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Über den Stand der Digitalisierung der Verwaltung in der Stadt Offenbach informierte sich der Staatssekretär für Digitale Strategie und Entwicklung des Landes Hessen bei einem Besuch des kommunalen Jobcenters MainArbeit.
Staatssekretär und Kollegen vor der MainArbeit
von links: Marc Peter, Leiter IT-Verfahrensbetreuung der MainArbeit; Digitalstaatssekretär Patrick Burghardt; Matthias Schulze-Böing, Geschäftsführer der MainArbeit; sowie Sozialdezernentin Sabine Groß. © Stadt Offenbach / georg-foto, Offenbach

Das seit 2012 von der Kommune als Eigenbetrieb geführte Jobcenter MainArbeit habe, wie Sozialdezernentin Sabine Groß berichtet, schon früh damit begonnen, seine Arbeitsprozesse umfassend durch digitale Instrumente zu unterstützen. „Als die Bedeutung der Digitalisierung noch keineswegs überall erkannt war, kümmerte sich im Jobcenter eine Arbeitsgruppe von Experten darum, zukunftsweisende IT-Lösungen für den Betrieb des Jobcenters zu finden und einzuführen. Die MainArbeit nimmt bei der Verwaltungsdigitalisierung eine Vorreiterrolle ein, nicht nur unter den hessischen Jobcentern, sondern auch für andere Bereiche der Stadtverwaltung“, so Groß.

Neben der Fachanwendung, mit der Geldleistungen berechnet und die Arbeitsberatung und Stellenvermittlung unterstützt werden, hat die MainArbeit, wie Geschäftsführer Matthias Schulze-Böing berichtet, schon im Jahr 2015 als eines der ersten Jobcenter in Deutschland ein elektronisches Aktensystem eingeführt, so dass die Verwaltungsvorgänge innerhalb des Hauses weitgehend ohne Papier und schwere Akten abgewickelt werden können. Dazu wurde nach und nach eine Reihe von speziellen Anwendungen für besondere Aufgaben eingeführt. So werden etwa bei rechtlichen Streitfällen Akten nicht mehr aufwendig kopiert und an das Gericht und beteiligte Anwälte verschickt. Auch dies geht inzwischen elektronisch. Die Führungskräfte und Beschäftigte können darüber hinaus auf ein sehr leistungsfähiges Auswertungssystem für Geschäftsdaten („Business Intelligence“) zurückgreifen, das ihnen Tag genau über den Stand der Dienste und Leistungen, zum Beispiel Antragstellungen, Kundenkontakte oder Integrationen in Erwerbsarbeit, Auskunft gibt.

Digitalisierung vereinfacht Prozesse

Ab Mitte 2019 steht den Kundinnen und Kunden der MainArbeit zudem ein im Jobcenter zusammen mit den Firmen Tec2Date aus Offenbach und Optimal Systems aus Hannover entwickeltes digitales Portal zur Verfügung, über das Dokumente des Jobcenters, zum Beispiel Bewilligungsschreiben und andere Korrespondenz, von den Kundinnen und Kunden elektronisch heruntergeladen werden können und über das sie ihrerseits alle für das Jobcenter wichtigen Dokumente hochladen können. Die Dokumente müssen dann nicht mehr umständlich kopiert und per Post eingereicht werden. Der Clou dabei – da das Portal mit dem elektronischen Aktensystem verknüpft ist, landen die Dokumente im Jobcenter gleich in der richtigen Akte. Möglich wurde diese Eigenentwicklung, die inzwischen auch von anderen Jobcentern übernommen wird, durch Mittel aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF), um die sich die MainArbeit erfolgreich beim Land Hessen beworben hatte.

Nun wurde das digitale MainArbeit-Portal weiter aufgerüstet. Anträge auf Geldleistungen können über ein Online-Formular eingereicht werden. Dieses ist, wie der Leiter der IT-Verfahrensbetreuung der MainArbeit, Marc Peter, berichtet, als „smartes“ Formular eingerichtet, das automatisch prüft, ob Angaben plausibel und vollständig sind und die Nutzerin oder den Nutzer durch den Antragsprozess führt. „Wir erhoffen uns dadurch eine deutliche Beschleunigung und Vereinfachung des aus rechtlichen Gründen zum Teil recht komplizierten Antragsverfahrens. Perspektivisch werden wir für alle Anträge eine Online-Option schaffen,“ erläutert Peter. Auch dieses neue Instrument im MainArbeit-Portal habe man zu großen Teilen zusammen mit den Partner-Unternehmen selbst entwickelt. Für die Programmierung des Online-Formulars konnte man die auf solche Angebote spezialisierte Firma Form Solutions aus Karlsruhe gewinnen. Auch diese Erweiterung des Kundenportals wurde finanziell durch Mittel des ESF und des Landes Hessen ermöglicht.

Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes spielen bei der Digitalisierungsstrategie der MainArbeit eine zentrale Rolle, wie Geschäftsführer Schulze-Böing erläutert: „Es handelt sich hier teilweise um sehr sensible Daten unserer Kundinnen und Kunden. Deshalb stimmen wir alle Schritte eng mit der Beauftragten für Datenschutz und dem hessischen Beauftragten für Datenschutz ab.“

Die digitale Infrastruktur wird immer wichtiger

Sozialdezernentin Groß ist optimistisch, dass die konsequente Nutzung der Möglichkeiten der Digitalisierung der Weg ist, um die Verwaltung noch effizienter und bürgerfreundlicher zu machen: „Die Corona-Krise hat uns in den letzten Monaten gezeigt, wie wichtig eine funktionierende digitale Infrastruktur ist. Weil die MainArbeit ihre Prozesse schon sehr weitgehend auf digitale Anwendungen umgestellt hatte, war es möglich, quasi „über Nacht“ einen großen Teil der Arbeitsplätze ins Home-Office zu verlagern und trotz der Schließung des Dienstgebäudes aufgrund der notwendigen Hygienevorkehrungen voll arbeitsfähig zu bleiben. Auch die durch die ökonomischen Einbrüche in der Folge der Pandemie ausgelöste Verdreifachung der eingehenden Leistungsanträge, etwa von Selbstständigen und Kurzarbeitern, konnte bisher sehr gut bewältigt werden.“

„Die Bedeutung der Digitalisierung insgesamt, aber auch die der Verwaltung im Speziellen, kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ziel der gemeinsamen Anstrengungen ist es, quasi das digitale Rathaus nach Hause zu bringen, damit Behördengänge einfach und bequem rund um die Uhr vom heimischen Computer oder gar mobil vom Handy aus erledigt werden können," betonte Digitalstaatssekretär Patrick Burghardt. „Ich freue mich über das Engagement der Stadt Offenbach, die im Rahmen ihrer Verwaltungsdigitalisierung effiziente Lösungen wie das elektronische Aktensystem oder das digitale Portal anbieten."

24. Juli 2020