und Sprache

Die Nutzeroberfläche ist intuitiv bedienbar – auch darauf hat das Jobcenter Wert gelegt. Die Inhalte stehen in einem einfachen Deutsch und in verschiedenen Fremdsprachen zur Verfügung, darunter Arabisch, Englisch, Französisch, Italienisch und Türkisch. „Sobald sich die Kunden angemeldet haben, können sie die gewünschte Sprache einstellen, das Portal merkt sich die Auswahl“, erläutert der Verfahrensbetreuer Marc Peter und erklärt kurz die Bedienung des Portals. Nach der Anmeldung sind sofort die aktuellen Termine sichtbar sowie die Öffnungszeiten und Kontaktdaten des Jobcenters. Über die Menüleiste können die Angemeldeten zudem eingegangene Dokumente aufrufen und lesen, Unterlagen für das Jobcenter hochladen, sich alle gesendeten Dokumente anzeigen lassen und eine Nachricht an ihren persönlichen Ansprechpartner senden.

„Im Grunde genommen haben die Kunden eine kleine elektronische Akte, in der alles zusammengehalten wird“, bringt Schulze-Böing die Vorteile auf den Punkt. „Der Kunde sieht im Portal alle gesendeten Dokumente mit dem Zeitpunkt der Sendung. Damit kann er im Zweifelsfall auch belegen, wann er welches Dokument eingereicht hat.“ Die Kommunikation über das Portal sei einfach, sicher und schnell. Die persönlichen Termine mit dem Kundenberater könnten so besser vorbereitet werden und produktiver ablaufen.

Kosten und Ausblick

Nach etwa eineinhalb Jahren Entwicklung konnte das Portal im April und Mai dieses Jahres getestet werden. Inzwischen steht es allen Kunden der MainArbeit zur Verfügung. Rund 300 Kunden des Jobcenters sind bereits registriert und laut MainArbeit zufrieden. Programmiert hat das Angebot die Offenbacher Firma „Tec2Date“. Die Kosten von rund 100.000 Euro wurden überwiegend aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds, um die sich die MainArbeit beworben hatte, gedeckt.

Das Portal ist unter der Internetadresse https://portal.mainarbeit-offenbach.de aufrufbar und für mobile Endgeräte optimiert. In Kürze stünden auch Apps für Android und iPhone zur Verfügung, so Stein. Zudem seien diverse Weiterentwicklungen geplant, künftig sollen unter anderem auch Online-Anträge zur Verfügung stehen, der Bearbeitungsstatus einsehbar sein und ein Bewerbungsassistent eingebunden werden. 

Schulze-Böing hat sich bis Ende des Jahres das Ziel gesetzt, mindestens 1.000 Nutzer im Onlineportal begrüßen zu können und berichtet, dass es bereits einige Jobcenter gibt, die das Programm übernehmen werden.

Bildinformation

Von links nach rechts: Verfahrensbetreuer Marc Peter, MainArbeit-Geschäftsführer Dr. Matthias Schulze-Böing, Verfahrensbetreuung-Leiterin Stefanie Stein und Stadträtin Sabine Groß stellen das neue Online-Kundenportal vor.

Foto: Stadt Offenbach / georg-foto.de