Indications sur le traitement des données lors de la prise de contact avec l'administration municipale

Lorsque vous prenez contact avec la ville d'Offenbach am Main, des données personnelles sont générées - et ce, indépendamment du contenu de votre message. Les présentes informations vous expliquent comment nous traitons ces informations. Il s'agit donc ici de

• de vos saisies lors de l'utilisation du formulaire de contact
• votre adresse postale en cas de prise de contact par courrier
• votre numéro de téléphone en cas d'appel téléphonique
• votre numéro de fax
• votre adresse e-mail et votre adresse IP en cas de correspondance par e-mail

ainsi que le moment de votre prise de contact.

Le traitement de vos données personnelles est dans l'intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD) ; dans de nombreux cas, il peut également être nécessaire à l'exécution des tâches qui nous sont confiées par la loi (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD).

Le responsable du traitement des données est

La municipalité de la ville d'Offenbach am Main
63071 Offenbach am Main
hauptamtoffenbachde

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données comme suit :

Magistrat de la ville d'Offenbach am Main
- Service de la protection des données et de la lutte contre la corruption -
Berliner Straße 100
63065 Offenbach am Main
datenschutzoffenbachde
Tél. : 069/8065-3300

Les envois postaux sont ouverts et numérisés dans notre bureau de poste central. Cette opération n'a pas lieu si vous avez expressément marqué votre envoi comme "privé", "personnel" ou d'une autre manière appropriée comme devant être ouvert exclusivement par le destinataire personnellement désigné. Veuillez noter que dans ce cas, votre demande ne pourra être traitée que si la personne désignée est également présente dans l'établissement. En cas de vacances ou de maladie, votre lettre ne sera pas ouverte.

Notre installation téléphonique enregistre également les appels manqués, à moins que vous n'ayez supprimé la transmission du numéro d'appel. Votre numéro d'appel peut être consulté pendant trois mois par le poste appelé. Nous utilisons des appareils multifonctions pour recevoir les envois de fax. Ceux-ci disposent d'une mémoire interne qui peut être lue à l'aide d'un appareil adéquat. L'enregistrement de votre identifiant d'expéditeur dépend de la capacité de la mémoire - lorsque cette mémoire est saturée, les données les plus anciennes sont écrasées par les nouvelles. Ceci est nécessaire pour la récupération en cas de dysfonctionnement de l'appareil. Notre système de messagerie enregistre vos données d'expéditeur dans la boîte aux lettres du destinataire. Nous vous prions d'utiliser de préférence des "boîtes aux lettres fonctionnelles" comme destinataires. D'une part, vous garantissez ainsi le traitement de votre demande même en cas d'absence de votre interlocuteur compétent. D'autre part, l'utilisation des boîtes aux lettres fonctionnelles garantit l'archivage des données après 90 jours et leur suppression définitive après trois ans au plus tard. Mais ne craignez pas de les perdre : les données enregistrées dans un dossier ne sont supprimées qu'au moment de la destruction de ce même dossier. Cela se fait en fonction de la durée de conservation légale pour le processus en question.

L'enregistrement du contenu de votre prise de contact dépend du contexte. Nous publions des informations sur le traitement des données sur Internet sous le service concerné dans la rubrique "Téléchargement/Liens".

Vos données peuvent - en fonction du contexte - être transmises à des tiers dans des conditions strictes. Le RGPD vous accorde le droit de nous demander de corriger des données erronées. Vous avez le droit de nous demander quelles données nous traitons à votre sujet. En outre, le RGPD reconnaît le droit à l'effacement ou à la limitation du traitement, le droit de s'opposer au traitement ainsi que le droit à la portabilité des données. Chacun de ces droits est toutefois soumis à des conditions. Notre délégué à la protection des données vous conseillera volontiers pour les faire valoir.

Nous traitons vos données avec le plus grand soin et la plus grande discrétion. Si vous avez néanmoins des raisons de vous plaindre du traitement des données effectué par l'administration municipale, vous pouvez le faire auprès de toute autorité de protection des données de l'Union européenne. Toutefois, pour des raisons de compétence, l'instance suivante sera saisie de votre plainte, quel que soit l'endroit où vous vous adressez :

Le délégué à la protection des données et à la liberté d'information du Land de Hesse.
Boîte postale 3163
65021 Wiesbaden
poststelledatenschutz.hessende
Téléphone : 0611/1408-0