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Wenn Sie Kontakt mit der Stadt Offenbach am Main aufnehmen, entstehen personenbezogene Daten – und zwar ganz unabhängig vom Inhalt Ihrer Mitteilung. Die hier vorliegende Information klärt Sie darüber auf, wie wir mit diesen Informationen umgehen. Es geht hier also um

  • Ihre Eingaben bei Nutzung des Kontaktformulars
  • Ihre Postadresse im Fall einer Kontaktaufnahme per Brief
  • Ihre Telefonnummer im Fall eines Anrufs
  • Ihre Faxnummer
  • Ihre E-Mail- und IP-Adresse bei einem Schriftverkehr via Mail

sowie den Zeitpunkt Ihrer Kontaktaufnahme.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten liegt im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO); in vielen Fällen kann sie auch zur Erfüllung der uns per Gesetz übertragenen Aufgaben erforderlich sein (Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO).

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist

Der Magistrat der Stadt Offenbach am Main
63071 Offenbach am Main
hauptamtoffenbachde

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Magistrat der Stadt Offenbach am Main
- Stabsstelle Datenschutz & Antikorruption –
Berliner Straße 100
63065 Offenbach am Main
datenschutzoffenbachde
Tel.: 069/8065-3300

Postsendungen werden in unserer Zentralen Poststelle geöffnet und digitalisiert. Dies unterbleibt, wenn Sie Ihre Sendung ausdrücklich als „privat“, „persönlich“ oder in anderer geeigneter Weise als ausschließlich vom persönlich benannten Adressaten zu öffnen gekennzeichnet haben. Bitte bedenken Sie, dass in einem solchen Fall Ihr Anliegen nur bearbeitet werden kann, wenn die bezeichnete Person auch im Haus ist. Bei Urlaub oder Krankheit bleibt Ihr Schreiben dann ungeöffnet liegen.

Unsere Telefonanlage speichert auch verpasste Anrufe, sofern Sie nicht die Rufnummernweitergabe unterdrückt haben. Ihre Rufnummer ist bei der angerufenen Nebenstelle drei Monate lang einsehbar. Wir nutzen Multifunktionsgeräte zum Empfang von Fax-Sendungen. Diese verfügen über einen internen Speicher, der mit einem entsprechenden Gerät ausgelesen werden kann. Die Speicherung Ihrer Absenderkennung richtet sich nach der Speicherkapazität – bei Auslastung dieses Speichers werden die jeweils ältesten Daten mit den neuen überschrieben. Dies ist zur Widerherstellung im Falle einer Funktionsstörung des Geräts erforderlich. Unser Mail-System speichert Ihre Absenderdaten im Postfach des Empfängers. Wir bitten Sie, bevorzugt „Funktionspostfächer“ als Adressat zu nutzen. Zum einen gewährleisten Sie so, dass auch bei Abwesenheit ihrer eigentlich zuständigen Ansprechperson eine Bearbeitung Ihres Anliegens möglich ist. Zum anderen ist bei der Nutzung der Funktionspostfächer sichergestellt, dass die Daten nach 90 Tagen archiviert und nach spätestens drei Jahren endgültig gelöscht werden. Aber keine Angst vor Verlust: die Daten die in eine Akte aufgenommen werden, werden erst bei Vernichtung eben jener Akte gelöscht. Dies erfolgt in Abhängigkeit von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für den jeweiligen Vorgang.

Die Speicherung des Inhalts Ihrer Kontaktaufnahme ist abhängig vom Zusammenhang. Hinweise zur Datenverarbeitung veröffentlichen wir im Internet unter der jeweiligen Dienstleistung im Bereich „Download/Links“.

Ihre Daten können – abhängig vom Kontext - unter engen Voraussetzungen an Dritte weitergegeben werden. Die DSGVO räumt Ihnen das Recht ein, von uns die Korrektur falscher Daten zu verlangen. Sie haben den Anspruch von uns zu erfahren, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten. Zudem kennt die DSGVO das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Jedes dieser Rechte ist aber an Voraussetzungen geknüpft. Unser Datenschutzbeauftragter berät Sie gerne bei der Geltendmachung.

Wir verarbeiten Ihre Daten mit der größtmöglichen Sorgfalt und Verschwiegenheit. Sollte Sie dennoch Grund haben, sich über die Datenverarbeitung, die die Stadtverwaltung durchführt, zu beschweren, können Sie dies bei jeder Datenschutzbehörde in der Europäischen Union tun. Zuständigkeitshalber wird jedoch – egal wohin Sie sich wenden – die folgende Stelle mit Ihrer Beschwerde befasst werden:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
poststelledatenschutz.hessende
Telefon: 0611/1408-0